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3.2. Planificación de la producción y planificación de compras
Se debe partir de la premisa de que cualquier actividad empresarial, incluida la logística, tiene como fin la consecución de los objetivos marcados en las distintas planificaciones que la misma se marca, las cuales son:
1 La planificación estratégica.
2 La planificación táctica.
3 La planificación operativa.
Definición
Estrategia
Plan que se compone de los principales objetivos y políticas de actuación de una organización con el fin de, mediante las acciones establecidas, conseguir los objetivos marcados por la dirección.
La planificación estratégica abarca todas aquellas acciones a realizar para la consecución de los objetivos que van a marcar el futuro más lejano de la empresa. Es por ello, que en la planificación estratégica de la logística, se deberán tomar decisiones tales como:
1 Las localizaciones geográficas de las plantas, almacenes, etc.
2 Los sistemas de transportes actuales y futuros.
3 El número de fábricas, almacenes, centros logísticos.
4 Etc.
La planificación táctica sería un escalón inferior de actuación estratégica es decir, qué acciones se han de realizar para la consecución de los objetivos marcados en la planificación estratégica. Por ello, una planificación táctica de la logística tratará de tomar decisiones sobre:
1 El diseño de los almacenes o centros de logística.
2 La propia ubicación de la logística dentro del seno de la empresa.
3 Las dimensiones de la flota de transporte
4 Los recursos humanos y de capital necesarios.
5 Etc.
Por último, la planificación operativa sería el escalón más bajo de todas aquellas acciones a realizar para la consecución de las metas u objetivos establecidos en los planes estratégicos de las empresas. La planificación operativa de la logística fijaría su atención en acciones como:
1 Las distintas previsiones de compras, ventas.
2 Los programas de almacenamiento y de transporte.
3 Etc.
Actividades
3. Enumere las diferencias más significativas entre las distintas planificaciones del departamento o el área de compras.
Por tanto, todo plan logístico necesariamente ha de pasar por la organización de las actividades logísticas de tal forma que los recursos materiales y humanos se optimicen garantizando en todo momento el mejor bien y/o servicio al cliente. Para ello, es fundamental una buena planificación de las compras pues toda actividad empresarial va a necesitar de materiales y suministros de bienes y servicios necesarios para la obtención del producto o servicio final destinado al cliente.
Es muy importante que en esta gestión de la planificación de las compras se tengan en cuenta las siguientes acciones:
1 Un plan de compras: ha de contener un pronóstico de las mismas, programas, políticas y presupuestos de compras ya sea para toda la empresa o para determinados departamentos o áreas.
2 Precio y calidad de las compras: se podría decir que el precio de los bienes y/o servicios necesarios a adquirir por la empresa es un el elemento que más atención requiere, ya que en muchos sectores va a suponer casi el 50 % del precio de venta del producto o servicio, por lo tanto, cualquier variación en los precios de compra, puede repercutir mucho en los beneficios de la empresa e incluso hacer que desaparezcan las posibles economías de escala de las que pueda beneficiarse la misma.
Definición
Economía de escala
Poder que la empresa obtiene como consecuencia de alcanzar un nivel óptimo de producción para ir produciendo más a menos coste. El ejemplo típico de economía de escala es la compra al por mayor; a medida que se aumentan en número de materias primas compradas, el precio de las mismas de manera unitaria disminuye.
Por tanto, es fundamental que la empresa lleve un control exhaustivo de todos los costes de las materias primas necesarias y de los suministros de bienes y servicios necesarios para la obtención de producto final, mediante la realización de una contabilidad analítica.
En cuanto a la calidad, es evidente que influye en la calidad final de los productos o servicios de la empresa. En ocasiones la calidad es el factor que hace que los clientes finales se decanten por determinados bienes o servicios independientemente de su precio, por tanto:
1 Condiciones de pago y entrega: la mejora en las condiciones de pago a los proveedores podrá suponer la empresa en primer lugar, una fuente de financiación en la medida que pueda retrasar el pago de los mismos sin costes adicionales o superiores al precio del dinero. Evidentemente, esta política redundará en el precio final del producto, participando en los planes y decisiones de precios que se tomen desde la dirección. Los plazos de entrega son fundamentales sobre todo en aquellas empresas que trabajan con stocks en almacén mínimos, bien por motivos de reducción de costes, bien por motivos de espacio que a su vez, redundan en una reducción de costes y, por tanto, en el precio final del producto o servicio.
Para una buena planificación de las compras, será necesario una adecuada política o plan de compras que permita a la empresa la consecución de sus objetivos a medio y largo plazo. Como guía para la toma de decisiones, deberán de ser flexibles para que puedan dar el suficiente margen y permitir adaptarse a las situaciones cambiantes que se producen en los mercados.
Actividades
4. A la hora de realizar una planificación de gestión de las compras, ¿qué aspectos habrá que tener en cuenta?
Como responsabilidad directa del responsable de compras y en muchos casos, en relación directa con el departamento de logística (siendo el objetivo principal el abastecimiento de materias primas y servicios necesarios para la satisfacción de las necesidades de la producción) el plan de compras deberá de contener aspectos tales como:
1 Las fuentes de abastecimiento. En este aspecto se prestará atención a variables como:Los tipos de materiales y la disponibilidad de los mismos en los mercados.La competencia existente.Las condiciones entre los diferentes proveedores.La ubicación geográfica de las fuentes de suministro.La solvencia económica de los proveedores.El aseguramiento de una corriente ininterrumpida de las materias primas y suministros de bienes y servicios necesarios para la producción.Prestigio, honradez, etc., del proveedor.
2 Las especificaciones. Este aspecto hace referencia a todas aquellas características y tolerancias establecidas y aceptadas para las materias primas y servicios adquiridos.
3 El precio y la calidad. Precio del producto o servicio y calidad del mismo, entendiendo por calidad, que el producto o servicio satisface las necesidades esperadas por el cliente.
4 Investigación y desarrollo. Básicamente en este aspecto se hace referencia a la búsqueda de nuevos materiales, mejoras en los ya existentes, la ampliación de las fuentes de abastecimiento, etc.
5 Ética. En relación a todos aquellos aspectos morales de conducta que deben de ser realizados por los compradores en los ejercicios de sus actuaciones.
6 Previsión de compras anticipadas. Este aspecto hace referencia a las compras realizadas a los proveedores y acreedores como consecuencia de hechos o eventos que son provocados por situaciones de incertidumbre y que pueden afectar al normal funcionamiento de la producción de la empresa.
7 Venta de material excedente o subproductos. Entendiendo como material excedente todo aquel adquirido por la empresa y no incorporado o procesado en el proceso de producción y que no van a tener aplicación futura en los procesos de producción. En cuanto a los subproductos, hace referencia a aquellos materiales que son obtenidos como consecuencia de la realización del proceso de producción. Como ejemplo de subproducto típico que se encuentra en la producción de aceite de oliva está el hueso de aceituna, el cual es utilizado como biomasa o como componente para la elaboración de pellet.
4. Secuencia del ciclo de compras para la empresa
Ninguna empresa es autosuficiente al cien por cien en relación a los bienes y servicios que necesita para la producción de sus productos o servicios que produce, por lo que es necesario que establezca relaciones comerciales con terceros para el abastecimiento de dichos bienes y servicios. Estos terceros (proveedores/acreedores) deberán tener una relación estrecha con la empresa para que todos los suministros se encuentren en las condiciones pactadas y en el momento adecuado para el correcto abastecimiento para la producción.
Se puede afirmar que la operación de compra es, si cabe, la más importante de todas las operaciones que realiza la empresa, ya que involucra a todo el proceso que se inicia desde el proveedor, la adquisición de los materiales, la negociación en las condiciones de pago a los proveedores y la recepción de las mercancías. La gran importancia de esta operación radica fundamentalmente en la necesidad de asegurar el abastecimiento de bienes y servicios que necesita la empresa para su producción, requiriendo para ello de una adecuada organización que va a involucrar a diferentes áreas de la empresa y, dependiendo del tipo de empresa, involucrará a unas áreas u otras.
Por tanto, la organización de la actividad de compras podrá ser de dos tipos:
1 Organización centralizada. En este tipo de organización, una única área de la empresa se encarga de todas las compras necesarias para la misma. Las ventajas fundamentales de este tipo de organización son:Una mayor especialización de las personas involucradas en las decisiones de compra.La obtención de una calidad uniforme en todas las compras.Unas mayores ventajas en precios y descuentos al centralizarse todo el proceso de compra.En cuanto a las desventajas de este tipo de organización, sin lugar a dudas la principal y más importante es la poca flexibilidad que posee este tipo de organización, ya que en muchas ocasiones la toma de decisiones no es la adecuada, no permitiendo modificaciones o adaptaciones ante cambios en las condiciones pactadas, sobre todo si existen necesidades cambiantes ante organizaciones empresariales con entidades geográficas dispersas.
2 Organización descentralizada. En este tipo de organización, las decisiones de compra van a estar delegadas en cada uno de los responsables de compra de cada una de las áreas o entidades geográficas de la propia empresa. Por tanto, entre las ventajas fundamentales se encuentran:El mayor conocimiento de los proveedores locales.La mayor atención de las necesidades específicas de cada una de las unidades que conforma la empresa.Una mayor agilidad en las compras.En cuanto a las desventajas se destacan:La menor uniformidad en la calidad de los bienes y servicios adquiridos.Una falta de esquematización en el procedimiento de compra.La no posibilidad de aprovechamiento de los descuentos y beneficios en precios y condiciones con los proveedores.La inexistencia de compradores especializados en la empresa.
Actividades
5. ¿Qué ventajas e inconvenientes existen entre la organización centralizada y descentralizada? Razone su respuesta.
Por tanto, el proceso de compra no es sencillo ya que en gran medida va a depender del tipo de empresa y de un gran número de variables que van afectar a la toma de decisiones de compra. No obstante, todas las empresas poseen estas cuatro etapas del proceso de compras:
1 Detección de las necesidades y requerimientos de bienes/servicios.
2 Selección de los proveedores.
3 Seguimiento y recepción de los pedidos.
4 Almacenamiento y registro de las compras.
Aplicación práctica
Manuel D. M. continúa con su proceso de puesta en marcha del departamento de compras, pero un directivo y socio de la empresa le ha preguntado cuáles son las ventajas y desventajas de la actual organización que ha elegido Manuel para la empresa. Esta persona no lo tiene muy claro y necesita que la ilustren en esta materia.
Ayude a Manuel a darle una explicación que satisfaga a su jefe la necesidad de información que tiene.
SOLUCIÓN
Manuel comenta a su jefe que la actual organización del departamento de compras alude a una organización centralizada de las compras. En esta organización, una única área de la empresa (el departamento de compras que dirige Manuel) se encarga de todas las compras necesarias para la misma, siendo las ventajas fundamentales de este tipo de organización:
1 Una mayor especialización de las personas involucradas en las decisiones de compra.
2 La obtención de una calidad uniforme en todas las compras.
3 Unas mayores ventajas en precios y descuentos al centralizarse todo el proceso de compra.
No obstante, Manuel ha de reconocer que este tipo de organización también posee desventajas siendo sin lugar a dudas la principal y más importante, la poca flexibilidad que posee este tipo de organización, ya que en muchas ocasiones la toma de decisiones no es la adecuada, no permitiendo modificaciones o adaptaciones ante cambios en las condiciones pactadas, sobre todo si existen necesidades cambiantes ante organizaciones empresariales con entidades geográficas dispersas.
4.1. Detección de necesidades y requerimientos de bienes/servicios
En esta primera etapa del proceso de compras, las áreas de las empresas que requieren de un determinado bien o servicio redactan su solicitud de compra al departamento área de compras de su unidad. El departamento de compras o área de compras analizará ese pedido teniendo en cuenta los pedidos anteriores realizados para que los bienes y servicios requeridos, coincidan en aspectos tales como especificaciones, cantidades, periodo de recepción, etc.
Estos pedidos se realizan normalmente en un formulario o ficha de compra que contendrá información relativa al nombre del proveedor, descripción del bien o servicio, cantidad, fecha de entrega, etc.
Sabía que...
No existe un modelo o ficha de compra normalizado. Cada empresa tendrá su propio modelo que cumplimentar y que no necesariamente ha de ser enviado al proveedor como nota de pedido, ya que generalmente los proveedores tendrán el suyo propio.
4.2. Selección de proveedores
Esta segunda fase del proceso de compra se divide en dos partes:
1 Proceso de investigación y búsqueda de proveedores.
2 Selección de los proveedores.
La fase de investigación y búsqueda de proveedores se realiza por el departamento de compras y comienza con la verificación de los ya existentes para todos o algunos bienes y servicios, y la necesidad de búsqueda de otros nuevos para la obtención de mejoras en aspectos tales como calidad, precio, tiempo de entrega, especificaciones, etc. Esta fase no tiene por qué realizarse continuamente, ya que requeriría de una gran inversión en tiempo y dedicación del departamento de compras que unido con el gran número de proveedores con los que suele trabajar una empresa, haría que el resto de funciones del departamento se ralentizaran en exceso.
Lo normal es que esta tarea de búsqueda que requiere un elevado coste en tiempo, se realice periódicamente con el objetivo de obtener una base de datos de proveedores, para que en el supuesto de que sea necesario el cambio, se acceda a la información necesaria de marea rápida y efectiva.
Muchos de los proveedores que van a formar parte de esa base de datos ni siquiera van a ser localizados por el responsable de la empresa, ya que toda esa información vendrá de los mismos proveedores a través de sus propios departamentos de comerciales que tienen por objetivo la captación de nuevos clientes.
La base de datos de proveedores ha de ser lo más completa posible, por lo que no solo basta con los datos básicos de los mismos, será necesaria información tal como revistas técnicas, folletos, catálogos, cartas, etc., es decir, toda aquella información que pueda ofrecer el proveedor y que pueda ser útil para la toma de decisiones o selección del proveedor.
La fase de selección del proveedor tiene como misión la comparación de las distintas propuestas obtenidas por los proveedores más adecuados en función de las necesidades de la empresa. Para realizar una buena selección se ha de tener en cuenta aspectos como el precio, la calidades de los bienes o servicios, condiciones de pago, plazos de entrega, etc. No es sencillo tomar la decisión y de hecho, las empresas se valen de técnicas y cálculos para ayudarse y cerciorarse, siendo lo más probable que la decisión tomada sea la más acertada.
Una vez tomada la decisión de cuál va a ser el proveedor seleccionado, se deberán de iniciar las negociaciones con el mismo para así adecuar las condiciones de compra de los bienes y servicios, finalizando dicho proceso con la orden de pedido y/o compra y la firma formal del contrato entre la empresa y proveedor.
Actividades
6. Establezca un producto o servicio y realice una pequeña búsqueda por internet de proveedores de dichos productos y/o servicios y realice una pequeña tabla donde se expongan las características que los diferencian.
4.3. Seguimiento y recepción pedidos
Una vez que el contrato con el proveedor se ha formalizado y se han realizado los pedidos de compra, el proceso no acaba aquí sino que continúa mediante un seguimiento por parte del departamento encargado de las compras, a través de contactos telefónicos, e-mail, etc., con el proveedor. En la práctica representa una constante supervisión del pedido, ya que es muy importante para determinadas empresas, que los bienes y servicios sean suministrados en un plazo de tiempo muy determinado.
La gran mayoría de las webs de proveedores permiten realizar un seguimiento de los pedidos incluso si la empresa de transporte no forma parte de la misma.
Sabía que...
El término Follow-up significa acompañar, seguir, fechar y hace referencia a la fase de seguimiento del pedido por parte del departamento de compras, con el objetivo de anticiparse ante posibles problemas, sorpresas desagradables, etc.
4.4. Almacenamiento y registro de las compras
La última etapa del proceso de compras hace referencia al almacenamiento de los bienes y materias primas así como su registro de entrada. En esta fase, una vez recibido el pedido, es verificado para comprobar si las cantidades, especificaciones, calidades, precio, etc., son las convenidas y acordadas en la orden o pedido de compra.
Una vez que todo se ha verificado y coincide con lo acordado, se permite la entrada en el almacén de la empresa para su posterior incorporación en el proceso de producción. Esta comprobación y registro se lleva a cabo mediante la utilización de documentos tales como el pedido, albarán y la posterior factura, la cual será satisfecha al proveedor en los plazos y formas de pago convenidas en la negoción llevada a cabo con él y fijada en el contrato de suministro.
Actividades
7. En el supuesto de que la materia prima que se recepcione en el almacén de compras de una empresa fuesen productos a granel, en concreto semillas de diferentes variedades, ¿de qué formas se podrían determinar que las cantidades recibidas se corresponden con el producto solicitado y que poseen la calidad que se ha solicitado al proveedor?
