Kitabı oku: «Manual de Word 2010», sayfa 6

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Al guardar una plantilla nueva en la carpeta Plantillas, predeterminada por la aplicación, se añade esta al directorio Mis Plantillas, al cual se accede desde la vista Nuevo de la Backstage.

Lección 16. Trabajar con formato Word 97-2003

Ya hemos visto que de manera predeterminada Word 2010 crea documentos con formato XML. Sin embargo, debe saber que el uso de este formato, que fue introducido en la versión 2007 de la suite Office, no impide que un documento creado en versiones anteriores de Word pueda ser abierto en la versión que nos ocupa y viceversa, ni que un documento creado con Word 2010 pueda ser almacenado con el formato de versiones anteriores para que los usuarios que no disponen de esta última versión del programa puedan abrirlo. ¿Averiguamos cómo hacerlo?

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El formato .docx se usa desde la versión 2007 de Word. En consecuencia, los documentos creados en esta versión pueden abrirse sin problemas ni necesidad de conversión en la versión 2010, y los creados en Word 2010 también pueden ser abiertos en la versión 2007 de la aplicación.

1 En el ejercicio que proponemos a continuación, aprenderá a guardar un documento creado en Word 2010 de manera tal que los usuarios que no disponen de la última versión del procesador de textos puedan igualmente abrirlo, y más adelante aprenderemos también a trabajar sobre un documento guardado en formatos anteriores y a convertirlo al formato XML. Ahora, para empezar, despliegue el contenido de la pestaña Archivo, que se abre directamente en la vista Reciente, y seleccione el documento Kafka_Un_médico_rural.docx con el que hemos trabajado en lecciones anteriores. (1)

El habitual formato de documentos .doc de las versiones anteriores ha sido sustituido por la nueva extensión .docx, mientras que el formato de plantillas .dot ha pasado a ser .dotx.

2 Una vez se muestre el documento en pantalla, dispone de dos formas para hacer la adaptación a otras versiones. Puede usar directamente el cuadro Guardar como de la pestaña Archivo, o puede acceder a la opción Guardar y enviar de la misma pestaña y seleccionar el comando Cambiar el tipo de archivo. Vamos con la primera. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre la opción Guardar como. (2)

3 Se abre de este modo el cuadro de diálogo Guardar como, con el que hemos trabajado ya en ejercicios anteriores. En la lección sobre cómo guardar un documento vimos que el campo Tipo permite seleccionar los diferentes formatos en que es posible guardar un archivo. En este ejercicio finalmente haremos uso de uno de los formatos propuestos para cambiar el asignado por defecto, que es Documento de Word (*.docx). Para desplegar las opciones disponibles, haga clic en el botón de punta de flecha del campo Tipo y seleccione la opción Documento de Word 97-2003 (*.doc) de la lista.

4 Mantenga la ubicación y el nombre del documento y pulse el botón Guardar para cerrar el cuadro y crear el nuevo documento. (3)

5 El documento se ha almacenado con el formato antiguo de Word y en la Barra de título se muestra el nombre del documento, ahora con la extensión .doc y, entre paréntesis, el término Modo de compatibilidad. (4) El documento anterior, con extensión .docx, permanece intacto en su carpeta, así que ahora dispone de dos documentos iguales pero guardados en diferentes versiones. Pulse nuevamente sobre la pestaña Archivo y seleccione la vista Información.

6 Al trabajar en Modo de compatibilidad, es decir, con un documento compatible con otras versiones, aparece una nueva opción en la ficha Información de la vista Backstage. Se trata de la opción Convertir. En el Modo de compatibilidad muchas de las nuevas características de Word 2010 se mantienen deshabilitadas y el comando Convertir permite obtener un documento en formato .docx para poder disfrutar de todas las nuevas características. Pulse ahora sobre este comando para volver al formato 2010 a partir del documento con formato 97-2003. (5)

7 Se muestra ahora un cuadro de advertencia que informa al usuario de que al convertir el documento a un formato más reciente se reducirá el tamaño del documento, se reemplazará el documento actual y es posible que se cambie el diseño del mismo. Pulse sobre el botón Aceptar para terminar la conversión. (6)

8 Se ha realizado el cambio de formato de forma automática y el documento ya no está en Modo de compatibilidad. Sin embargo, el nombre del documento aún utiliza la extensión .doc. (7) Haga clic en el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido para cambiar la extensión.

9 Como verá, la aplicación abre el cuadro Guardar como y da por sentado que el documento será guardado en el formato correspondiente a la versión actual. (8) Como ya disponemos del documento con la extensión .docx, no nos hace falta guardar el documento convertido, así que cancele el proceso para cerrar el cuadro.

10 Para volver al documento antes de la conversión realizada, ciérrelo sin almacenar los cambios.

11 Vamos ahora a recuperar el documento desde la lista de Documentos Recientes. Despliegue la vista Reciente de la pestaña Archivo, y seleccione el documento Kafka_Un_médico_rural.doc.

12 Una vez haya abierto el documento en el Modo de compatibilidad, acceda al cuadro Guardar como desde la vista Archivo.

13 La última vez que accedió a este cuadro ya había convertido este mismo documento al formato actual. Veamos qué sucede al intentar cambiar el tipo de archivo directamente desde aquí. Pulse en el campo Tipo y seleccione la primera opción para efectuar el cambio de formato a la versión 2010.

14 Algo ha cambiado en la ventana que tiene en pantalla. Se ha añadido una opción, seleccionada por defecto, que permite que el documento mantenga la compatibilidad con versiones anteriores de Word a pesar de la conversión al formato 2010. Esto quiere decir, entre otras cosas que, a pesar de la conversión del documento, algunas de las características de Word 2010 se mantendrán deshabilitadas para asegurar que este pueda ser compartido sin pérdidas con usuarios de otras versiones de la aplicación. Cambie el nombre del documento para no perder el anterior y pulse el botón Guardar. (9)

Para convertir un document .doc en uno de formato XML puede acceder al cuadro Guardar como, o seleccionar la opción Cambiar tipo del cuadro Guardar y enviar de la pestaña Archivo.

15 Efectivamente la extensión del documento ha cambiado pero este se mantiene en Modo de compatibilidad. Veamos ahora con otro ejemplo exactamente qué quiere decir este modo. Fíjese en el comando Efectos de texto, con el icono de una A de relleno blanco y borde gris, que aparece casi desdibujada. Si intenta hacer un clic sobre ella, no ejecuta ninguna acción. Coloque el cursor sobre el comando Efectos de texto para desplegar su ficha de información emergente. (10) Este comando, al igual que otros, ha sido deshabilitado para asegurar que el documento creado no incorporará características que no sean compatibles con otras versiones de Word.

16 Ya ha podido comprobar que Word 2010 permite intercambiar archivos con usuarios de otras versiones sin ninguna dificultad. Recuerde que si desea tener disponibles todas las herramientas de la última versión de la aplicación, siempre tiene la opción de convertir el documento sin olvidar que esta operación podría modificar su aspecto. Para terminar este ejercicio, vamos volver a convertir el documento al formato actual. Haga clic nuevamente sobre el comando Guardar como de la pestaña Archivo.

17 Como el documento ya está en el formato .docx, simplemente pulse sobre la casilla de verificación de la opción Mantener compatibilidad con versiones anteriores de Word para eliminar la selección y salir del Modo de compatibilidad, y haga clic en Guardar.

18 Una vez más se abre el cuadro de advertencia sobre el cambio de formato. Haga clic en la casilla de verificación de la opción No volver a preguntar para ahorrarse este cuadro en el futuro, y acepte la conversión para pasar a la siguiente lección.

Lección 17. Guardar como página Web

Guardar un documento como página web permite que este adopte la misma interactividad y las mismas propiedades que una página de Internet. Un documento guardado como página web está en formato HTML y puede ser abierto en cualquier explorador, así que permite compartir documentos con usuarios de otras aplicaciones y otros sistemas operativos. Además, evidentemente le permite colgar el documento en la red.

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Para comprobar el formato de un documento, puede acceder a la ventana de propiedades generales del mismo: acceda a vista Información y pulse el comando Propiedades, que muestra una punta de flecha. Seleccione la opción Propiedades avanzadas y en la pestaña General del cuadro compruebe el tipo de archivo.

1 En este ejercicio aprenderemos a guardar un documento de Word como página Web para poder visualizarlo con un navegador. Utilizaremos el documento que dejamos abierto en pantalla al acabar la última lección. Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione la opción Guardar como.

2 En la ventana Guardar como, haga clic en el botón de punta de flecha del campo Tipo y seleccione la opción Página Web.

3 Observe que el nombre propuesto por Word es el mismo que el del archivo original pero con la extensión .htm. Por otra parte, aparece un nuevo campo llamado Título de la página, que ha tomado de forma automática el texto de la primera línea del documento, y al que accederemos para cambiarlo. Pulse el botón Cambiar título. (1)

El nombre que escriba como título aparecerá en la Barra de título del navegador una vez abra el archivo a través de la red.

4 En el campo Título de la página del cuadro que se ha abierto, escriba un nuevo nombre y pulse el botón Aceptar. (2) Ahora haga un clic en el botón Guardar del cuadro Guardar como.

5 El documento ha pasado automáticamente a la vista llamada Diseño Web, tal como puede ver en la Barra de estado. En la Barra de título el documento muestra la extensión .htm. Sólo nos queda comprobar el correcto funcionamiento de esta nueva página. Para ello, pulse sobre el botón de Windows de la Barra de tareas y seleccione la carpeta Equipo.

6 Una vez se ha abierto la ventana del explorador, acceda a la librería Documentos de su equipo en la que se ha almacenado el nuevo archivo, que se distingue de los otros por su extensión y por el icono, que en su caso incluye un pequeño globo terráqueo que hace referencia a la red. (3) Haga doble clic sobre el documento para que se abra en su navegador predeterminado.

7 ¡Correcto! El navegador de Internet se abre mostrando nuestro documento como una pestaña con el título que le hemos asignado. (4) Una vez realizada la comprobación, puede cerrar el navegador y la ventana del explorador que ha quedado en primer plano.

Lección 18. Guardar como PDF o XPS

Incluida en el comando Guardar y enviar del menú Archivo, se encuentra la nueva opción Crear documento PDF/XPS, con la que es posible convertir de manera rápida y sencilla un documento de Word en un documento con alguno de los formatos de intercambio de datos, usar otras aplicaciones para la conversión del documento y gestionar con mayor eficacia los comentarios. Utilizar formatos PDF o XPS es otra de las formas de asegurar que un documento que debe ser compartido por varios usuarios no pierda datos, y mantenga la apariencia y diseño con los cuales ha sido creado, por ejemplo, a la hora de publicarlo electrónicamente o imprimirlo. Además es un formato que permite con gran comodidad que diferentes usuarios, y desde diferentes equipos y aplicaciones, corrijan y añadan comentarios a un documento.

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El PDF (formato de documento portátil) fue creado por Adobe Systems con la intención de poder obtener, visualizar y compartir información desde cualquier aplicación y en cualquier sistema informático, mientras que el formato XPS (XML Paper Specification) es el nuevo formato propuesto por Microsoft para el inter-cambio de documentos sin pérdida de datos.

1 En esta lección aprenderá dos métodos para crear documentos en formato PDF o XPS partiendo de un documento, y sin necesidad de salir de Word 2010. Para comenzar, haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Guardar y enviar.

2 En el ejercicio anterior comentamos que el tipo de archivo de un documento puede cambiarse desde el cuadro Guardar como o desde este cuadro, Guardar y enviar, que tiene ahora en pantalla. Ahora veremos cómo desde estas dos opciones también es posible crear un documento portátil, tanto en formato PDF como XPS. En la sección Tipos de archivo, haga clic sobre la opción Crear documento PDF/XPS. (1)

El comando Crear documento PFD o XPS lleva a un cuadro casi exacto a Guardar como, pero que sólo incluye los dos formatos de portabilidad en cuestión.

3 Al cambiar la opción seleccionada, el panel de la derecha se actualiza para mostrar una descripción de las características de los documentos guardados con estos formatos. Pulse el botón Crear un PDF/XPS. (2)

4 Se ha abierto el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS con el tipo formato PDF seleccionado por defecto, pero sepa que puede cambiarlo al formato XPS desplegando el menú Tipo. Además puede cambiar el contenido del campo Nombre del archivo o modificar su ubicación en el equipo, tal como lo haría en el cuadro Guardar como. Cambie el nombre del documento y pulse el botón Opciones. (3)

5 En el cuadro Opciones podemos especificar características avanzadas como el intervalo de páginas que queremos convertir, si queremos publicar el documento entero, con marcas u otra información no imprimible, etc. (4) Salga del cuadro Opciones pulsando el botón Cancelar.

6 El cuadro Publicar como PDF o XPS incluye además dos campos más. Uno que está activado por defecto con el texto Abrir archivo tras publicación, que es preciso mantener activado para que el documento se abra en la aplicación adecuada una vez convertido en PDF. El otro campo, Optimizar para permite que el documento tenga tamaño reducido para su publicación en línea, o tamaño normal apto para publicación en línea e impresión. Deje este campo como está y pulse el botón Publicar.

7 En pocos segundos se crea el documento PDF y se abre en nuestro caso el programa Adobe Acrobat para mostrar el resultado de la operación. (5) Tenga en cuenta que también puede utilizar el programa Adobe Reader para abrir este tipo de documentos. Cierre la aplicación pulsando el botón de aspa de su Barra de título.

8 Disponemos ya de una copia de nuestro documento en formato PDF lista para ser enviada o compartida con otros usuarios. Por otra parte, hemos dicho que el cuadro Guardar como también le permite crear nuevos documentos en estos dos formatos portátiles. Vamos a verlo. Pulse sobre la pestaña Archivo y seleccione el comando Guardar como.

El PDF se abre en una aplicación Adobe Reader o Acrobat Adobe según lo que esté instalado en su equipo, mientras que el XPS se abre automáticamente en el Visor de XPS de Windows.

9 Una vez se ha abierto este cuadro, cambie el tipo de Archivo. Usemos esta vez el XPS para ver cómo funciona. Podrá comprobar que al cambiar de tipo de archivo aparecen nuevamente el campo Optimizar y el botón Opciones. Seleccione el tipo de archivo .xps y pulse el botón Guardar.

10 En un momento se ha abierto el Visor de Windows con el documento en formato XPS en pantalla, y el archivo .xps está guardado en su carpeta Documentos. (6) Pulse el botón de aspa del Visor de Windows para cerrar el documento.

11 Dispone ya de dos documentos en formatos seguros, cómodos y de gran portabilidad listos para compartir con otras personas. Para acabar este ejercicio que da por terminado también el segundo apartado de este curso, cierre la aplicación Word 2010 usando la opción correspondiente de la pestaña Archivo.

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Los procedimientos para publicar un documento en formato XPS o en formato PDF son prácticamente idénticos. Solo tiene que seleccionar el tipo de documento que prefiere y aplicar el cambio, ya sea en la ventana Guardar como o Publicar como PDF o XPS.

Trabajar con textos
Introducción

Probablemente se trate del capítulo fundamental de este manual, ya que la creación de documentos de texto es la principal función de esta aplicación que, de hecho, no es más que un procesador de textos. Bueno, el mejor procesador de textos inventado hasta el momento.

En este apartado conocerá el panel de Navegación de Word que le permitirá buscar cualquier texto en su documento y visualizar claramente todas sus apariciones en él. Además, con el cuadro Reemplazar podrá sustituir cualquier entrada por aquella que establezca.

En Word 2010, gracias a su Barra de herramientas mini y a las nuevas opciones visuales del Portapapeles, usar los comandos copiar, cortar y pegar es mucho más fácil y rápido. Además, la nueva presentación visual de las opciones de pegado permiten usar el pegado especial más cómodamente.

En este apartado aprenderá a realizar de manera óptima las tareas más básicas de inserción, selección, eliminación y sustitución de textos. Aprenderá también a trabajar con dos de los grupos de tareas más utilizados de la aplicación y, probablemente, de cualquier aplicación de ofimática. Nos referimos en primer lugar a los comandos Deshacer, Rehacer y Repetir tareas que permiten que un error no se convierta en una pesadilla, pues deshacen cualquier cambio aplicado en el documento, o que labores repetitivas se resuman en un solo clic. En segundo lugar hablamos de las herramientas del Portapapeles, los clásicos Copiar, Cortar y Pegar, que permiten trasladar contenidos, o duplicarlos y colocarlos en el lugar que necesite, ahora con la comodidad de la Barra de herramientas mini que aparece con solo seleccionar el texto. Aprenderá a buscar rápidamente cualquier contenido en su documento y a sustituirlo de forma automática por el contenido que usted establezca.

También con la Barra de herramientas mini y con las herramientas de la ficha Inicio de la Cinta, realizará diferentes ejercicios en los que modificará los diferentes atributos de texto para destacar elementos o cambiar la apariencia general del documento. De este modo aplicará negritas o cursivas, cambiará tamaños y fuentes, o aplicará estilos, por dar algunos ejemplos. Del mismo modo modificará los atributos de párrafo, como pueden ser el interlineado, la alineación o las tabulaciones y sangrías usando también la Barra mini la Cinta de opciones.

Para terminar, aprenderá a crear listas de datos, organizados bien con viñetas o símbolos, bien con números. En las lecciones correspondientes aprenderá cómo modificar los símbolos y números utilizados, y podrá establecer diferente niveles de información.

Lección 19. Insertar texto

Trabajar con textos es una de las tareas fundamentales de Microsoft Word. No hay que olvidar que hablamos de una aplicación diseñada básicamente para la creación de documentos de texto. En esta lección aprenderemos uno de los pasos básicos en la edición de textos: como insertar textos y espacios en un documento, y cómo eliminarlos o sustituirlos por nuevos textos.

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La tecla Insert se encuentra normalmente en el grupo de teclas que está situado sobre las teclas de desplazamiento del teclado.

1 En esta lección volveremos a usar el documento Kafka_Un_médico_rural.docx, que puede recuperar de la vista Recientes. Este documento tiene un error en la primera línea: la palabra médico no está acentuada. Vamos a corregirlo. Haga clic entre las letras e y d de la palabra para situar en ese punto el cursor de edición. (1) A continuación pulse la tecla Suprimir de su teclado y luego introduzca la E acentuada en mayúsculas. (2)

2 El siguiente paso será aprender a eliminar espacios entre párrafos. Haga clic al comienzo del segundo párrafo. (3) Ahora pulse la tecla Retroceso dos veces para eliminar el espacio entre esta línea y la siguiente y la sangría.

3 Como verá, ambas líneas se han unido. (4) Vamos ahora con otra tecla muy importante: Retorno. Cada vez que se pulsa esta tecla el cursor se sitúa al inicio de la línea siguiente creando un nuevo párrafo. Púlsela ahora dos veces. Se han separado nuevamente los dos párrafos, se ha restablecido la sangría y además hemos añadido una línea en blanco entre ellos. (5)

También puede activar el modo Sobrescribir directamente desde las opciones Avanzadas

4 El modo Sobrescribir está desactivado por defecto y la tecla Insert no lo activa a menos que así lo especifiquemos en el cuadro de opciones. ¿No sabe de qué estamos hablando? Vamos a averiguarlo. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Opciones. (6)

5 Pulse en la categoría Avanzadas del panel de la izquierda y active la opción Usar la tecla Insert para controlar el modo Sobrescribir del apartado Opciones de edición pulsando en su correspondiente casilla de verificación. (7) Finalmente pulse el botón Aceptar para aplicar el cambio.

6 Pulse la tecla Insert y escriba la palabra El.

7 A medida que se introduce el nuevo texto, este sustituye al anterior. Pulse de nuevo la tecla Insert para desactivar la función Sobrescribir y pase de inmediato a la siguiente lección, donde continuaremos trabajando con este documento.