Kitabı oku: «Manual de Word 2010», sayfa 5

Lección 13. Guardar un documento

En la lección anterior vimos cómo crear un documento nuevo. Ahora aprenderemos otro proceso vital para el uso de Word: cómo guardar un documento en el que estamos trabajando. La primera vez que se guarda un documento debe indicar el nombre que se desea dar al archivo creado y la ubicación o carpeta donde será almacenado. En ocasiones posteriores, cuando ya se han establecido las condiciones de guardado, el programa actúa de diferente modo y almacena directamente el archivo en el mismo lugar donde se hallaba y con el mismo nombre.

RECUERDE

Si le resulta más cómodo, puede añadir a la Barra de Herramientas de acceso rápido un icono de acceso directo al comando Guardar. En todo caso, tenga en cuenta que el hábito de guardar sistemáticamente sus documentos a medida que trabaja en ellos puede ahorrarle más de un disgusto.

1 Para guardar un documento por primera vez disponemos de varios procedimientos, todos ellos válidos. En esta lección los exploraremos de manera que el usuario pueda escoger el que resulte más de su agrado. Para comenzar este ejercicio realice un cambio en un documento nuevo, en nuestro caso Documento3.docx, que hemos creado a partir de Kafka_un_médico_rural. docx y aún tenemos en pantalla. Escriba en la primera línea el texto COPIA DE PRUEBA y pulse la tecla Retorno. (1)

2 Guardar un documento es una de las acciones más habituales, así que la aplicación proporciona tres formas básicas de fácil acceso: el botón situado en la Barra de herramientas de acceso rápido, los comandos Guardar y Guardar como de la nueva vista Backstage y la combinación de teclas Control + G. La primera vez que vaya a guardar un archivo, cualquiera de estos comandos le conducirá al cuadro de diálogo Guardar como. En este caso, pulse sobre el icono Guardar, que muestra un disquete en la Barra de herramientas de acceso rápido. (2)

La extensión .docx indica que el documento usa tecnología XML, un tipo de archivo comprimido y fragmentado que permite que los documentos más reducidos, y en caso de problemas, sean más fácilmente recuperables.

3 Se abre el cuadro correspondiente a la función Guardar como, en el que debemos indicar el nombre que vamos a dar al documento y el lugar donde vamos a almacenarlo. Observe que el nombre que asigna por defecto es la primera frase que detecta en la aplicación, en nuestro caso UN MÉDICO RURAL.docx y el destino la biblioteca Documentos. (3) Si intentara guardar un documento sin contenido, el programa propondría un nombre genérico como Documento3.docx. De cualquier modo, en este momento no guardaremos el nuevo documento. Pulse la tecla Escape para cerrar este cuadro y probar otra forma de guardar un archivo.

4 Los atajos de teclado resultan realmente útiles cuando el usuario tiene facilidad para escribir en el ordenador. Para hacer uso de este método, pulse la tecla Control y sin soltarla, la tecla G.

5 Como verá, se abre nuevamente el cuadro de diálogo Guardar como con la misma información que ya habíamos visto. En esta ocasión sí guardaremos el archivo, pero con un par de variaciones. Como el título por defecto ya está seleccionado, pues el programa prevé que probablemente desee cambiarlo, puede escribir uno nuevo directamente. Sepa que el programa añadirá siempre, salvo se indique lo contrario, la extensión .docx. La letra X hace referencia a la tecnología XML que se usa en estos nuevos formatos. Se trata de formatos de archivos comprimidos y segmentados que reducen notablemente el tamaño del documento y permiten recuperar con facilidad los archivos dañados. Ahora, teclee el texto PRUEBA en el campo Nombre de archivo para cambiar el nombre del documento. (4)

6 Haremos otro cambio. En lugar de guardarlo en la carpeta Documentos, que es la que propone por defecto la aplicación, lo haremos en el Escritorio. Para ello, seleccione el Escritorio en el panel de navegación de la izquierda y pulse el botón Guardar. (5)

7 El nuevo nombre ya se refleja en la Barra de título del documento. Vamos a añadir un nuevo texto y enseguida guardaremos también este cambio. Pulse la tecla Retorno para añadir una línea y teclee las palabras Lección 12. (6)

Cada vez que usa el comando Guardar sobre un documento que ya ha sido guardado por vez primera, los cambios se sobreescriben directamente sobre el mismo documento sin consultar.

8 Ahora guardaremos el cambio añadido. Como ya hemos guardado este nuevo documento una vez, el comando Guardar registrará el cambio automáticamente sin abrir el cuadro de diálogo Guardar como, pues simplemente volverá a hacer uso del nombre y la ubicación que ya ha establecido como correcta. Si quisiera volver a acceder al cuadro Guardar como debería seleccionarlo directamente en la pestaña Archivo. Ahora, para este ejercicio, pulse sobre la pestaña Archivo y seleccione la opción Guardar, primera de la vista Backstage. (7)

9 La aplicación ha guardado el archivo modificado directamente. Recuerde que aunque la aplicación ejecuta sistemáticamente la acción de autoguardado, es conveniente ir guardando los cambios a medida que va trabajando. Pero ahora haremos un duplicado de nuestro documento, lo que por ejemplo podría servir para aplicar cambios sin perder el archivo original. Haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Guardar como. (8)

10 Se muestra nuevamente el cuadro de diálogo Guardar como. El programa asigna ahora como ubicación predeterminada el Escritorio, que es la última utilizada en este equipo y en él vemos el documento PRUEBA.docx que hemos guardado hace unos minutos. Si tuviera otros documentos archivados en el Escritorio también los verá reflejados aquí. En el campo Nombre de archivo, escriba el término PRUEBA MODIFICADO y pulse el botón Guardar para almacenar la copia creada.

11 Como podrá ver, ahora tiene en pantalla el nuevo archivo, PRUEBA MODIFICADO.docx, que ha sustituido al anterior PRUEBA.docx. (9) Este último continúa guardado en su escritorio con el nombre original y lo puede comprobar fácilmente minimizando por un momento la aplicación. Vamos a hacerlo, y así salimos de dudas. Pulse sobre el botón Minimizar de la Barra de título y compruebe que en el escritorio se encuentran los iconos de los dos archivos. (10)

12 Vamos ahora a maximizar el documento para estudiar un último aspecto de esta lección. Desplace el cursor hacia la base de la pantalla y cuando aparezca la Barra de tareas, haga un clic sobre el icono de Word para desplegar los documentos activos y seleccione PRUEBA MODIFICADO.docx. (11)

En el botón de Word de la Barra de tareas se oculta un menú desplegable que permite acceder a cada uno de los documentos abiertos.

13 Hasta el momento hemos usado sólo el formato por defecto, que es el propio de la aplicación. Sin embargo, Word 2010 proporciona muchas otras opciones de formato para guardar las presentaciones realizadas. Aunque más adelante trabajaremos con algunas de ellas, aprovecharemos para hacer una exploración antes de acabar esta lección. Haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse en esta ocasión sobre el comando Guardar y enviar. (12)

14 La vista Backstage Guardar y enviar muestra todas las opciones para compartir un documento con otros usuarios, guardándolo en una ubicación de red, enviándolo en un mensaje de correo electrónico, guardándolo en SharePoint para colaborar con otras personas o como entrada de un blog. Además, permite crear un documento PDF o XPS y Cambiar el tipo de archivo. (13) Seleccione la opción Cambiar el tipo de archivo.

15 El panel de la derecha se actualiza según la opción que tenga seleccionada a la izquierda. Puede contener una lista con todas las opciones disponibles o la descripción de la opción seleccionada. Al pie hay también un botón llamado Guardar como. Haga clic en él. (14)

16 Sí, ya conocemos este cuadro, pero antes de acabar esta lección queremos mostrarle la larga lista de formatos disponibles que incluye. Sepa que si no encuentra el formato que desea en la vista Backstage, resumida, visual y muy explicativa, probablemente podrá encontrarlo en este cuadro aunque sin descripción alguna. Pulse sobre el botón de punta de flecha que está al final del campo Tipo y dele una mirada a los formatos disponibles.

17 Una vez vistos los formatos disponibles, seleccione la opción Cancelar para cerrar la ventana. (15)

Cambiar el tipo de archivo le permite compartir su documento con personas que usan versiones anteriores de Word u otros procesadores de texto. Lo importante es seleccionar el tipo adecuado.

18 A lo largo de este curso iremos tocando muchos de estos formatos, sin embargo, si desea profundizar más, le recomendamos que consulte el curso Microsoft Office 2010 de esta misma colección. Ahora terminaremos este ejercicio saliendo de la aplicación desde la opción Salir de la vista Backstage.

Lección 14. Abrir un documento

Una vez que ha cerrado un documento creado en Word, dispone de diferentes vías para ubicarlo nuevamente y abrirlo para continuar trabajando sobre él. Puede usar la función Abrir del menú Archivo, la lista de documentos recientes de este mismo menú en el caso de que haya sido recientemente utilizado, o la combinación de teclas Ctrl.+O. En esta lección ensayaremos estas y otras formas de abrir un documento y aprovecharemos para profundizar un poco más en el uso de la vista Recientes de la Backstage.

RECUERDE

La vista Recientes le permite acceder fácilmente a los últimos documentos con los que ha trabajado en la aplicación. Si el icono en forma de pincho se muestra gráficamente clavado en la pantalla, el documento estará permanentemente de primero en la lista.

1 Para llevar a cabo este ejercicio abriremos en primer lugar uno de los documentos que guardamos en el Escritorio en la lección anterior. Lleve el cursor hasta el icono del documento PRUEBA. docx y haga un doble clic sobre él para abrirlo.

2 El documento seleccionado se ha abierto a pesar de que la aplicación estaba cerrada. Como verá, un acceso directo en el Escritorio puede ser una forma muy cómoda de disponer de un documento, eso sí, tiene que tener en cuenta que un Escritorio organizado y despejado es fundamental para trabajar bien, así que mejor reserve este método para casos puntuales. Ahora vamos a abrir el otro archivo de la última lección. Para ello, pulse sobre la pestaña Archivo y seleccione la opción Abrir. (1)

De manera predeterminada, el cuadro Abrir de Word parte de la biblioteca Documentos, aunque esto puede cambiarlo desde la ventana Guardar del cuadro de Opciones de Word. Sin embargo, si en una sesión de trabajo ha abierto un documento en otra ubicación, será en esta en la que se mostrará la siguiente vez que acceda a la opción Abrir.

3 Se ha desplegado el cuadro Abrir en la biblioteca Documentos así que puede ver en pantalla su contenido. Ubique en el panel de exploración de la derecha el Escritorio, seleccione luego el documento PRUEBA MODIFICADO.docx y pulse sobre el botón Abrir para mostrar el documento en pantalla (2).

4 Vamos a aplicar un cambio en este documento. Pulse sobre la tecla Mayúsculas y sin soltarla, pulse una vez la tecla de desplazamiento hacia abajo para seleccionar la primera línea del texto. Ahora utilice la tecla Retroceso para eliminarla.

5 Dejaremos ahora este documento para seguir conociendo las diversas formas de abrir documentos en Word. Haga clic en el botón de aspa de la esquina superior derecha para cerrarlo.

6 Esto es lo que queríamos aprovechar para mostrarle. Como habíamos introducido un cambio, se ha abierto automáticamente un cuadro de diálogo de confirmación que le avisa de que está a punto de perder los cambios. Si selecciona la opción Guardar, los cambios quedarán almacenados automáticamente en el documento original pero en este caso no queremos hacerlo, así que confirme que no desea guardar el cambio aplicado. (3)

7 Ahora estudiaremos otro modo de mostrar al cuadro de diálogo Abrir para acceder a un documento creado anteriormente. Pulse la tecla Control y, sin soltarla, la A.

8 Efectivamente, también de este modo se abre el cuadro Abrir, aunque en esta ocasión lo hace directamente en el Escritorio, pues ya hemos accedido a él en esta sesión de trabajo. Utilice el botón Cancelar para cerrar el cuadro.

9 Ya casi para terminar, despliegue la pestaña Archivo y abra la vista Recientes de la Backstage para observar cómo ha cambiado su aspecto. Tal vez no haya notado hasta ahora que en el panel de opciones de la ficha Archivo, a la izquierda, se ha creado una lista con los tres documentos que hemos utilizado a lo largo de las primeras lecciones del curso. (4) Luego, en la vista Recientes, tal como habíamos anticipado que sucedería, tenemos en primer lugar la lista de los Documentos recientes y en segundo lugar la de sus ubicaciones. (5) Aquí, junto a cada nombre de documento y de lugar, se ve el signo en forma de chincheta que permite anclarlo a la lista para tenerlo siempre disponible. Vamos a probarlo. Pulse ahora sobre el icono de chincheta ubicado a la derecha del documento Kafka_Un_médico_rural.docx para que se muestre permanentemente en la lista.

Anclar un Lugar reciente puede ser una excelente forma de facilitar el acceso a un conjunto de documentos de uso frecuente.

10 El documento anclado pasa al primer lugar de la lista, donde permanecerá sin importar los documentos que abra en adelante, y la chincheta ahora se ve gráficamente clavada en el panel para recordar que ha sido anclado. (6) Vamos a mirar ahora otras posibilidades de la lista de Recientes. Pulse con el botón derecho del ratón sobre el primer elemento de la lista para desplegar su menú contextual.

11 El menú que tiene en pantalla le permite abrir el documento, hacer una copia de este para aplicar cambios manteniendo el documento original intacto, desanclarlo o eliminarlo de la lista, además de borrar aquellos que no han sido anclados, que es lo que haremos en estos momentos, seleccionando la última opción. (7)

12 Se despliega un menú de confirmación que pregunta si está seguro de querer aplicar la acción. Pulse sobre el botón Sí para eliminarlos. (8)

13 Efectivamente, sólo permanece en la lista el documento Kafka_Un_medico_rural.docx. Los otros han desaparecido incluso del panel de opciones de la pestaña Archivo. Por otra parte, hemos visto que puede abrir un documento usando su menú contextual en la vista Recientes. Recuerde que con sólo hacer un sobre clic sobre el nombre de un documento este se abre al momento. ¿Y qué sucede si hace clic en el nombre de alguno de los lugares donde estos están guardados? Vamos a averiguarlo ahora. Pulse sobre el primer elemento de la lista de Lugares recientes, en nuestro caso el Escritorio. (9)

14 Exactamente. También con este procedimiento puede acceder al cuadro Abrir, y lo hace directamente desde la carpeta que el usuario seleccione. Aprovechemos que está abierto para comentar un último aspecto. Pulse sobre el botón con el texto Todos los documentos de Word. (10)

El menú de tipos de archivo del cuadro Abrir actúa como una especie de filtro para los archivos que se muestran en pantalla y evita confusión a la hora de ubicar el documento con el que desea trabajar.

15 Se despliega un menú que le permite seleccionar los tipos de archivo que se mostrarán en pantalla. Como verá, de forma predeterminada se muestran sólo los archivos de Word pero puede cambiarlo desde este comando. (11) Pulse ahora sobre el botón Cancelar.

16 Después de practicar las diferentes formas de abrir un archivo en Word, podemos dar por terminado este ejercicio. Cierre para ello el documento PRUEBA.docx y continúe con la próxima lección.

RECUERDE

Desde la vista Recientes puede establecer cuántos documentos desea que se mantengan en el panel de la pestaña Archivo, haciendo uso del comando Obtenga acceso rápidamente a este número de documentos recientes.

Lección 15. Crear, usar y guardar plantillas

En la vista Nuevo que usamos en la lección anterior para crear un documento en blanco, dispone también de una gran diversidad de opciones para la creación de documentos a partir de plantillas prediseñadas Además, Word permite crear plantillas propias y guardarlas para luego utilizarlas en la creación de nuevos documentos. En esta lección le explicaremos cómo.

1 Las plantillas de Word le ayudarán a ahorrar tiempo en la creación de documentos, pues permiten partir de un formato e incluso de contenidos prediseñados y modificarlos para adaptarlos a sus propios objetivos. Para comenzar esta lección, haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre la opción Nuevo.

2 La vista Nuevo le ofrece la posibilidad de usar las plantillas incluidas en la aplicación o de descargar otras a través de la sección Plantillas de Office.com, donde están clasificadas por tipo de contenidos. Cada uno de sus iconos (Actas, Agendas, Boletines, etc…) es un vínculo a la web de Microsoft Office que hace que el proceso sea realmente fácil. (1) En todo caso, para este ejercicio usaremos una de las plantillas almacenadas por el programa en nuestro equipo así que haga clic sobre la opción Plantillas de ejemplo y seleccione la plantilla de su preferencia, que se mostrará ampliada de inmediato en la vista previa de la derecha.

La sección Plantillas de Office. com ofrece un gran número de Plantillas. No dude en acudir a estos apartados para ahorrar tiempo y esfuerzo al diseñar todo tipo de documentos.

3 Ahora seleccione la opción Plantilla para crear una nueva a partir de esta, pero recuerde que también podría crear un Documento, y pulse el botón Crear. (2)

4 Se abre una nueva plantilla en la que puede introducir los contenidos que necesite aprovechando la base proporcionada por la aplicación. Por defecto aparece el nombre Plantilla1 en la Barra de título. Ahora personalizaremos esta plantilla para crear una nueva a partir de su diseño original. Pulse sobre el comando Cambiar estilos de la Cinta, coloque el cursor sobre la opción Conjunto de estilos para desplegar el menú de opciones y seleccione alguno que le agrade. (3)

5 Una vez aplicado el cambio puede guardar esta nueva plantilla, creada a partir de una de las proporcionadas por la aplicación, en un nuevo archivo. Para ello, pulse el comando Guardar.

6 Como se trata de una nueva plantilla que aún no habíamos guardado por primera vez, se muestra el cuadro Guardar como. En este caso el programa ya ha cambiado el tipo de archivo automáticamente a Plantilla de Word y la extensión a .dotx, que es la correspondiente a las plantillas. Como nombre asigna como siempre la primera línea que ha detectado. Si así lo prefiere, puede cambiar el nombre del archivo ahora.

7 Al igual que los documentos se guardan por defecto en la carpeta Mis documentos, Word ubica las plantillas en una carpeta predeterminada denominada Plantillas, pero el usuario puede cambiar su ubicación tal como haría con cualquier otro archivo. Seleccione la biblioteca Documentos en el panel de exploración y pulse el botón Guardar. (4)

8 Ya ha creado una nueva plantilla que podría servirle para la creación de sus propios documentos. Para averiguar cómo, cierre la plantilla que tiene en pantalla.

9 Una vez cerrada la plantilla, abra opción Plantillas recientes de la vista Nuevo de la Backstage. Aquí se ha almacenado un acceso directo a la plantilla que hemos creado hace un momento. Pulse sobre el botón Crear para ver su efecto. (5)

10 Como podrá ver en la Barra de título, en este caso la aplicación ha creado directamente un documento al que ha llamado Documento2. (6) Ahora podría pulsar sobre los campos entre corchetes para escribir los contenidos que se indican, sustituir los textos falsos y obtener así, en unos pocos pasos guiados, un documento de excelente apariencia y diseño profesional. Cierre ahora el documento en pantalla e indique si desea guardar los cambios.

Si se encuentra en alguna de las galerías de plantillas de ejemplo de la vista Nuevo y desea volver a las opciones anteriores, sólo tiene que pulsar sobre el botón Inicio, que muestra un dibujo de una casa, en la parte superior de la ventana.

11 A continuación aprovecharemos el documento en blanco que nos queda en pantalla para crear una nueva plantilla. Escriba cualquier texto sobre el documento en pantalla y, si quiere, aplique algún cambio de formato o estilo. Haremos una plantilla muy simple, pero recuerde que una plantilla, para ser de alguna utilidad, debe tener elementos que puedan simplificar la creación de documentos a partir de ella.

12 Pulse el comando Ctrl+G del teclado para abrir el cuadro Guardar como. Ahora debe indicar que desea guardar el documento abierto como una plantilla. Abra la lista de tipos de archivo pulsando en la flecha adjunta al cuadro Tipo y seleccione el tipo Plantilla de Word (*.dotx). Compruebe que en la biblioteca Documentos se encuentra la plantilla de prueba que creamos hace unos momentos, cambie el nombre si así lo desea y guarde el documento.

13 Como era de esperar, el nombre de la plantilla aparece ahora en la Barra de título. Efectivamente ha creado una plantilla a partir de un documento y ahora ya estamos listos para pasar a la siguiente lección de este manual. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre la opción Cerrar para acabar la lección.