Kitabı oku: «Формулы состояний», sayfa 2

Расширенный вариант формулы Несуществования

²

Многие сотрудники неправильно применяют формулу Несуществования для нового поста или формулу Несуществования в соответствии со статистиками, а потом недоумевают, почему у них продолжаются неприятности.

Руководители иногда удивляются, почему некоторые сотрудники, похоже, никогда не могут ничего сделать правильно, и, разозлившись, эти руководители, в конце концов, сами делают всю работу в данной области.

Ответ заключается в том, что формула Несуществования применяется неправильно и не выполняется сотрудником по-настоящему.

Недавний опыт показал, что даже видавшие виды руководители и другие сотрудники фактически никогда не выходили из Несуществования. И там, где организация вообще работает, ее тащит на себе один или два сотрудника, находящиеся на руководящих должностях.

Пункт «найдите коммуникационную линию» слишком многие сводят к тому, чтобы найти чью-нибудь корзину для входящих посланий и оставить там запрос: «Что требуется и чего вы хотите от меня?» Это не является нахождением коммуникационной линии.

Чтобы справляться с обязанностями на ЛЮБОМ посту, вам необходимо иметь ИНФОРМАЦИЮ и предоставлять ИНФОРМАЦИЮ. Там, где это не делается, человек обнаруживает, что он выполняет работу, которая отвергается, что его работу нужно переделывать, что на его действия накладываются ограничения. Он обнаруживает, что скатывается вниз, в более низкие состояния. Он оказывается в немилости у своего начальства, ПОТОМУ ЧТО ОН НЕ СОБИРАЕТ И НЕ ПРЕДОСТАВЛЯЕТ жизненно важную информацию о том, ЧТО ПРОИСХОДИТ.

Обязанность любого штатного сотрудника, вне зависимости от того, новичок он или нет, – СОБРАТЬ КОММУНИКАЦИОННЫЕ ЛИНИИ, КОТОРЫЕ ОТНОСЯТСЯ К ЕГО ПОСТУ, ВЫЯСНИТЬ, КТО НУЖДАЕТСЯ В ЖИЗНЕННО ВАЖНОЙ ИНФОРМАЦИИ ОТ НЕГО, и постоянно ВВОДИТЬ, ВВОДИТЬ, ВВОДИТЬ ЭТИ КОММУНИКАЦИОННЫЕ ЛИНИИ В ДЕЙСТВИЕ.

Если человек не будет поступать именно таким образом, он никогда не выйдет из состояния Несуществования. Он не поднимется даже до состояния Опасности, потому что люди даже и не знают, что они его обходят. Другими словами, когда сотрудник не поступает таким образом, то с точки зрения организации он просто НОЛЬ.

Приказы, издаваемые им, обычно ОТМЕНЯЮТСЯ, когда их обнаруживает какой-нибудь руководитель, потому что они нереальны. Иванов уже занимался этим вопросом. Расписание Синицына было сорвано из-за этого. В бухгалтерии кричат: «Откуда взялось это дев-ти, которое выльется нам в копеечку?».

Довольно скоро это приведет к тому, что, когда сотрудники услышат, что это приказ такого-то и такого-то, они просто будут игнорировать его.

Светлые надежды такого сотрудника в конце концов обычно заканчиваются надеждой на то, что его переведут на другой пост и чем скорее, тем лучше. Все против него.

Но что же произошло на самом деле?

Он никогда по-настоящему не применял формулу Несуществования и поэтому так и остался в Несуществовании. Его действия не скоординированы, потому что у него НЕТ КОММУНИКАЦИОННЫХ ЛИНИЙ ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ ПЕРЕДАВАТЬ ИЛИ ПОЛУЧАТЬ ИНФОРМАЦИЮ.

Фактически и на самом деле никто другой не обязан устанавливать за него его же собственные коммуникационные линии, точно так же как никто не обязан за него дышать. Вдох и выдох организации – это получение и передача ЖИЗНЕННО ВАЖНОЙ ИНФОРМАЦИИ И ЧАСТИЦ.

Каждому сотруднику, который обнаруживает, что он, по всей видимости, находится в Несуществовании или того хуже, следует побегать хорошенько и отыскать коммуникационные линии, относящиеся к его деятельности и его должности, и настоять на том, чтобы его подключили к этим линиям.

Иногда препятствием для него будут меры безопасности. Скорее всего, ему будет нелегко выбить из секретарей закодированные исходящие и входящие послания. Что ж, есть такая вещь, как обязательство о неразглашении. Человек подписывает его, и если он не сохранит информацию в тайне, у него будут неприятности. В любом случае большая часть этой информации не относится к его должности. Но какая-то часть может и относиться.

Такой сотрудник или руководитель должен описать, какую информацию ему нужно иметь для того, чтобы справляться со своей работой, и какую информацию должны получать от него другие, чтобы они могли выполнять свою работу.

А затем он должен организовать коммуникационные линии таким образом, чтобы получать информацию от сотрудников, работающих на этих линиях.

Высшее руководство организации, например руководители отделений или руководители организации, несут ответственность за информирование своих сотрудников. Но обычно перед ними также стоят проблемы безопасности, и, кроме того, они хотят выглядеть в лучшем свете. Вместе с тем информация, которой они располагают, охватывает собой все отделение или всю организацию в целом. Эта информация включает в себя подробности такого рода: «Мария Петровна прибывает в 14:00» или «Представитель телефонной компании говорит, что счет нужно оплатить сегодня до 12 часов, иначе у нас отключат телефоны».

Хаос и необходимость выполнять работу за подчиненных наступают тогда, когда большая часть персонала не позаботилась о том, чтобы подключиться к важным коммуникационным линиям и поддерживать поток информации по этим линиям. Не ищите причины падения статистик, если 90% персонала находится в состоянии Несуществования или хуже³! Просто они так никогда и не нашли ни одной коммуникационной линии.

Поэтому РАСШИРЕННАЯ ФОРМУЛА НЕСУЩЕСТВОВАНИЯ такова:

1. НАЙДИТЕ ВСЕ КОММУНИКАЦИОННЫЕ ЛИНИИ, КОТОРЫЕ ВАМ БУДУТ НУЖНЫ ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ ПРЕДОСТАВЛЯТЬ И ПОЛУЧАТЬ ИНФОРМАЦИЮ, ОТНОСЯЩУЮСЯ К ВАШИМ ОБЯЗАННОСТЯМ И НАХОДЯЩЕМУСЯ В ВАШЕМ РАСПОРЯЖЕНИИ ИНВЕНТАРЮ, И ПОДКЛЮЧИТЕСЬ К ЭТИМ ЛИНИЯМ.

2. ДОБЕЙТЕСЬ, ЧТОБЫ КАЖДЫЙ ТЕРМИНАЛ⁴, КОТОРЫЙ ВАМ БУДЕТ НУЖЕН ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ И ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ, ЗНАЛ ВАС, А ТАКЖЕ ЗНАЛ ВАШУ ДОЛЖНОСТЬ И ВАШИ ОБЯЗАННОСТИ.

3. ВЫЯСНИТЕ У СВОИХ НАЧАЛЬНИКОВ, КОЛЛЕГ, А ТАКЖЕ У ЛИЦ ВНЕ ОРГАНИЗАЦИИ, С КОТОРЫМИ ВАМ, ВОЗМОЖНО, ПРИДЕТСЯ ВСТУПАТЬ В КОНТАКТ В СИЛУ СВОИХ ОБЯЗАННОСТЕЙ, ЧТО ИМ ТРЕБУЕТСЯ И ЧЕГО КАЖДЫЙ ИЗ НИХ ХОЧЕТ ОТ ВАС.

4. ДЕЛАЙТЕ, ПРОИЗВОДИТЕ И ПРЕДОСТАВЛЯЙТЕ ТО, ЧТО ТРЕБУЕТСЯ И ЧЕГО КАЖДЫЙ ИЗ НИХ ХОЧЕТ ОТ ВАС (И ЧТО СООТВЕТСТВУЕТ ПОЛИТИКЕ КОМПАНИИ).

5. ПОДДЕРЖИВАЙТЕ ИМЕЮЩИЕСЯ У ВАС ЛИНИИ КОММУНИКАЦИИ И РАСШИРЯЙТЕ ИХ, ДЛЯ ТОГО ЧТОБЫ ПОЛУЧАТЬ ДРУГУЮ ИНФОРМАЦИЮ, КОТОРАЯ, КАК ВЫ ТЕПЕРЬ ОБНАРУЖИВАЕТЕ, НУЖНА ВАМ В ПОВСЕДНЕВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

6. ПОДДЕРЖИВАЙТЕ ИСХОДЯЩИЕ ОТ ВАС КОММУНИКАЦИОННЫЕ ЛИНИИ, ДЛЯ ТОГО ЧТОБЫ ИНФОРМИРОВАТЬ ДРУГИХ О ТОМ, ЧЕМ ИМЕННО ВЫ ЗАНИМАЕТЕСЬ, НО ТОЛЬКО ТЕХ, КТО ДЕЙСТВИТЕЛЬНО НУЖДАЕТСЯ В ЭТОЙ ИНФОРМАЦИИ.

7. СОВЕРШЕНСТВУЙТЕ ТО, ЧТО ВЫ ДЕЛАЕТЕ, ПРОИЗВОДИТЕ И ПРЕДОСТАВЛЯЕТЕ, ДЛЯ ТОГО ЧТОБЫ ЭТО БЫЛО БЛИЖЕ К ТОМУ, ЧТО ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ТРЕБУЕТСЯ И ЧЕГО ХОТЯТ ОТ ВАС.

8. ПЕРЕДАВАЯ И ПОЛУЧАЯ ПОЛНУЮ ИНФОРМАЦИЮ, ОТНОСЯЩУЮСЯ К ВАШИМ ПРОДУКТАМ, ПОСТОЯННО ДЕЛАЙТЕ, ПРОИЗВОДИТЕ И ПРЕДОСТАВЛЯЙТЕ ПРОДУКТ ГОРАЗДО ЛУЧШЕГО КАЧЕСТВА, ЧЕМ РАНЬШЕ.

Можно гарантировать, что если вы делаете это – излагаете свою информацию в письменном виде четко, так, чтобы она легко воспринималась, и получаете данные в таком виде, чтобы они не блокировали ваши собственные линии, – то вы действительно начнете подниматься в более высокие состояния и наступит момент, когда вы достигнете состояния Могущества.

Формула Опасности

После успешного завершения формулы Несуществования наступает состояние Опасности. В этом состоянии человек или организация начинают взаимодействовать с другими и вносить свой вклад в деятельность. При этом они сталкиваются с ситуациями, угрожающими их деятельности. Например, продавец, о котором шла речь в предыдущей статье, внезапно обнаруживает, что у него проблема с завершением крупных сделок. Он неплохо справлялся с простыми ситуациями в работе, но не может самостоятельно завершить более серьезные сделки. На самом деле Опасность – новый, более высокий уровень по сравнению с Несуществованием. Но если он не справится с Опасностью, то очень скоро снова окажется в Несуществовании.

Деятельность может оказаться в состоянии Опасности, даже если до этого была в более высоком состоянии. Когда статистика показывает продолжающийся устойчивый спад или резкое снижение – это состояние Опасности. Например, у компании был продолжительный рост продаж смартфонов, затем он сменился постепенным снижением, которое продолжается много недель. Это состояние Опасности, и, чтобы с ним справиться, необходимо выполнить определенные шаги.

Состояние Опасности также появляется, когда случаются какие-то угрожающие деятельности ситуации. Например, со склада пропали какие-то ценности. Возможно, что даже основная статистика склада при этом растет, но, тем не менее, есть угрожающая ситуация в области сохранности ценностей. И в таком случае именно в отношении сохранности ценностей от исчезновения должны быть выполнены шаги формулы.

1. Обойдите привычки или установившуюся практику.

2. Справьтесь с ситуацией и любой опасностью в ней.

3. Назначьте себе состояние Опасности.

4. Введите в действие свою собственную этику, выяснив, что именно вы делаете неэтично, и используйте самодисциплину, чтобы исправить это и стать честным и       порядочным.

5. Реорганизуйте свою жизнь так, чтобы эта опасная ситуация не возникала у вас постоянно.

6. Сформулируйте и примите твердое правило, которое позволит вам впоследствии выявить подобные ситуации и предотвращать их возникновение вновь и вновь – Л. Рон Хаббард⁵.

Например, применение формулы Опасности сотрудником может выглядеть следующим образом.

Главная статистика начальника отдела продаж «Сумма договоров, по которым была получена предоплата» пошла вниз, что говорит о состоянии Опасности в его деятельности начальника отдела. Конечно, его первое побуждение – засучить рукава и броситься в бой, собственноручно осуществляя продажи. Многие так бы и поступили. Но это ловушка. Поступив таким образом, он сможет улучшить состояние должности продавца, но при этом обязательно усугубит свое состояние в роли начальника отдела продаж и обязательно опустится до Несуществования. Так что пусть возьмет себя в руки и выполнит шаги формулы Опасности исходя из того, что он является начальником отдела продаж и должен выполнять шаги формулы именно в этой роли.

Он выполняет шаги формулы следующим образом.

1.  «Обойдите привычки или установившуюся практику». Предположим, что начальник отдела продаж никогда не обращал внимания на то, чтобы менять свой подход к управлению продажами в периоды снижения спроса. Например, в период майских праздников множество потенциальных клиентов просто разъезжаются на отдых, и поэтому начиная с конца апреля и до середины мая объем договоров снижается. Его привычка заключается просто в том, что он ставит квоты своим подчиненным и одобряет их планы, как обычно, не добиваясь, чтобы эти планы учитывали изменение спроса. И как только наступила последняя неделя апреля, его статистика пошла вниз. Обойти привычку в данном случае означает, что ему необходимо срочно пересмотреть планы на следующую неделю и добиться, чтобы в них были включены задачи, которые компенсируют снижение спроса.

2. «Справьтесь с ситуацией и любой опасностью в ней». Ему необходимо взять выполнение планов подчиненными под контроль. Скорее всего, придется прямо в течение недели пересматривать планы, значительно усилить контроль выполнения планов, корректировать, проводить дополнительные инструктажи продавцов. Возможно, придется срочно придумать какие-то необычные действия, чтобы продавцы могли любой ценой получить необходимый объем договоров. Ведь опасность заключается в том, что отдел продаж завалит план по продажам и в результате компания останется без дохода. Выполнить этот шаг не так уж просто, и он может считаться выполненным, когда опасность миновала и договоры заключены в нужном объеме.

3. «Назначьте себе состояние Опасности». Этот шаг необходим по той причине, что в большинстве случаев, выполнив предыдущий шаг, человек просто расслабляется, ведь опасность уже миновала! Этим шагом начальник отдела продаж просто устанавливает, что он по-прежнему в опасности, ведь он еще ничего не сделал, чтобы эта ситуация не возникала вновь.

4. «Введите в действие свою собственную этику, выяснив, что именно вы делаете неэтично, и используйте самодисциплину, чтобы исправить это и стать честным и порядочным». Только в этот момент стоит подумать, что именно он делал нерационально, неэтично. И нужно разобраться, что является причиной, из-за которой он не обращал внимания на приближающиеся спады и заблаговременно не планировал какие-то действия, чтобы с ними справляться. В данном случае причиной этого может быть просто то, что он не имеет долгосрочных планов работы. Он знает, что долгосрочное планирование важно, он слышал об этом, проходя обучение, ему неоднократно об этом напоминали, но он никогда не выделял время на то, чтобы заниматься таким планированием. Поэтому он собирает все данные об изменениях спроса на продукцию компании и составляет план на год, в котором предусмотрены задачи, необходимые для того, чтобы заранее готовиться к периодическим спадам спроса в период майских праздников, январских каникул и т.д.

5. «Реорганизуйте свою жизнь так, чтобы эта опасная ситуация не возникала у вас постоянно». Он устанавливает в своем еженедельном расписании время, когда он должен заниматься коррекцией плана на год, устанавливает напоминания в календарь, вносит описание этих действий в должностную папку. Теперь он планирует свое рабочее время так, чтобы у него были учтены задачи по сбору и анализу данных об изменении в спросе и коррекции планов.

6. «Сформулируйте и примите твердое правило, которое позволит вам впоследствии выявить подобные ситуации и предотвращать их возникновение вновь и вновь». Это может быть очень простое правило, например: “Готовиться к каждому из приближающихся спадов спроса как минимум за два месяца”. Он вносит это правило в должностную папку и с этого момента выполняет.

Обратите внимание, что, скорее всего, его статистика пойдет вверх после выполнения второго шага формулы Опасности, но это не означает, что он справился с этим состоянием. Он находится в состоянии Опасности до тех пор, пока не выполнил все шаги.

Любой сотрудник компании, независимо от уровня в иерархии, обязан выполнить шаги формулы Опасности, если находится в этом состоянии. Он не должен ожидать каких-то распоряжений по этому поводу, обнаружив Опасность, он обязан просто выполнить эти шаги. Если он действительно выполнит их качественно, то никогда больше у него не возникнет Опасность по этой причине.