Kitabı oku: «Как стать продуктивнее», sayfa 2

Глава 2
Вашей продуктивности мешает слишком большой стресс? Или его недостаток?

Франческа Джино²

Если вы похожи на меня, то наверняка часто думаете о том, как успеть сделать за день больше работы, как повысить продуктивность. Я всегда считала, что если снизить уровень стресса в своей жизни, то продуктивность возрастет. Но, как оказалось, в этом вопросе интуиция меня подвела. Стресс действительно может быть вреден для здоровья, и нам часто советуют избегать его, если мы хотим прожить счастливую продуктивную и долгую жизнь. Однако исследования свидетельствуют о том, что определенный уровень стресса на самом деле может повысить производительность.

Давайте рассмотрим рис. 2.1. Согласно так называемому закону Йеркса – Додсона, производительность растет при физиологическом или мыслительном возбуждении (стрессе), но только до определенного уровня. Когда уровень стресса становится слишком высоким, производительность падает.

Но это не всё. Форма кривой может варьироваться в зависимости от степени сложности задачи. Например, для улучшения концентрации при выполнении трудного или незнакомого задания требуется снизить уровень возбуждения. А чтобы включить и повышать мотивацию для решения задач, требующих выносливости и упорства, нужен более высокий уровень возбуждения.

Учитывая эту взаимосвязь между стрессом и производительностью, вероятно, полезно отдавать себе отчет в том, какой уровень стресса вы испытываете на работе в настоящий момент. Если интересно, пройдите предложенный далее тест и оцените ваш уровень стресса. Тест представляет собой адаптацию широко используемой «шкалы субъективного стресса», созданной психологами Шелдоном Коэном, Томом Камарком и Робин Мермельштайн.

Как вы, наверное, догадались, чем больше ваш балл – тем выше уровень стресса. Исходя из данных, полученных при использовании этого теста на курсах для топ-менеджеров и при исследованиях в других группах, в среднем люди набирают 13 баллов. Как правило, близкая к этому значению оценка отражает нормальный уровень внимательности и интереса к работе: он позволяет поддерживать продуктивность на должном уровне. Согласно закону Йеркса – Додсона, такая оценка соответствует оптимальному возбуждению и, следовательно, производительности.

Но если вы набрали значительно больше или меньше баллов, то, скорее всего, уровень стресса вреден для вашей продуктивности. В частности, 20 и более баллов принято считать свидетельством непродуктивного уровня стресса. Но даже оценка, свидетельствующая о низком уровне стресса, – четыре и ниже – может представлять проблему: она сигнализирует о том, что ваш уровень возбуждения недостаточен для поддержания интереса к работе. В этом случае вам стоит прибегнуть к здоровому способу увеличения стресса, взяв на себя более ответственные обязательства и выразив готовность решить более сложные задачи. Повышение уровня стресса может показаться вам неправильным. Однако, согласно исследованиям Шелдона Коэна и Дениз Джаники-Девертс (опубликованным в Journal of Applied Social Psychology), повышение уровня возбуждения связано также с повышенным вниманием и интересом (до определенного предела).

Какой у вас уровень стресса?

Отвечайте на эти вопросы, исходя из того, что вы думали и чувствовали на протяжении последнего месяца. Интерактивная версия этого теста находится по адресу https://hbr.org/2016/04/are-you-too-stressed-to-be-productive-or-not-stressed-enough. Там же можно сравнить ваши результаты с результатами других читателей hbr.org.

Посчитайте сумму в каждой колонке и сложите эти значения, чтобы получить общий балл.

Если ваш общий балл:

• около 13, то это среднее значение, уровень стресса в вашей жизни оптимальный: вам его как раз достаточно, чтобы быть продуктивным, но не подавленным;

• значительно ниже среднего, около четырех – в вашей жизни недостаточно стресса, чтобы быть полностью вовлеченным в то, что вы делаете;

• значительно выше среднего, 25 и выше – ваш уровень стресса, скорее всего, наносит вред вашей продуктивности и вашему здоровью.

Для сравнения на рис. 2.2 приведены некоторые средние оценки по данным исследования, проведенного с использованием этой шкалы.

Если ваш результат достигает или превышает 20 баллов, значит, следует попробовать некоторые стратегии снижения стресса до более продуктивного уровня:

Увеличение контроля. Один из простых способов избавления от повышенного стресса – найти пути для увеличения контроля над той работой, которую вы выполняете. Обычно люди считают, что высокие должности связаны с большим стрессом. Однако исследования опровергают эту точку зрения: лидеры с высоким уровнем ответственности испытывают меньше стресса, чем те, на кого возложено меньше обязанностей. Это происходит потому, что руководители сами могут контролировать свою деятельность. Вне зависимости от вашего положения в организации вы можете усилить свое ощущение контроля, если сосредоточитесь на тех аспектах работы, где вы сами можете делать выбор (например, отдавая предпочтение одному из проектов или меняя порядок ответа).

Поиск возможностей для проявления своей личности. Исследования показывают, что люди часто не ощущают себя на работе самими собой. Они соглашаются с мнением коллег вместо того, чтобы высказывать собственное умозаключение, и плывут по течению вместо того, чтобы самим определять свой путь. Это, как показывают мои исследования, влияет на уровень стресса и производительность. Когда люди ведут себя не так, как им свойственно, они чаще испытывают тревогу. Поэтому старайтесь найти способ самовыразиться на рабочем месте. Например, предлагайте поделиться вашими уникальными талантами для общего блага. Или даже просто украсьте ваш кабинет так, как хочется вам.

Использование ритуалов. Суперзвезда баскетбола Майкл Джордан на каждую игру надевал под форму Chicago Bulls шорты своей университетской команды Северной Каролины. Кертис Мартин, бывший футболист New York Jets, перед каждой игрой читал 91-й псалом. А Уэйд Боггс, бейсболист из Boston Red Socks, перед каждой игрой ел курицу. Кроме того, он начинал тренировки ровно в 17:17, принимал ровно 117 мячей и отправлялся бегать ровно в 19:17. Эти ритуалы кому-то покажутся нелепыми, но они действительно могут повысить производительность.

В одном недавно проведенном эксперименте людей просили загнать шар в лунку на поле для гольфа. Им давали либо так называемый «счастливый» шар, либо обычный. В другом эксперименте участники должны были выполнить задание на моторику: поместить 36 маленьких шариков в 36 лунок, наклоняя при этом пластиковый куб, в котором они находились. Причем тот, кто проводил эксперимент, либо просто предлагал им начать игру, либо говорил, что «будет держать за них кулачки». Подобные «суеверные» ритуалы повышали уверенность людей в их собственных способностях, мотивировали прилагать больше усилий – и в итоге улучшали результат.

По данным исследований в области спортивной психологии, привычные ритуалы, предшествующие выступлениям и играм, дают спортсменам целый ряд преимуществ: от повышения внимательности и правильности исполнения до улучшения эмоциональной стабильности и уверенности. Недавно мы с коллегами обнаружили, что, если перед выполнением важных заданий люди исполняют некий ритуал, у них снижается тревожность, они испытывают меньше стресса и в конечном итоге выполняют задания лучше.

Умеренное количество стресса может дать вам нужный настрой для того, чтобы справиться с работой. Но если вы слишком подавлены, то надеюсь, что вы попробуете применить какие-то из этих стратегий. Не только для того, чтобы повысить продуктивность, но и чтобы стать счастливее.

_______________

Франческа Джино – профессор бизнес-администрирования в Гарвардской школе бизнеса, сотрудник кафедры поведения в Harvard Kennedy School и автор книг «Отвлекающие факторы, или Почему наши планы идут под откоc»³ и «Сделай это неправильно: Почему бунтари побеждают на работе и в жизни»⁴. Джино – один из руководителей образовательной программы HBS для топ-менеджеров по применению поведенческой экономики к решению организационных проблем. Следите за ней в Twitter: @francescagino.

Глава 3
Каков ваш личный стиль продуктивности?

Карсон Тейт⁵

В том, что касается увеличения личной продуктивности, не может быть одного рецепта для всех. От вашего стиля мышления – то есть от того, как вы воспринимаете и обрабатываете информацию, – может зависеть успех или неудача техник тайм-менеджмента и стратегий повышения производительности. Этот тест поможет вам понять свой стиль мышления – при каких условиях вы лучше всего думаете, учитесь и общаетесь. Далее вы найдете советы по повышению продуктивности. Люди, у которых мышление сходно с вашим, посчитали их наиболее эффективными.

Отметьте в таблице 3.1, насколько каждое из утверждений применимо к вам.

Четыре стиля продуктивности

Расстановщики приоритетов

У людей этого типа логическое, аналитическое, критическое и реалистичное мышление. Они делают выводы, основанные на фактах, эффективно используют время и сосредотачиваются на самых ценных задачах, тщательно выполняя большие объемы работы. Они анализируют цели проектов и стремятся достичь желаемых результатов.

Расстановщики приоритетов предпочитают следующие инструменты продуктивности:

● iPad (который они используют для того, чтобы задать направление потоку дел);

● приложения, улучшающие продуктивность: Evernote, Noteshelf, To Do, LogMeIn Ignition – на них можно зарегистрировать свои устройства и работать удаленно;

● ScanBizCards, которые позволяют быстро сканировать визитные карточки;

● классические инструменты – бумажные разлинованные блокноты и маркеры.

Расстановщикам приоритетов особенно понравится глава 6 «Соотнесите ваш тайм-менеджмент с вашими целями» и глава 7 «Методика достижения ваших целей за четыре шага».

Планировщики

Планировщики отличаются организованным, последовательным и детализированным мышлением. Они составляют списки дел, выделяют достаточное время для определенных заданий, составляют подробные и четкие планы проектов. Они не тратят время зря на непродуктивную и неважную работу. Они стараются соблюдать законы, политические установки, правила и критерии качества и безопасности. Как правило, они завершают работу раньше поставленных сроков.

К их любимым инструментам продуктивности относятся:

● компьютерные списки и приложения для планирования проектов – например, Tom's Planner или OmniFocus; они позволяют создавать и отслеживать данные по проектам, местам, людям или датам;

● приложение Agendas, которое создает интерактивные повестки дня и рассылает их пользователям iPad;

● приложение ZipList, в котором можно создавать личные и семейные списки покупок, а также распределять их по категориям и по магазинам, в которых они есть;

● традиционные инструменты: маркеры, папки для бумаг, шкафы-каталоги, органайзеры для ящиков, пеналы для канцтоваров и прочие офисные принадлежности.

Планировщики наверняка захотят обратиться в первую очередь к главе 9 «Как достичь большего, занимаясь меньшим» и к главе 10 «Как сказать "нет" лишней работе».

Организаторы

Организаторы обладают экспрессивным и эмоциональным мышлением. Они стимулируют командную работу, чтобы максимально увеличить результативность, а решения принимают интуитивно, по мере того как возникают ситуации, требующие решения. Они выделяют специальное время для завершения работы и особенно хорошо чувствуют себя, когда работают совместно с кем-то над общей задачей. Они умеют эффективно общаться, что помогает им создавать проектные команды и руководить ими. А еще они очень любят составлять списки, особенно разноцветные.

Их любимые инструменты продуктивности:

● приложения, позволяющие надиктовывать задачи и идеи – Dragon NaturallySpeaking и Dragon Dictation, а также онлайн-программы, такие как Copytalk;

● инструменты для сотрудничества: например, GoToMeeting, WebEx, SharePlus Office Mobile Client и Join.me;

● эстетически приятные офисные принадлежности – например, бумажные блокноты с нелинованными страницами и разноцветные ручки.

Организаторам должна понравиться глава 14 «Если будете делиться временем, вам покажется, что его стало больше» и глава 29 «Сохраняйте мотивацию, когда остальные отдыхают».

Визуализаторы

Визуализаторы обладают целостным, интуитивным, интегрированным мышлением. Они управляют выполнением многочисленных заданий и сочетают их так, чтобы увидеть общую картину. Они отличаются креативностью, инновационным подходом и умеют синтезировать чужие разрозненные идеи в связное целое. Они стратегически подходят к проектам и работают быстро, любят использовать в работе списки и часто прибегают к разным цветам при их составлении.

Они предпочитают следующие инструменты продуктивности:

● электронные доски;

● SketchBook Pro – приложение, у которого есть набор инструментов для набросков и рисования: так можно лучше зафиксировать идеи;

● iThoughts HD – компьютерная программа для создания интеллект-карт;

● Concur – приложение, позволяющее фотографировать и сохранять чеки, а затем создавать отчеты о расходах;

● Noteshelf – компьютерный блокнот для записей;

● традиционные инструменты – например, разноцветные наклейки, папки, блокноты и ручки, большие белые доски, корзины, папки и прочие хранилища для бумаг: они позволяют продемонстрировать какую-то информацию и хранить дела в порядке.

Визуализаторам могут быть полезны главы 8 «Спринт как метод увеличения объема сделанной работы» и 21 «Созерцание природы повышает продуктивность».

_______________

Карсон Тейт – специалист по продуктивности на рабочих местах и автор книги «Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности»⁶.