Kitabı oku: «Ejecución de proyectos de implantación de infraestructuras de redes telemáticas. IFCT0410», sayfa 3

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3. Identificación y descripción breve de las distintas fases de la elaboración de procedimientos

Como se ha descrito anteriormente, el procedimiento operativo estándar debe recoger las fases en las que se ha de realizar un procedimiento. Estas fases han de comprender las tareas más relevantes en su creación y puesta en marcha.

Cada procedimiento ha de estar perfectamente delimitado y se han de diseñar teniendo en cuenta los siguientes puntos:

1 Motivo del procedimiento que se va a analizar.
2 El punto donde se inicia el procedimiento.
3 El punto donde termina.

Nota

En cualquier caso, la clave de cualquier procedimiento es hacerlo simple.

A continuación, se describen las fases más importantes que puede recoger un procedimiento operativo estándar, en la elaboración de procedimientos específicos.

Preparación de la documentación

Consiste en recabar y recopilar los documentos y datos que, una vez organizados, analizados y sistematizados, permiten conocer los procesos tal y como operan en el momento actual.

Se pueden utilizar distintas vías de obtención de datos:

1 Investigación documental: se seleccionan y analizan aquellos escritos que tienen datos de interés relacionados con los procedimientos, siguiendo el flujo de los mismos, determinando dónde se originan, cuál es el trámite que siguen y dónde se archivan o destruyen.
2 Entrevista directa: básicamente consiste en reunirse con una o varias personas y preguntarles para recopilar información.
3 Observación de campo: consiste en ir al lugar donde se desarrolla la actividad de los procedimientos y observar atentamente todo lo que sucede alrededor, anotando lo que se considere relevante. Se puede complementar con la información obtenida en entrevista directa para contrastar la información.

Por ejemplo, en la elaboración del procedimiento de compras, se pueden mantener reuniones con los sujetos implicados en el proceso:

1 Con los actores que pueden originar entradas de información y con la persona encargada de la recepción y tratamiento de esa entrada de información.
2 Con la persona que ha de validar y autorizar la compra en función de los datos de entrada.
3 Con la persona que debe efectuar el pedido.
4 Con la persona que vaya a recepcionar el pedido.
5 Con la persona que distribuya el pedido.

Como documentación se pueden recoger los catálogos de material, los formularios utilizados en las peticiones de compra, los libros de registro de entradas y salidas de material, etc.; y se observan in situ algunas peticiones de compra desde su origen hasta su entrega final al sujeto que inició la petición, anotando todos los pormenores y detalles que se crean más convenientes.

Listado de las actividades necesarias y su secuencia

El listado de actividades resultante mediante la investigación, las entrevistas y/o la observación de campo se ordenará en consecuencia, originando la secuencia de actividades.

Un ejemplo de secuencia de actividades con las columnas mínimas necesarias sería el siguiente:

N° ORDEN	RESPONSABLE	ACTIVIDAD
1	Jefe de proyecto	Realizar cronogramas del proyecto.
2	Jefe de proyecto	Repartir a los responsables las fichas de tareas a realizar.
3	Encargado	Preparación de los materiales necesarios para las actividades.
...	...	...

Ejemplo de secuencia de actividades

Elaboración del diagrama de flujo

Existe una serie de símbolos normalizados (normas ANSI y ASME) que se utilizan para la representación formal de los diagramas, aunque en la práctica cada organización hace su interpretación de algunos de los símbolos.

Los símbolos más utilizados se representan en la tabla siguiente:

Simbología utilizada en diagramas de flujo
	Continuidad	Indica salto de un lugar del diagrama a otro. El origen y destino de dicho salto se indica con este símbolo con la misma leyenda en su interior. Se utilizan para evitar un exceso de flechas de conexión.
	Procedimiento documentado	La flecha discontinua indica simplemente una relación entre dos elementos del diagrama, sin que ello signifique que el proceso deriva hacia el elemento señalado.
	Tarea	Un rectángulo indica una actividad o acción dentro del proceso.
	Subtarea	Un rectángulo indica una actividad o acción dentro del proceso.
	Decisión	Un rombo con una pregunta en su interior indica una decisión que tiene normalmente dos alternativas. En las líneas de conexión que salen del rombo se indican las respuestas a la pregunta, que dan lugar a los caminos seguidos en función de estas respuestas.
	Terminal	Carácter de inicio o parada. Un rectángulo con los laterales redondeados y con la palabra “INICIO” o “FIN” en su interior, indica el inicio o final del proceso. En la mayoría de los casos, el proceso vuelve a iniciarse una vez finalizado, de forma continua.

Su empleo tiene ventajas e inconvenientes. La principal ventaja es que permite una comunicación con una única interpretación; lo que se conoce como lenguaje común. No obstante, requiere que todo el mundo esté familiarizado con su significado.

A modo de ejemplo, se presenta un diagrama de flujo de un procedimiento para la solicitud de un cambio de ubicación del puesto de trabajo.

Ejemplo de diagrama de flujo

Actividades

1. Recopile más símbolos utilizados en los diagramas de flujo y redacte un cuadro resumen con el símbolo, nombre y su descripción de uso.

2. Continúe el diagrama de flujo a partir del conector 1; opción de no conforme.

Desarrollo del documento

Esta fase completa la visión global del procedimiento y se detallan partes concretas en la ejecución de alguna actividad o proceso. Se nombran normativas aplicadas, referencias a otros procedimientos, detalles de instalación, aplicación u operativa de llenado de algún modelo utilizado en el procedimiento, anexos, etc.

Los puntos básicos que se han de abordar en esta fase del procedimiento son:

1 El objeto del procedimiento: se describirá la finalidad que se quiere conseguir con el procedimiento.
2 Su alcance: se indicará hasta dónde abarca el procedimiento, si corrige o amplia otro procedimiento, etc.
3 Descripción detallada: descripción ampliada del motivo del procedimiento y de las actividades implicadas.
4 Responsabilidades: describe quién ha de realizar la acción; operario, jefe, encargado, etc.
5 Documentos aplicables y de referencia: referencias a normativas aplicadas, a documentos anexos o normativas internas.
6 Definiciones y siglas: listado de definiciones de términos y siglas utilizadas en el texto del documento.
7 Formatos: son los formularios que se han de cumplimentar en el caso de ser necesaria una toma de datos.

Revisión y verificación

Terminada la transcripción del procedimiento, se requiere someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias.

Para una correcta revisión de un procedimiento se han de seguir al pie de la letra las indicaciones que en él se describen y en el orden en el que se señalan, corrigiendo o añadiendo detalles que se hayan podido pasar por alto en su redacción.

Aprobación

Después de efectuar esta revisión, deberá someterse el manual a la aprobación de las autoridades correspondientes. Ha de constar la persona o cargo y fecha de aprobación.

Identificación

Cada procedimiento ha de tener un identificador único que haga referencia al procedimiento de manera inequívoca.

Este identificador, junto al nombre del proceso, se utilizará para hacer referencia a él en otras fichas de procesos o subprocesos.

Utilizando como ejemplo de identificador DI-MC-IN-001, del ejemplo de la primera tabla, se tiene que:

1 DI: hace referencia al catálogo de procedimientos del Departamento de Informática.
2 MC: hace referencia a la colección Mantenimiento Correctivo.
3 IN: hace referencia al grupo Incidencia.
4 001: es un registro numérico único y puede servir como versionado del procedimiento.

Registro

Todos los procedimientos, debidamente revisados, aprobados e identificados, deberán de incluirse en un manual que englobe todos los procedimientos de la organización. A esta recopilación o conjunto de procedimientos se le denomina catálogo de procedimientos. Constituye un listado a modo de índice donde se agrupan los distintos procedimientos, bien por secciones o bien por la temática a cubrir (a definir por la organización que elabora el catálogo).

Distribución

Una vez que el catálogo de procedimientos ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre el personal responsable de su aplicación.

La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, así como la difusión que se haga del manual de procedimientos, dependerá de la determinación del número personas que debe contar con este instrumento administrativo.

Capacitación

Como capacitación se entiende a la preparación de una persona para que sea apta o capaz para hacer una cosa. Identifica los conocimientos necesarios para la buena práctica o realización de las actividades del procedimiento.

El proceso de implantación de procedimientos requiere, en la mayoría de los casos, considerar tiempos de capacitación o adiestramiento del personal responsable de realizar las actividades.

Nota

Esta actividad complementaria de formación se ha de especificar en la documentación del procedimiento, en la sección Descripción Detallada.

Un ejemplo de capacitación, para el caso que se está estudiando, podría ser el tiempo necesariamente empleado en la formación en el manejo de los aparatos de certificación de cableado estructurado en redes telemáticas, o la formación necesaria en el manejo de software propietario.

Actividades

3. Elabore y documente brevemente un procedimiento en el caso de avería de uno de los conmutadores troncales de una organización, creando un encabezado común para todas las hojas, una lista breve de actividades y su secuencia, elaborando su diagrama de flujo y el desarrollo del procedimiento, donde se indicará el objeto y su descripción.

4. Descripción y ejemplificación de modelos de formato de procedimientos operativos

La recogida de información, en procedimientos que lo requieran, ha de modelarse en el procedimiento y ha de recoger la información específica y necesaria.

El modelo de formato es una pieza de papel impresa o formulario que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser rellenados con información variable. En el caso del formato en papel, puede contar con uno o varios ejemplares que pueden tener destinos distintos.

Estos modelos se han de ajustar a las especificaciones detalladas en la ficha del proceso, recogiendo la información necesaria para la actividad asociada.

Seguidamente, se muestra un ejemplo de modelo que registra, de forma muy abreviada, el resultado de las pruebas de certificación en una instalación horizontal.

Este modelo servirá como base para la resolución de incidencias en la certificación del cableado horizontal en otro procedimiento vinculado.

Cliente:			MODELO: CER-SIM-02
Fecha:		Operarios:

PATCH PANEL	BOCA/ETIQUETA	ROSETA	PASA/FALLA
PPA07	1 / D27	D27	PASA
PPA07	2 / D28	D28	PASA
PPA07	3 / D29	D29	FALLA
...	...	...	...

Ejemplo de modelo de formato

En la parte superior derecha se observa la identificación única del modelo que viene dada de imprenta. No es actualizable ni rellenable y es utilizada para hacer referencia al modelo desde un procedimiento.

Hay tres espacios de datos variables en la cabecera: cliente, fecha y operarios que realizan la actividad. En el cuerpo del modelo se van a registrar los datos referentes a:

1 La identificación del panel de parcheo.
2 El número de boca de parcheo, su etiqueta o ambos.
3 La etiqueta de la roseta final de la unión.
4 El resultado global de la certificación de la unión.

4.1. Aplicación práctica

Se va a abrir una nueva oficina justo en la acera de enfrente, a pocos metros de la actual, donde trabajaran dos personas con un tráfico de datos normal al de cualquier usuario que realice actividades propias de oficina.

Le piden que estudie la mejor manera de proceder con la interconexión entre oficinas para aprovechar los recursos de impresión y servicios de conexión a Internet de la oficina actual.

Entre las soluciones presupuestadas le proponen la conexión entre oficinas mediante cable coaxial soterrado (20000 euros de presupuesto), fibra óptica soterrada (con 30000 euros presupuestados) y enlace inalámbrico (2500 euros de presupuesto).

Una vez decidida la mejor opción, lleve a cabo usted el procedimiento de implantación de manera esquemática, indicando secuencia de actividades y responsabilidades.

Solución

Teniendo en cuenta que en la nueva oficina habrá dos personas trabajando y que no será necesario un gran consumo de caudal de datos, se han evaluado las distintas posibilidades de interconexión entre las oficinas:

1 Cable coaxial: gran ancho de banda y evita interferencias externas, pero requiere de zanjas o tendido aéreo entre edificios. Presupuesto: 20000 euros el tendido soterrado.
2 Fibra óptica: gran ancho de banda sin interferencias. Los elementos de conexión tienen un coste elevado y precisa de canalización por zanja o tendido aéreo. Presupuesto: 30000 euros el tendido soterrado.
3 Enlace inalámbrico por radiofrecuencia: coste reducido de implantación. No son necesarias ni zanjas ni tendidos aéreos. Con las tecnologías actuales se consigue un ancho de banda considerable y seguridad suficiente. Presupuesto: 2500 euros con material y configuración de los equipos.

Finalmente, se decide por un enlace inalámbrico, y se redacta el objeto del procedimiento:

Objeto del procedimiento

El presente procedimiento se ha elaborado por la necesidad de conexión de la nueva oficina ubicada en C/_________, de manera que se puedan compartir los recursos de la central de forma transparente al usuario.

Se ha optado por la interconexión inalámbrica mediante routers y antenas de la marca ACME, de bajo coste y rendimiento medio.

Seguidamente, se elabora la secuencia de actividades para el procedimiento de implantación:

Secuencia de actividades

N°	Responsable	Actividad
1	Dep. Informática	Ubicar en el mejor lugar para los nuevos equipos (routers y antenas).
2	Técnico instalación	Instalación en armarios de comunicación.
3	Técnico instalación Dep. Informática	Tendido de cableado y etiquetado.
4	Técnico instalación	Realizar pruebas de continuidad y cartografía.
5	Técnico instalación	Conexionado de routers y antenas.
6	Técnico instalación	Configuración básica de los routers.
7	Técnico instalación Dep. Informática	Pruebas de interconexionado entre oficinas. Se aplicarán las pruebas según se detalla en el procedimiento XX-YY-ZZ-NNN.
8	Dep. Informática	Registro y salvaguarda de la configuración inicial.
9	Dep. Informática	Instalación de equipos en la nueva oficina según se describe en el procedimiento XX-YY-ZZ-NNN.
10	Dep. Informática	Visto bueno de la instalación.

Se puede observar que determinadas actividades hacen referencia a los identificadores de otros procedimientos específicamente creados para esa actividad.

5. Análisis de tipologías y características de los procedimientos de implantación de redes

Existen diferentes tipologías en las cuales se puede clasificar una red teniendo en cuenta su extensión, medios, tecnología aplicada, topología, etc.

5.1. Extensión

Dependiendo del alcance hay que señalar las siguientes:

1 WAN (red de área extensa) Wide Area Network. Son redes distribuidas a nivel mundial. Suelen implantarlas empresas multinacionales o entidades con presencia en todo el mundo, como bancos, empresas de comunicaciones, químicas, etc.
2 MAN (red de área metropolitana) Metropolitan Area Network. Suelen implantarse en entidades con varias sedes dentro de la misma ciudad. Su extensión rara vez supera los 10 o 15 kilómetros.
3 LAN (red de área local) Local Area Network. Su extensión no suele pasar del kilómetro. Se trata de redes pequeñas en oficinas, empresas familiares, etc.

5.2. Topología

La topología de una red es la forma en la que están conectados físicamente cada uno de los nodos de la red. Dependiendo de los elementos utilizados y de la tecnología aplicada se pueden dar distintos escenarios.

A continuación, se muestra un gráfico que recoge las topologías más habituales. Se ha de observar que algunas son la combinación de varias de ellas.

Actualmente, la topología en bus o Ethernet compartida es utilizada en menor medida. Se consigue al converger en un concentrador o hub. La topología de tipo bus se utiliza mayoritariamente en instalaciones verticales o troncales. Entre sus características, destaca el hecho de que los paquetes de información son escuchados por todos los dispositivos conectados al bus y que el ancho de banda disponible es compartido por todos los dispositivos.

La distribución más utilizada en instalaciones horizontales es la topología en estrella, o Ethernet conmutada, que se consigue al intercalar como elemento convergente un conmutador o switch. Consigue un aumento considerable de velocidad al utilizar en cada transmisión el ancho de banda disponible en su totalidad y reduce considerablemente el tráfico de datos innecesarios en la red.

La distribución en anillo, la más antigua de todas, no suele utilizarse. La información viaja en un solo sentido, pasando por todos los miembros de la red hasta llegar a su destino. La principal desventaja es que si falla un componente de la red, todo el sistema se ve comprometido.

Actividades

4. Dibuje el mapa topológico de la red de su puesto de trabajo y señale el tipo al que pertenece, argumentando la opción elegida.

Recuerde

Arpanet se creó en EEUU con una topología en malla, para conseguir la descentralización en el lanzamiento de misiles en caso de destrucción de los centros de operación de mando en el hipotético caso de guerra nuclear.

5.3. Tecnología

La tecnología más extendida en el campo de las redes locales es la denominada Ethernet, y básicamente consiste en que todos los ordenadores están conectados entre sí utilizando el mismo medio de transmisión.

Existen diferentes variantes de Ethernet atendiendo a su velocidad de transmisión y al medio de transmisión utilizado. La unidad de medida utilizada es el bit por segundo. Habitualmente se habla de Mbs (10⁶) o megabits por segundo Mb/s (un millón de bits por segundo):

1 Ethernet, según estándar IEEE 802.3i IEEE 802.3j para una velocidad de 10 Mb/s.
2 Fast Ethernet, según estándar IEEE 802.3u IEEE 802.3y para una velocidad de 100 Mb/s.
3 Gigabit Ethernet, según estándar IEEE 802.3z IEEE 802.3ab para velocidades de 1 Gbit/s.
4 10 Gigabit Ethernet, según estándar IEEE 802.3ae IEEE 802.3ak IEEE 802.3an.

Tecnología	Velocidad de transmisión	Tipo de cable	Distancia máxima	Topología
10Base2	10 Mbit/s	Coaxial	185 m	Bus (conector T)
10BaseT	10 Mbit/s	Par trenzado	100 m	Estrella (hub o switch)
10BaseF	10 Mbit/s	Fibra óptica	2000 m	Estrella (hub o switch)
100BaseT4	100 Mbit/s	Par trenzado (categoría 3UTP)	100 m	Estrella. Half duplex (hub) y full duplex (switch)
100BaseTX	100 Mbit/s	Par trenzado (categoría 5UTP)	100 m	Estrella. Half duplex (hub) y full duplex (switch)
100BaseFX	100 Mbit/s	Fibra óptica	2000 m	No permite el uso de hubs
1000BaseT	1000 Mbit/s	4 pares trenzado (categoría 5e o 6UTP )	100 m	Estrella. Full duplex (switch)
1000BaseSX	1000 Mbit/s	Fibra óptica (multimodo)	550 m	Estrella. Full duplex (switch)
1000BaseLX	1000 Mbit/s	Fibra óptica (monomodo)	5000 m	Estrella. Full duplex (switch)