Kitabı oku: «Protocolo para la organización de actos oficiales y empresariales.», sayfa 3

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4. ¿Para qué sirve el protocolo?

En apartados anteriores he afirmado que el protocolo ha tenido diferentes funciones. Llega ahora el momento de justificar la práctica protocolaria en nuestros días y de dotar de contenido actualizado al protocolo.

Algunas de las misiones del protocolo en la historia de la humanidad podrían resumirse en:

 Evitar conductas consideradas inapropiadas.

 Proporcionar seguridad a quienes imponen la norma protocolaria.

 Cohesionar a un grupo social, premiando determinados valores y castigando conductas no deseadas.

 Elaborar procedimientos que la tradición ha validado.

Sin olvidar el sentido y el valor que históricamente se ha dado al protocolo, es necesario añadir otra función ineludible en una sociedad que cada día demanda más información y conocimiento. Me refiero a la comunicación, para la que la organización de actos se ha convertido en otra herramienta más que traslada a los diferentes públicos mensajes muy elaborados que tienen por finalidad influenciar o persuadir.

4.1. Protocolo en sociedades democráticas

En las sociedades avanzadas democráticamente, los límites que establecen las normas oficiales son suficientemente amplios y, tanto en la práctica organizativa como en la forma de relacionarnos con los demás, debemos considerar con flexibilidad la demarcación del protocolo.

En este tipo de sociedades, la inmensa mayoría respeta la ley por convencimiento. En ellas, el protocolo social es puesto en práctica para integrar a las personas en lugar de rechazarlas. El protocolo sirve para acercar, en lugar de alejar.

El protocolo oficial, por otro lado, se basa en normas democráticamente sancionadas y, de forma explícita, se dispone que quien más votos obtiene en las urnas es quien goza del privilegio de ocupar puestos preferentes. Los cargos elegidos en las urnas preceden a los cargos designados estableciendo, aunque a veces se afirme lo contrario, una verdadera jerarquía que ha sido determinada por la voluntad popular. El protocolo oficial, entonces, tiene como finalidad la de escenificar la responsabilidad ganada lícitamente en las urnas. Así, la posesión de un título nobiliario ya no es razón suficiente para disponer de lugar preferente en los actos oficiales, como ocurriera en otros tiempos en España, por ejemplo.

Del mismo modo, en el ámbito del protocolo social y en sociedades avanzadas, es el logro personal el que da acceso a determinados círculos sociales y no la pertenencia a una familia o grupo de poder concreto. Es aquí donde el protocolo social se convierte en verdadera herramienta de acercamiento entre personas, ayudándolas a sentirse cómodas y a ofrecer comodidad a los demás. El protocolo social no es norma impuesta como lo pueda ser la que determina el protocolo oficial, sino que es la persona la que goza de la libertad de elegir su modo de actuar y, como consecuencia, la libre elección del círculo social en el que quiere integrarse.

A la vista de lo anterior, la norma protocolaria democrática coloca a cada cual donde le corresponde, de acuerdo con la voluntad popular, el logro social o la propia intención. Con los argumentos anteriores se pueden revocar las afirmaciones de algunos políticos que, desconociendo el alcance, la validez y la vigencia de la actuación protocolaria en el ámbito oficial, se permiten afirmar “yo soy poco protocolario”, ignorando que están afirmando que ellos son poco democráticos o muy maleducados, según se refieran a protocolo para la organización de actos o al protocolo social.

El protocolo oficial democrático tiene por objeto acercar las instituciones oficiales y de gobierno a la sociedad con transparencia, rigor y afán comunicativo y de servicio.

El protocolo social en sociedades avanzadas tiene por objeto integrar a las personas y facilitar la socialización de las mismas, provocando su unión y proximidad, además de ofrecer la posibilidad de compartir valores.


4.2. Protocolo en sociedades dictatoriales

Por el contrario, en sociedades dictatoriales, en las que el estado ejerce una alta presión y mantiene bajo un férreo control las estructuras de poder y las sociales, el protocolo es rígido y se constituye por sí mismo en herramienta de represión y de manifestación explícita del poder y dominio de quienes detentan y ocupan los más altos niveles de riqueza y de decisión. El grado de indulgencia o el nivel de coacción que la oligarquía ejerce afecta también a la organización de sus actos oficiales y a la manera en la que los integrantes de estas sociedades se relacionan.

El protocolo oficial se convierte, en las sociedades de libertad limitada, en la herramienta que sirve para recordar al pueblo quiénes son los que llevan las riendas del destino de la nación. Es el protocolo, en estas sociedades, un elemento más de la maquinaria de represión, en el que normalmente se pone de manifiesto la megalomanía de sus responsables. En los actos públicos se hace especial énfasis en el poder de los altos jerarcas, colocándolos a veces en lugares reservados o que les identifiquen como verdaderos dioses omnipotentes.

El protocolo oficial que se pone en práctica en sociedades dictatoriales tiene una finalidad propagandística, aspira a actuar de elemento represor y pone de manifiesto el poder de unos pocos sobre la mayoría de la sociedad.

En la misma línea que el protocolo oficial, se utiliza el protocolo social, que exige el conocimiento de determinados modales, no ya para incluir, sino para excluir a determinadas personas de círculos privilegiados desde los que se pretende detentar, ostentar y conservar el poder a toda costa.

El protocolo social se transforma, en este caso, en un escudo con el que se resguardan determinados privilegios, aunque no se tenga derecho a ellos ni se haya aportado valor a la sociedad. En este tipo de sociedades, tanto el protocolo social como el oficial propugnan la separación, el establecimiento y la compartimentación de clases sociales, delimitándolas, distanciándolas y procurando su impermeabilidad.


4.3. La finalidad del protocolo

A la vista de lo anterior, es fácil afirmar que el protocolo es una potente herramienta para crear, mantener y reforzar relaciones institucionales y sociales, entre otras circunstancias.

La puesta en práctica de la técnica y el conocimiento de la norma protocolaria en la organización de actos contribuye a la visibilidad de representantes políticos, instituciones, empresas y personas explicitando la calidad y cualidad personal y la institucional.

Generar percepciones –más aún si se acercan a la realidad– es necesario para generar credibilidad. Por eso, cabe afirmar que no solo es necesario ser sino también parecer. La rectitud moral exigible a los responsables públicos hace actual la cita de “no basta que la mujer del César sea honesta; también tiene que parecerlo[23]”. El protocolo ayuda a trasladar la mejor cara de las instituciones a su público objetivo y busca hacer coherente la realidad institucional y la actuación personal de sus representantes.

Pero es importante destacar, también, que el protocolo debe ser un instrumento de las organizaciones y no un fin en sí mismo. Aplicar las normas de organización de actos o las exigidas en las relaciones sociales debe permitirnos ser eficientes y eficaces, minimizar errores y hacer rentable la actuación personal o de la institución, según sea el caso.

A modo de conclusión de este apartado, se puede afirmar que el protocolo oficial y el social se constituyen como verdaderas herramientas de comunicación y de marketing para las relaciones institucionales y personales.

La finalidad del protocolo es poner en valor a las instituciones, a las empresas y a las personas.

5. Tipología del protocolo

Hacer referencia al protocolo obliga necesariamente mencionar la norma como ya se ha comentado con anterioridad. Genéricamente, y a los efectos que persigue este libro, según el ámbito de aplicación de esa norma, se podrían distinguir tres tipos de protocolo.

 Protocolo oficial

 Protocolo empresarial

 Protocolo social

Aun cuando estas tres categorías gozan de peculiaridades suficientes como para ser diferentes, todas ellas se complementan y afectan entre sí.

Si nos referimos al protocolo como las normas que hacen cómoda la relación entre personas, parecería que el protocolo social debería ocupar la base de todo el protocolo. Sobre él se crea la estructura del protocolo oficial y del protocolo empresarial.

No obstante, parece que es el protocolo empresarial el que más utiliza y se nutre del conocimiento de las reglas sociales para convertirlas en herramientas que permiten a la empresa ofrecer excelencia en la atención a sus clientes, las relaciones públicas y relaciones institucionales. Además, el conocimiento de los usos y costumbres de otros países es absolutamente necesario para negociar con éxito con personas de otras culturas.

Dado que este libro tiene por objeto la organización de actos oficiales y empresariales, dejaremos las técnicas y habilidades relacionadas con el protocolo social para otra ocasión y nos centraremos en lo necesario para diseñar y llevar a cabo con éxito cualquier tipo de acto.

Sin embargo, parece obligado ofrecer una breve exposición de los aspectos relacionados con el protocolo social y las aplicaciones de este en el mundo de la empresa.

5.1. Las características del protocolo oficial, empresarial y social

La principal característica del protocolo oficial es su rigidez. El protocolo oficial se rige por normas legales que no pueden ser modificadas o interpretadas libremente. El protocolo oficial tiene por objeto poner orden entre los lugares que ocupan los cargos públicos en actos públicos, y esta circunstancia es inamovible. El protocolo oficial es, en este sentido, rígido.

En multitud de ocasiones he manifestado que en el protocolo oficial no existe, en mi opinión, la flexibilidad. Se puede ser flexible y creativo en la arquitectura de interiores, en la redacción de un discurso o en la elección y distribución de flores. Pero eso no es hacer protocolo oficial. Protocolo oficial es igual a determinación del “quién va antes de quién” o “quién va detrás de quién” a lo que se pueden sumar unos mínimos detalles contextuales que elaboren, orienten o refuercen un siempre predeterminado mensaje. La creatividad en protocolo oficial disminuye proporcionalmente con el grado de amplitud normativa que exista. A mayor detalle en la norma, mayor rigidez.

Poco se puede añadir con la imaginación de un responsable de protocolo a un acto oficial que no distorsione la verdadera misión del protocolo oficial: disponer las personas en el poder político tal y como la voluntad popular ha determinado y distribuir los símbolos conforme estipula la ley.

No puedo imaginar a ningún responsable de protocolo oficial que, en busca de la creatividad, coloque a un director general antes que a su ministro. Las precedencias son las que son y no admiten discusión o interpretación. Pero aun admitiendo que el protocolo oficial es rígido, en numerosas ocasiones se hace verdadera ingeniería para que, bordeando el límite de lo establecido por las precedencias oficiales, los que son más importantes en el momento ocupen los puestos más vistosos.

Por lo que respecta al protocolo de empresa, sí se puede ser absolutamente creativo, por la flexibilidad de todo orden que permite la organización de actos en este ámbito. Solo habría que decir que hoy preside el acto el director de marketing y mañana lo hará el subdirector de I+D, simplemente porque conviene así a los intereses empresariales.

A los empresarios no les interesa absolutamente nada lo que diga la norma oficial. Ellos entienden que el protocolo empresarial es la suma de “saber ser y estar”, técnicas de marketing y astucia en comunicación. Solo hablan de protocolo si ello es rentable en términos económicos, refuerza su imagen ante su público, posiciona su marca o aumenta sus posibilidades para hacer mejores negocios. Su pregunta recurrente es “¿Me sirve?”. Si la respuesta es “no”, ya se puede imaginar dónde irá a parar el protocolo.


Por la razón anterior es por la que muchos consultores se equivocan cuando pretenden hablar a un grupo de empresarios de ordenación de banderas y establecimiento de precedencias. Para la empresa, nada de esto es rentable. El protocolo, así explicado, para un empresario, no tiene ningún valor.

En lo que se refiere al protocolo social, cabe destacar que los modos de proceder públicos son fácilmente imitables, al menos en sus aspectos más visibles. Tener éxito en ambientes sociales exigentes o en culturas diferentes a la propia exige –además de un profundo conocimiento de usos y costumbres– respeto y adaptación a nuevas circunstancias y a diferentes formas de actuación pública. Aculturación y adaptación al cambio y a nuevas perspectivas culturales van de la mano.

Como conclusión, deberemos destacar que, por encima de espacios de aplicación y personas a las que puedan afectar, el protocolo es norma de obligado cumplimiento o de libre asunción pero, al fin y al cabo, norma.


5.2. Protocolo oficial

Cuando nos referimos al protocolo oficial, lo hacemos respecto a las normas escritas de obligado cumplimiento que regulan, entre otras cosas:

 Las precedencias u orden de prevalencia de los cargos públicos en los actos oficiales.

 Los himnos nacionales.

 El uso oficial de tratamientos de honor y cortesía.

 La concesión y uso de condecoraciones oficiales.

 El uso de la bandera.

 Los honores militares que corresponden a las autoridades.

Además de los anteriores, deben incluirse en la normativa que rige el protocolo oficial cuantas disposiciones legales afecten a la organización de actos, sus participantes, la seguridad de las personas e instalaciones o el uso de toda simbología oficial.

Cabría destacar aquí que la infracción de la norma jurídica puede ser constitutiva de sanción o pena en la que pueden incurrir quienes dirigen o son responsables de los actos oficiales y no cumplen con lo determinado por la ley. Por ello es imprescindible, para quienes se dedican al protocolo, el conocimiento de las normas jurídicas. La omisión o el desconocimiento no eximen de culpa. Lo anterior es extensible para los que tienen responsabilidad en la empresa.

Con independencia del dominio del conocimiento y la forma de aplicación de las leyes, siendo el protocolo oficial la “expresión plástica del poder”, es absolutamente necesario que el responsable de protocolo de una institución oficial sepa distribuir a las personas y los elementos simbólicos con una maestría y pericia que deben ir más allá del plano estético para generar mensajes conforme a la idea de que quien es más importante, en proporción al deseo popular expresado en las urnas, ocupe siempre los puestos más destacados y obtenga más visibilidad.

Aunque más adelante se expondrán cuáles son las técnicas que permiten generar mensajes, que pueden ser explícitos o implícitos, parece oportuno mencionar ahora algunos elementos que permiten al observador conocer la importancia relativa de las personas que participan en un acto oficial.

Los factores que determinan en protocolo la mayor o menor significación de las personas son:

1 Distancia al anfitrión y a los símbolos. A menor distancia, mayor importancia.

2 Altura respecto del anfitrión. A mayor igualdad de nivel, más importancia.

3 Color del lugar donde se realiza la actividad. El color del lugar más distinguido es diferente al que ocupan la mayoría de invitados. Por ejemplo, los invitados más destacados que asisten al lugar de una celebración suelen acceder al mismo por una alfombra roja.

4 Número de personas que ocupan un mismo espacio. A menor número de personas, mayor importancia de las personas.

5.3. Las precedencias

Las precedencias, en protocolo oficial, vienen a determinar “quién va delante de quién” entre las autoridades que concurren a un acto público.

Es evidente que un ministro debe preceder a un director general y que, incluso, determinados ministros precederán a otros por su importancia relativa. Esa “importancia” viene especificada en los reglamentos de precedencias o queda establecida explícita o implícitamente por la persona que tiene capacidad legal para establecer el orden de las personas dentro de un organismo oficial. En relación con este caso, podemos afirmar que, en términos generales, es el ministro el que, dentro de su ministerio, establece las precedencias de sus directores generales, de la misma forma que un alcalde determina lo propio entre sus concejales.

Algunas normas de precedencias de países democráticos como España dejan claro que el establecimiento de las precedencias no confiere “por sí, honor o jerarquía, ni implica, fuera de él, modificación del propio rango, competencia o funciones reconocidas o atribuidas por la Ley[24]”. Desde mi modesto punto de vista, estar cerca de alguien situado a la cabeza de una organización es siempre motivo de honor y, casi por definición, el que precede, precede porque jerárquicamente está más arriba del precedido.

Para justificar lo anterior, observe el siguiente listado de precedencias que se corresponde con parte del art. 10º del R. D. 2099/1983 de 4 de agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado de España.

1 Rey o Reina.

2 Reina consorte o Consorte de la Reina.

3 Príncipe o Princesa de Asturias.

4 Infantes de España.

5 Presidente del Gobierno.

6 Presidente del Congreso de los Diputados.

7 Presidente del Senado.

8 Presidente del Tribunal Constitucional.

9 Presidente del Consejo General del Poder Judicial.

10 Vicepresidentes del Gobierno, según su orden.

11 Ministros del Gobierno, según su orden.

12 Decano del Cuerpo Diplomático y Embajadores extranjeros acreditados en España.

13 Ex Presidentes del Gobierno.

14 Presidentes de los Consejos de Gobierno de las Comunidades Autónomas, según su orden.

15 Jefe de la Oposición.

Quien más se acerca al n.º 1, que en este caso es el Rey o la Reina, tiene más responsabilidad, jerárquicamente tiene más subordinados y, desde luego, tendrá más honores que los que le siguen.

Así que me atrevo a afirmar que las precedencias, en el ámbito oficial, confieren honor, determinan jerarquías y están íntima y directamente relacionadas con las responsabilidades que una autoridad desempeña.

Lo que queda meridianamente claro en el establecimiento de precedencias oficiales es que cada país legisla conforme a sus necesidades y sus propias preferencias. En la ordenación de las personas que ocupan los cargos públicos se puede observar la condición democrática o dictatorial de un país, la división y separación de poderes y lo avanzado de su organización política.

En protocolo oficial, alterar el orden de precedencias es muy difícil y, en este sentido, se podría hablar de un tipo de protocolo rígido, como ya hemos dicho. La tradición, la costumbre y la norma legal establecen por periodos prolongados de tiempo qué se debe hacer, cuándo y cómo. El porqué solo afecta al inicio de la redacción de los reglamentos en los que se suele dar razón para el establecimiento de los mismos mediante una exposición de motivos que provocan la aprobación de la norma.

Legislar de nuevo o modificar una norma legal requiere a veces de complejos mecanismos y consenso político. Una legislación en la que se determine quién va delante de quién, por encima de ideologías y con idea de establecer una norma perdurable, requiere el consenso y la cesión de parcelas de poder que los políticos no siempre están dispuestos a transferir. Por citar un caso, desde 1983 hasta la fecha –finales de julio del año 2015– no se ha modificado o ampliado sustancialmente la normativa legal de precedencias en España, aun cuando está completamente obsoleta y su aplicación en determinados casos es arriesgada.

La ausencia de norma, por otro lado, permite al poder ejecutivo hacer y deshacer según su conveniencia dado que, al no estar determinada la preferencia en el lugar a ocupar, siempre se puede colocar al que más convenga según las “necesidades” del momento. En este caso, la vanidad, la preferencia personal o la ideología política de quien está en el poder podrían llegar a soslayar los más elementales principios democráticos.

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9788416758135
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