Kitabı oku: «Формулы состояний», sayfa 3

Формула Опасности для руководителя

В работе руководителя могут возникать следующие ситуации⁶:

1. Статистики кого-то из подчиненных долго не растут.

2. Статистики кого-то из его подчиненных резко упали.

3. Подчиненный не справился с какой-то ситуацией, и руководителю приходится выполнить за него работу.

4. Руководитель неожиданно обнаруживает, что выполняет работу за кого-то из подчиненных.

Это говорит о том, что кто-то из подчиненных не справляется со своей работой. Например, начальник отдела продаж вдруг обнаруживает, что ему приходится завершать сделки за кого-то из продавцов. Или у кого-то из продавцов просто упали продажи.

Обратите внимание, речь идет не о состоянии самого руководителя, а о состоянии какой-то из подчиненных ему областей. Например, руководителю Финансового отделения приходится собственноручно улаживать кого-то из кредиторов из-за неоплаченных вовремя счетов. Другой пример – статистика отдела Дохода падает, что свидетельствует о состоянии Опасности в отделе.

В этих случаях руководитель должен выполнить «формулу опасности для руководителя»⁷:

1. Обойдите (проигнорируйте подчиненного или подчиненных, которые обычно отвечают за данную область деятельности, и возьмите управление этой областью в свои руки).

2. Справьтесь с ситуацией и любой опасностью в ней.

3. Назначьте области, в которых пришлось улаживать ситуацию, состояние Опасности.

4. Назначьте состояние Опасности каждому, кто имеет отношение к данному состоянию Опасности в этой области. Добейтесь, чтобы они выполнили шаги формулы, и убедитесь, что они выполнили их.

5. Реорганизуйте данную область деятельности так, чтобы эта ситуация не повторялась.

6. Предложите какое-то твердое правило, которое в будущем выявит и (или) предотвратит повторение этого состояния.

Шаг №1. В примере выше руководитель Финансового отделения столкнулся с необходимостью улаживать кредиторов из-за неоплаченных счетов. По сути, он уже выполнил первый шаг – он обошел как минимум начальника отдела Расходов в этой деятельности.

Шаг №2. Он собственноручно улаживает кредиторов, согласовав с ними реалистичный график оплаты, который компания сможет выполнять. А также тщательно проверяет и корректирует планы по оплатам всех остальных кредиторских обязательств компании. Таким образом, он собственноручно наводит порядок в оплате счетов кредиторам.

Шаг №3. Он назначает состояние Опасности в отношении улаживания недовольных кредиторов, эта область – часть функций отдела Расходов. Поэтому он объявляет о состоянии Опасности в отделе Расходов.

Шаг №4. В компании за все функции отдела Расходов отвечает один человек – начальник отдела. Руководитель Финансового отделения назначает ему состояние Опасности и добивается, чтобы тот выполнил все шаги формулы Опасности, описанные в предшествующей статье. Во время выполнения этих шагов начальник отдела сам разберется с причиной, по которой он не выполнял эту работу самостоятельно, в результате чего она попала к его руководителю.

Шаг №5. Руководитель Финансового отделения добивается, чтобы должностная папка начальника отдела Расходов была дополнена подробным описанием действий, которые руководителю отделения пришлось выполнять. Он также проводит начальнику отдела прояснение продукта и функций в отношении описанных обязанностей. А затем некоторое время тщательно контролирует, чтобы эти обязанности выполнялись правильно.

Шаг №6. Хорошим правилом для всех сотрудников в этой ситуации будет: “Если что-то не получается, необходимо немедленно получить консультации и разобраться, как делать работу, а не запускать ее до такого состояния, когда придется вмешаться руководителю”.

В данном примере руководитель обошел подчиненного и выполнил за него работу. Этот обход был необходим, потому что подчиненный не смог самостоятельно справиться с ситуацией. Справедливо и обратное – любой обход создает состояние Опасности. Ведь обход “выключает” того, кого обошли, из работы, он становится не нужен. Руководитель, который обходит подчиненного, делает его ненужным в области обхода. Если для этого нет очевидных причин, это может очень сильно расстраивать людей, выбивая у них почву из-под ног.

Если руководитель имеет привычку обходить подчиненных, он создает в области обхода состояние Опасности. Например, директор компании, который мимоходом дает указания продавцам, создает состояние Опасности, лишая начальника отдела продаж влияния на подчиненных. Если это не будет улажено, начальник отдела довольно быстро упадет в состояние Несуществования.

Скорее всего, вы сталкивались с компаниями, где властный директор имеет привычку отдавать распоряжения всем, кто под руку попался. Как правило, такие компании страдают от нехватки руководителей среднего звена. Это вполне закономерно, ведь постоянными обходами такие директора не оставляют и камня на камне от попыток руководителей среднего звена контролировать свои области ответственности.

Конечно, если подчиненный не справляется и требуется вмешательство, это нельзя игнорировать. Но всякий раз, обходя кого-либо из подчиненных, человек обязан выполнить все шаги формулы Опасности для руководителя. Ведь сам обход – только первый шаг формулы. Для того чтобы справиться с состоянием Опасности, необходимо успешно выполнить все остальные, чтобы больше к этому не возвращаться.

Руководитель несет ответственность за то, чтобы в случае обхода выполнить все шаги этой формулы.

Руководитель несет также ответственность за то, чтобы выполнить шаги в случае падения статистик, как было сказано в начале статьи. Ведь если он будет бездействовать, довольно скоро он сам опустится до Опасности и вместо формулы Опасности для руководителя ему нужно будет выполнять шаги формулы Опасности, рассмотренной в предшествующей статье.

Формула Чрезвычайного положения

Если статистика остается на одном уровне или постепенно понижается – это состояние Чрезвычайного положения.

В материальном мире ничто не может оставаться в неизменном состоянии, есть либо улучшение, либо ухудшение. Поэтому, если отсутствует рост статистики, мы имеем дело с ухудшением.

Вот формула Чрезвычайного положения⁸:

1. Продвигайте. Это применяется к организации. Человеку лучше сказать “производите”.

2. Измените основу того, как вы ведете дела.

3. Экономьте.

4. Затем приготовьтесь предоставлять.

5. Укрепите дисциплину.

Например, руководитель Технического отделения обнаружил, что находится в состоянии Чрезвычайного положения потому, что с наступлением лета начал снижаться объем производства. Главная статистика должности постепенно снижается.

Шаг №1. Ему необходимо более результативно работать. Для этого он усиливает контроль за планированием производства, добиваясь, чтобы при планировании учитывались все возможные ресурсы производства. Он усиливает контроль выполнения планов, для этого проводит дополнительные инспекции и координации с руководителями. Он добивается от отделения Распространения (2), чтобы все заказы, запуск которых в производство по каким-то причинам затягивается, были как можно быстрее запущены. Он добивается от отдела Дохода сбора предоплат по договорам, чтобы их можно было как можно быстрее запустить в производство. Требует от отделения Построения (1), чтобы срочно были выполнены проекты по доукомплектации Технического отделения недостающим персоналом. Благодаря этим действиям он поднимает уровень производства. Вполне возможно, что уже в этот момент его статистика начинает расти, но так как он не завершил все шаги формулы, он по-прежнему в состоянии Чрезвычайного положения.

Шаг №2. Если он просто выполнит первый шаг формулы, но не изменит основу ведения дел, довольно скоро он снова может оказаться в Чрезвычайном положении. Ему необходимо изменить подход к работе. Он может это сделать, так как благодаря выполнению предшествующего шага знает, что именно в этой основе не так. Поэтому он добивается, чтобы были организованы регулярные координации руководителей отдела Продаж (6), отдела Дохода (7) и отдела Планирования производства (10), чтобы согласовывать действия, которые приведут к повышению загрузки производства. Регламент компании по координации дополняется соответствующим разделом, а сам регламент попадает в должностные папки руководителей. Он дополняет собственные обязанности пунктами, которые были успешны при выполнении первого шага формулы, превращая их в регулярные действия.

Шаг №3. Экономьте. Этот шаг не требует каких-то особых усилий. В данном примере руководителю Технического отделения нужно экономить, то есть не растрачивать зря свое рабочее время и силы. Ведь когда деятельность становится более организованной и благодаря этому у руководителя возникает свободное время, появляется множество соблазнов потратить это время зря.

Шаг №4. Приготовьтесь предоставлять. Благодаря выполненным предыдущим шагам статистики уже растут, и возникает угроза, что этот рост остановится из-за нехватки ресурсов. Например, растущее количество заказов приведет к перегрузке оборудования или будет не хватать рабочих рук для выполнения. Руководителю Технического отделения необходимо что-то сделать, чтобы не попасть в такую ситуацию, необходимо оценить, где могут возникнуть узкие места в потоке производства, и предусмотрительно позаботиться, чтобы этого не произошло.

Шаг №5. Укрепите дисциплину. Это довольно просто – все установленные правила должны соблюдаться без отклонений. Руководитель отделения вовремя приходит на работу, точно соблюдает расписание координаций, выполняет все запланированные действия и требует соблюдения от подчиненных. Благодаря этому он подготовится к выполнению шагов формулы состояния Нормальной деятельности.

Эта формула применима как к отдельной должности, так и к компании в целом. Если доход не растет, необходимо сначала заняться продвижением и, добившись в этом результатов, изменить основу деятельности, из-за которой доход перестал расти. Довольно часто такой основой является банальная экономия средств на продвижение или даже почти полное отсутствие действий по продвижению. В таком случае нужно будет изменить правила распределения средств и нанять кого-то, кто будет профессионально осуществлять продвижение. К этому моменту статистика дохода, скорее всего, пойдет вверх, и возникает соблазн увеличения затрат, поэтому необходимо экономить. Экономить – не означает урезать затраты на продвижение, это значит расходовать бережно, то есть заботиться о том, чтобы расходы приносили пользу. Затем компании придется подготовиться к увеличению объема предоставления продукта и затем – укрепить дисциплину.

В зависимости от масштабов деятельности на выполнение шагов формулы может уйти разное время, и до того момента, пока все шаги формулы не выполнены, эта область деятельности остается в состоянии Чрезвычайного положения.

Формула Нормальной деятельности

Состояние Нормальной деятельности – это устойчивый постепенный рост статистики.

Наверное, это самое комфортное состояние для управления деятельностью. С одной стороны, есть устойчивый рост, а с другой – скорость роста такова, что не требует применения каких-то экстренных мер.

Формула Нормальной деятельности⁹:

1. Когда вы находитесь в состоянии Нормальной деятельности, вы поддерживаете увеличение тем, что ничего не меняете.

2. Этика очень мягка, правосудие довольно мягко, не принимается никаких особо жестких мер.

3. Когда статистика улучшается, тщательно изучите ее и выясните, что ее улучшило, и затем делайте это, не прекращая делать то, что вы делали раньше.

4. Каждый раз, когда статистика слегка ухудшается, быстро выясните причину и устраните ее.

Довольно примечательно, что многие руководители, находясь в состоянии Нормальной деятельности продолжительное время, начинают испытывать что-то вроде “творческого зуда”. Появляется побуждение что-то срочно изменить, перестроить, но если действия не будут соответствовать шагам формулы, они могут привести к тому, что состояние ухудшится. Так что самое разумное – находясь в этом состоянии, не производить каких-то кардинальных изменений, ведь в целом дела идут хорошо.

В одной из своих производственных компаний, которая занималась разработкой и изготовлением наград, я столкнулся с тем, что манера общения с клиентами одного из менеджеров по продажам меня просто шокировала. Он разговаривал с клиентами на суржике, что с моей точки зрения было просто ужасно и ухудшало имидж компании. Каждый раз, когда я слышал, как он по телефону общается с клиентами, мне хотелось что-то с этим сделать. Но каждый раз я смотрел на его статистики, которые при этом были в состоянии Нормальной деятельности, и, следуя формуле состояний, брал себя в руки. Через некоторое время этот менеджер вырвался в лидеры продаж, и я обнаружил, что одной из причин его успеха было то, что он общался с клиентами не на “правильном” русском или украинском, а именно на суржике. Он работал в основном с городскими и районными администрациями, и это был именно тот язык, который они понимали. Благодаря этому создавалось доверие и взаимопонимание. Если бы я не знал и не применял в данной ситуации формулу Нормальной деятельности, стремление к улучшению могло бы нанести ущерб деятельности.

Так что, находясь в этом состоянии, нужно не прекращать то, что делается, а, наблюдая за статистиками, обнаруживать, что вызывает  улучшение, и усиливать это. Например, начальник отдела продаж в Нормальной деятельности – доход постепенно растет. Ему стоит проанализировать, какие действия отдела приводят к росту статистики, и затем усилить это. Например, он может обнаружить, что гораздо более успешны презентации услуг компании, когда клиент приезжает в офис, а не когда менеджер едет к клиенту. Несложно дать менеджерам рекомендации, чтобы по возможности они старались организовывать встречи в офисе. Конечно, при этом нужно проследить, чтобы не снизилось количество таких презентаций.

Предположим, начальник отдела продаж обнаружил, что время от времени менеджеры по продажам нарушают обещания, которые они дали потенциальным клиентам, и просто забывают вовремя отправить расчет стоимости заказа, потому что перегружены работой. В такие моменты они откладывают общение с потенциальными клиентами и уделяют внимание только тем, кто уже на волосок от заключения договора. Не составляет большого труда предоставить менеджерам по продажам какого-то помощника, который будет составлять расчеты заказов и быстро отправлять их потенциальным клиентам, а после этого передавать данные продавцу. Благодаря этому менеджеры будут разгружены от рутинной работы, и их статистики вырастут.

“Этика очень мягка, правосудие довольно мягко, не принимается никаких особо жестких мер” – это не означает, что в состоянии Нормальной деятельности можно “расслабиться” и допустить снижение дисциплины. Если вы всегда требовали, чтобы сотрудники точно соблюдали расписание работы, и штрафовали за опоздания, вы просто продолжаете это делать и дальше. Но если вы этого не делали и при этом оказались в состоянии Нормальной деятельности, было бы ошибкой начать резко закручивать гайки. Если это необходимо для повышения статистик, вы применяете какие-то меры воздействия, но делаете это мягко, при необходимости постепенно усиливая воздействие.

Применение формулы Нормальной деятельности требует большого мастерства и разумности, ведь необходимо различать относительно небольшие изменения в деятельности и затем действовать быстро. Шаги формулы могут создавать ложное впечатление, что в этом состоянии можно расслабиться, но это не так! Выполняя эти шаги, необходимо действовать быстро и точно. А чтобы не совершать ошибок, необходимы графики статистик и хороший контроль за выполнением планов. Применение формулы Нормальной деятельности требует большого профессионализма.