Kitabı oku: «Manual de Office 2010», sayfa 7
Lección 16. Compartir archivos en SharePoint
SharePoint es un servicio web de Microsoft mediante el cual los usuarios de Office 2010 (y 2007) pueden utilizar una biblioteca en la Red para administrar sus documentos y permitir la colaboración y el seguimiento de los mismos por parte de otros usuarios. Una vez guardado un documento, del tipo que sea, en una ubicación SharePoint, es posible descargarlo cuando sea necesario y visualizar así siempre la última versión.
RECUERDE
Las principales ventajas que presenta almacenar archivos en SharePoint son la edición conjunta con varias personas, el uso de un navegador web para dicha edición, la recuperación de las versiones anteriores del material tras su modificación y la recepción de notificaciones por e-mail cuando se realicen cambios.
1 En este sencillo ejercicio le mostraremos cómo puede guardar un documento creado en Office 2010 en un servidor SharePoint de Microsoft. Además, veremos cómo volver a descargar el documento para controlar si se han realizado cambios en él. Trabajaremos en este caso con la hoja de cálculo Discoteca.xlsx, aunque si lo prefiere puede utilizar un archivo propio que presente este formato o, incluso, cualquier otro que haya sido creado en uno de los programas de Office 2010. Para empezar, abra el documento en cuestión en Excel 2010 (recuerde que si desea utilizar el archivo de ejemplo y aun no dispone de él puede descargarlo desde nuestra página web). (1)
SharePoint se presentó como novedad en Office 2007, aunque en la versión 2010 el servicio ha sido notablemente mejorado.
2 Para llevar a cabo este almacenamiento debemos acceder a la vista Backstage, por lo que pulse sobre la pestaña Archivo. (2)
Ya sabe que la nueva vista Backstage de Microsoft Office 2010 es el centro desde el cual se inician todas las acciones de gestión y administración de archivos.
3 La opción que necesitamos forma parte del comando Compartir, por lo que pulse sobre dicho comando y, en el panel central, haga clic sobre la opción Guardar en SharePoint. (3)
Si no dispone de ninguna ubicación reciente, deberá utilizar la opción Buscar una ubicación y, en el cuadro Guardar como, escribir la dirección del servidor la cual desea usar como ubicación. Puede usar también la dirección predeterminada.
4 Si ha realizado cono nosotros la práctica anterior, en la cual guardamos en SkyDrive una copia de una presentación de diapositivas, en el panel de la derecha se refleja la misma ubicación de red utilizada en dicha ocasión. Aprovecharemos esta ubicación y almacenaremos también en ella este libro. Haga clic sobre la carpeta incluida en la sección Ubicaciones recientes. (4)
5 El sistema detecta que está intentando ponerse en contacto con el servidor en el cual se encuentra SharePoint y solicita sus datos de cuenta de Windows Live. Introdúzcalos en los campos Nombre de usuario y Contraseña y pulse el botón Aceptar. (5)
Para poder trabajar con el servicio de Microsoft SharePoint es necesario contar con una cuenta de Windows Live, igual que para almacenar archivos en SkyDrive.
6 Tras establecer la autenticación necesaria y comprobar que, efectivamente, la ubicación existe y es posible guardar en ella el documento, aparece el cuadro de diálogo Guardar como, en el cual puede indicar un nuevo nombre para el archivo y, si lo desea, cambiar el tipo de archivo. Mantendremos ambas propiedades tal y como aparecen por defecto y pasaremos a almacenar el documento. Para ello, haga clic sobre el botón Guardar. (6)
El nombre de usuario solicitado en la cuenta de Windows Live es la dirección de correo electrónico que utiliza usted como acceso a los servicios de Live. La contraseña, también la misma.
7 El almacenamiento se lleva a cabo de inmediato precisando más o menos tiempo según el tamaño del documento, en este caso, pequeño. Tras pulsar el botón Guardar del cuadro de diá-logo Guardar como aparece en la Barra de estado de la aplicación el término Cargando al servidor, lo que nos garantiza que el archivo se encuentra ya en la Red, en la ubicación indicada. (7) Lo que haremos a continuación será cerrar nuestro libro y volver a acceder a él para comprobar qué ocurre con los archivos compartidos en SharePoint. Haga clic en el botón de aspa situado en el extremo derecho de las pestañas de la Cinta de opciones. (8)
8 Ahora el área de trabajo de Excel 2010 queda libre de cualquier documento. Utilizaremos en este caso la lista de archivos recientes para localizar el documento guardado en SharePoint. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo, pulse sobre el comando Reciente y, en la lista de documentos, seleccione el primero de ellos, el cual, como puede comprobar, muestra la ruta de acceso a la ubicación compartida. (9)
La Barra de estado es el elemento de interfaz común de Office que le informa en todo momento de los eventos que se producen sobre el documento: guardado, cargas y descargas, etc. Puede detener la carga si lo desea mediante el comando de color rojo situado a la derecha del término informativo Descargar...
9 El programa se pone de inmediato en contacto con el servidor de Microsoft, localiza el archivo seleccionado y lo descarga, tal y como se indica en la Barra de estado. (10) A los pocos segundos se muestra en el área de trabajo de Excel el libro Discoteca.xlsx, aunque en la denominada Vista protegida. Esta vista es uno de los recursos de seguridad de Office 2010 para tratar defenderse ante los virus que llegan desde Internet. Como el archivo que hemos descargado procede de una ubicación de red, el programa activa esta vista. Si desea consultar más detalles acerca de esta condición, pulse sobre la barra de color amarillo situada debajo de las pestañas de la Cinta de opciones. Por cierto, habrá comprobado que por el momento sólo se muestran las pestañas de este elemento de la interfaz de Office, no los grupos de herramientas que forman parte de ellas. Ello es debido a que, por defecto, al descargar el archivo, éste no se puede editar, sino que es preciso habilitar la edición para poder trabajar con él. Haga clic sobre el botón Habilitar edición, situado en la barra informativa de la Vista protegida. (11)
Tenga en cuenta que cuando guarde el documento éste volverá a cargarse en la ubicación de red establecida para que otros usuarios puedan también revisarlo y modificarlo si es preciso.
10 Ahora sí, al instante la barra de seguridad desaparece para dejar paso a los grupos de herramientas de la pestaña Inicio, lo que significa que ya puede editar como desee el documento. Realice si lo desea algún cambio, guarde el documento comprobando que la Barra de estado refleja la carga del mismo en el servidor (12) y ciérrelo mediante el botón de aspa de la Cinta de opciones.
RECUERDE
Para que otros usuarios puedan compartir con usted sus documentos y realizar un seguimiento de los mismos, sería preciso que les enviara el correspondiente vínculo para que conozcan la ubicación en la que se encuentra. Para ello, ya sabe que debe utilizar la opción Enviar un vínculo, incluida en la opción Enviar mediante correo electrónico del comando Compartir de la nueva vista Backstage de Office 2010.
Funciones comunes de edición
Introducción
Todas las aplicaciones de Office 2010 cuentan con una serie de funciones de edición de contenido comunes. Con comunes entendemos en este caso que su ejecución se realiza de forma idéntica en cualquiera de los programas. Si hasta el momento hemos podido aprender muchos de los comandos también comunes relacionados con la gestión de los documentos, el modo de abrirlos y cerrarlos, de almacenarlos en distintos formatos y en diferentes ubicaciones y de compartirlos, en este apartado trataremos aquellas funciones que podríamos considerar más básicas para la edición de un documento.
Habitualmente, el paso previo a la edición de contenido de un documento de Office es la selección de dicho contenido. Seleccionar elementos, ya sea texto, objetos, imágenes o celdas, siempre implica el uso del ratón, del teclado o de una combinación de ambos dispositivos. Lo más importante en este caso es saber que la selección siempre se lleva a cabo del mismo modo, sea cual sea la aplicación de Office con la cual se esté trabajando.
La Barra de herramientas mini sólo aparece al seleccionar una palabra o una porción de texto.
Hemos creído conveniente incluir en este apartado una lección dedicada a un elemento de interfaz directamente relacionado con la edición de contenido: se trata de la Barra de herramientas mini. Esta pequeña barra sólo aparece tras la selección de texto en cualquier documento de la suite y concentra en un mismo espacio las funciones más comunes para el cambio de formato. La Barra de herramientas mini puede activarse o desactivarse desde el cuadro de opciones de cada programa, accesible, como recordará, desde la nueva vista Backstage.
Otras de las funciones consideradas básicas y tradicionales en Office es la de corte, copia y pegado de elementos, sean del tipo que sean. El primer grupo de herramientas de la ficha Inicio de la Cinta de opciones, denominado Portapapeles, contiene los comandos necesarios para llevar a cabo las tres funciones. Resulta interesante conocer las opciones de pegado que presenta Office, adaptadas, eso sí, al contenido generado en cada programa de la suite.
Relacionado directamente con las funciones de corte, copia y pegado se encuentra el Portapapeles, también común en todas las aplicaciones de la suite y presente desde las primeras versiones. En Office 2010 el Portapapeles ha sido notablemente mejorado, ampliando la capacidad de elementos y facilitando todavía más su acceso y uso del contenido.
El comando Pegar contiene un panel con las denominadas Opciones de pegado.
Los comandos Deshacer y Rehacer se activan y desactivan según la acción realizada.
Los comandos Buscar y Reemplazar están el el grupo Edición.
Todos los programas de Office cuenta con una función de corrección basada en un diccionario predeterminado.
Las funciones de búsqueda y reemplazo de texto también son tratadas en este apartado como elementos comunes en la suite Office. En cualquiera de los programas que forman parte de esta suite el usuario dispone, en la ficha Inicio de la Cinta de opciones, de los comandos Buscar y Reemplazar. La localización de elementos en los documentos resulta muy sencilla, así como la sustitución de los mismos en los casos en que ésta sea necesaria.
Otras funciones comunes en todas las aplicaciones de Office son las que permiten deshacer y rehacer las acciones realizadas tanto mediante los comandos oportunos, incluidos en esta versión de la suite en la Barra de herramientas de acceso rápido, como utilizando las combinaciones de teclas adecuadas. Las ventajas de confiar en estas funciones permite al usuario trabajar con mayor tranquilidad, sabiendo que prácticamente cualquier error de contenido es fácilmente reversible.
En la última lección de este apartado encontramos la función de revisión ortográfica. La corrección ortográfica se presenta como tremendamente necesaria en los documentos, sean del tipo que sean, que vayan a ser compartidos con otras personas. En este caso, la ficha Revisar de la Cinta de opciones, presente en todas las aplicaciones de Office 2010, contiene los comandos necesarios par la revisión, tanto ortográfica como gramatical, de los documentos.
Lección 17. Seleccionar elementos
La selección es el paso previo a prácticamente cualquier función de edición que se desee realizar en un documento de Office. Si el elemento que se desea seleccionar es una palabra o un fragmento de texto, es posible utilizar tanto el ratón como el teclado o incluso una combinación de ambos. Sin embargo, si el elemento a seleccionar es un objeto, una imagen, una forma, un cuadro de texto, una etiqueta, una tabla, un gráfico, etc., la forma más rápida y sencilla de hacerlo será utilizando directamente el ratón.
RECUERDE
La selección de elementos u objetos en una aplicación de Office 2010 supone la activación de las denominadas fichas contextuales. Estas fichas son pestañas complementarias que aparecen en la Cinta de opciones cuyo contenido varía dependiendo el tipo de elemento seleccionado. Estas fichas contextuales contienen a su vez subfichas que ayudan a organizar los comandos contenidos en ellas según su funcionalidad sobre el elemento seleccionado.
1 En esta primera lección dedicada a las funciones comunes de edición de elementos nos dedicaremos de lleno a la selección de elementos. De hecho, esta acción es el paso previo a prácticamente cualquier en el formato y el diseño del contenido de un documento. Vamos a empezar trabajando sobre un fragmento de texto, para lo cual abriremos el documento de Word Lectura obligatoria. docx. Aunque las acciones que llevaremos a cabo en esta práctica se ejecutan de forma idéntica en todas las aplicaciones de Office, le recomendamos en este caso que utilice el archivo de ejemplo, puesto que así podremos realizar el ejercicio de una forma más concreta. (Recuerde que si todavía no dispone de este archivo puede descargarlo desde nuestra página web y guardarlo en su equipo.) Cuando haya abierto el documento en el área de trabajo de Word 2010, haga doble clic sobre el nombre propio Ovidio, situado en el título del documento. (1)
2 El doble clic es la forma más rápida y sencilla de seleccionar una palabra. Haga clic delante de la palabra seleccionada para eliminar esta selección.
3 Si usted se siente más cómodo trabajando con el teclado que con el ratón (a muchas personas les supone una dificultad realizar el doble clic con este dispositivo), la selección de una palabra en un documento también puede llevarse a cabo sin problemas. Para ello, deberá utilizar una combinación de teclas. Con el cursor de edición delante de la palabra que desee seleccionar, pulse la tecla Mayúsculas y, sin soltar, pulse en este caso seis veces la tecla de dirección hacia la derecha, de manera que vaya seleccionando de una en una las letras que componen esta palabra. (2)
La selección de texto desde el teclado permite seleccionar todo el texto que usted desee, incluso hasta la mitad de una palabra, cosa que el doble clic no permite.
4 Imagine ahora que desea seleccionar todo el título o una línea de texto. Además de utilizar teclado de la forma que hemos visto en el paso anterior, el ratón es una buena forma de llevar a cabo esta selección. Veamos cómo. Haga clic a la izquierda del título, sobre el margen del documento. (3)
5 Efectivamente, el efecto conseguido es la selección del título entero con un único clic. A continuación, haga clic al inicio de la primera línea del texto del documento, también sobre el margen izquierdo, para comprobar que queda seleccionada, en este caso, sólo dicha línea. (4)
La combinación de la tecla Ctrl con la pulsación del ratón permite seleccionar también objetos incluidos en un documentos: imágenes, celdas (por ejemplo, en Excel), diapositivas en una presentación (en PowerPoint), etc.
Para deshacer cualquier selección, sencillamente es preciso pulsar en una zona libre del documento.
6 La pulsación de la tecla Ctrl combinada con el uso del ratón sobre términos concretos permite seleccionar texto no consecutivo. Probémoslo. Haga doble clic (o seleccione con el teclado) el nombre propio Citera, situado en la primera línea del documento, pulse la tecla Ctrl y, sin soltarla, haga doble clic sobre el nombre Pafos, situado en la misma línea. (5)
7 Efectivamente, de esta manera hemos seleccionado palabras no consecutivas en una misma línea, selección muy útil en el caso de tener que aplicar un formato determinado sobre una serie de términos concretos. Pulse de nuevo la tecla Ctrl y, sin soltarla, haga doble clic sobre los nombres Venus y Adonis, situados en la segunda línea del documento. (6)
8 Una vez mostradas las formas comunes de seleccionar texto en un documento de Office (recordemos que estos procesos se llevan a cabo igual en todas las aplicaciones de la suite), pasaremos a comprobar qué ocurre cuando se selecciona un objeto. En el documento con el que estamos trabajando en esta lección disponemos de un organigrama al final del mismo, el cual nos servirá para nuestro cometido. Sitúese al final del documento con la ayuda de la Barra de desplazamiento vertical o bien pulsando la combinación de teclas Ctrl+Fin de su teclado.
9 A continuación, haga clic sobre alguna de las formas del organigrama y compruebe el cambio que se produce en el Cinta de opciones. (7)
Algunos grupos de herramientas incluidos en las subfichas de las fichas contextuales son comunes en todas las aplicaciones de la suite, como los que contienen comandos para organizar elementos y para aplicar rellenos, contornos y efectos.
RECUERDE
En Word, la selección de párrafos enteros se lleva a cabo mediante un doble clic a la izquierda del párrafo en cuestión, sobre el margen izquierdo del documento. Con un triple clic conseguirá seleccionar todo el documento.
10 Al seleccionar cualquier objeto de Office, la Cinta de opciones se actualiza para mostrar nuevas fichas, dependientes de las denominadas fichas contextuales. En este caso en concreto, nos encontramos con la ficha contextual Herramientas de SmartArt, la cual contiene dos subfichas: Diseño y Formato. Normalmente, estas dos subfichas en concreto forman parte de cualquier ficha contextual, pudiendo variar en cuanto a número según el objeto y la aplicación con la que este trabajando. La razón es que estas subfichas contiene los comandos destinados a modificar el diseño y el formato del elemento seleccionado, finalidad más habitual de las fichas contextuales. A modo de ejemplo, pulse sobre la subficha Formato para ver los comandos que contiene en este caso. (8)
11 No queremos terminar sin mostrarle el uso de un comando común en todas las aplicaciones de Office: el comando Seleccionar, incluido en el grupo de herramientas Edición de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Este comando contiene distintas opciones según los elementos que se desea seleccionar. Como su nombre indica, la opción Seleccionar todo permite seleccionar todo el contenido de un documento, tanto texto como objetos. El uso de esta opción tiene el mismo efecto que la pulsación de la combinación de teclas Ctrl + A. La opción Seleccionar objetos permite seleccionar áreas rectangulares de trazos de lápiz, formas y texto. Al elegir esta opción, el puntero del ratón cambia su aspecto para mostrar una punta de flecha de color blanco. La siguiente opción, Seleccionar texto con formato similar, detecta aquel texto con formato que tenga características similares y lo selecciona. Si utilizáramos esta opción en nuestro documento actual de Word, el programa seleccionaría sólo el título, por ser el único texto con formato aplicado. Por último, la opción Panel de selección abre dicho panel, cuya finalidad es ayudar al usuario a seleccionar objetos individuales y cambiar el orden y el modo en que se visualizan. Dado el tipo de contenido de nuestro documento de texto, no tiene sentido mostrar el Panel de selección para que pueda comprobar su aspecto y el tipo de datos que contiene. Por esta razón, le instamos a que abra el documento Lugares.pptx en PowerPoint 2010, sobre el cual sí podremos llevar a cabo esta comprobación. Cuando disponga de esta presentación en pantalla, despliegue el comando Seleccionar del grupo de herramientas Edición y haga clic sobre la opción Panel de selección.
El Panel de selección se denomina técnicamente Selección y visibilidad.
12 El Panel de selección muestra en este caso dos objetos: una clip de audio y un cuadro de texto. Si pulsamos sobre cualquiera de ellos el elemento en cuestión quedará seleccionado en la diapositiva en la que se encuentre. Como ejemplo, haga clic sobre la primera de las formas mostradas, un clip de audio. (9)
13 Efectivamente, sobre la diapositiva queda seleccionado el icono correspondiente dicho elemento, al tiempo que se carga en la Cinta de opciones la ficha contextual Herramientas de audio, cuyas subfichas son en este caso Formato y Reproducción. Desde el Panel de selección podría ocultar los elementos seleccionados y cambiar el orden en la diapositiva. Daremos por terminado este ejercicio cerrando este panel y eliminando la selección actual del objeto. Pulse sobre el botón de aspa de la cabecera del panel y haga clic en una zona libre de la diapositiva.
