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5. Descripción y especificación de la compra para la empresa
Dado que el proceso de compra es el más importante de todos los procesos que se pueden llevar a cabo en la empresa, todo lo relacionado con la descripción y especificaciones asociadas a la compra, es de suma importancia de la misma, ya que la calidad, especificaciones, características, etc., del producto final, están en relación directa con las calidades, especificaciones, características, etc., de los materiales, bienes y servicios adquiridos para su producción.
Es el departamento de compras o área de compras del departamento en cuestión, el responsable último de que todos los materiales y servicios adquiridos cumplen con las especificaciones que la empresa solicita para su producto o servicio final. Existe una variable que si bien no se encuentra directamente relacionada con las descripciones y especificaciones de las compras, sí influye mucho en la calidad del producto final, esa variable es el tiempo de entrega, el cual si no se cumple puede ocasionar un retraso en la producción y por consiguiente, un retraso en los plazos de entrega del producto o servicios al cliente final, lo que sin lugar a dudas redunda en la calidad de los bienes o servicios que se ofrecen a los clientes.
5.1. Factores de compra
En la actualidad, la inmensa mayoría de las empresas, independientemente del tamaño y actividad de las mismas, se encuentran dentro de un mercado globalizado que contribuye a que los tradicionales factores de riesgo asociados a la compra estén a merced de los cambios que sufre el mercado o mercados en los que opera. Por tanto, la estrategia de compras elegida por la empresa deberá de estar basada en la evaluación de los requerimientos y en las condiciones del mercado.
Aspectos como los niveles de coste de los compradores, cantidad y clase de proveedores a emplear, el tipo de relación a establecer con ellos así como los tipos de contratos a suscribir, son factores que van a afectar la estrategia de compras de la compañía.
No hay que olvidar que la globalización ha traído consigo un mayor mercado en el que operar pero a su vez, un mayor número de potenciales competidores, con lo que la estrategia más eficaz para lograr la diferenciación con estos comienza desde el primer escalón del proceso productivo, las compras de materiales, bienes y servicios para el proceso productivo; incluso las estrategias logísticas de abastecimiento de las materias necesarias y de las entregas de los productos terminados al cliente van a marcar la diferencia respecto de los consumidores.
5.2. El riesgo asociado a la compra
Por tanto, el riesgo asociado a la compra es una variable que se encuentra presente en todas las empresas actuales. Este riesgo es el punto de partida de todo departamento de compras, los cuales deben de ser capaces de establecer las estrategias y políticas de compras necesarias para ser capaces de poseer, sistemas de aprovisionamiento y cadenas de suministro lo suficientemente ágiles y capaces de responder a los continuos cambios que se producen en el mercado o mercados en los que operan y a su vez, tomar y ejecutar las decisiones necesarias para la generación de ahorro y reducción de los riesgos. Por ello, el departamento de compras deberá de estar formado en parte por profesionales capaces de gestionar estos riesgos minimizándolos o eliminándolos en la medida de las posibilidades con las que cuentan cada empresa.
Entre los riesgos más significativos asociados a las compras se pueden establecer los siguientes:
1 Riesgos estratégicos: aquellos vinculados a la propia estrategia de la compañía y del mercado en los que operan, como por ejemplo las posibles incertidumbres en las fuentes de suministro, la situación política de los países en los que se encuentran presentes, etc.
2 Riesgos operacionales: aquellos que va a afectar a la operatoria diaria de la empresa, como por ejemplo huelgas, aumentos en los precios, etc.
3 Riesgos financieros: como por ejemplo los tipos de cambio, cotizaciones de las materias primas, etc.
4 Riesgos reputaciones: en este grupo se encuentran aquellos como la pérdida del liderazgo en el mercado, daños en la imagen pública de la empresa, etc.
5 Riesgos legislativos: son aquellos derivados del establecimiento de normativas y legislación de los gobiernos en los que operan o donde se encuentran sus sedes.
Actividades
8. Busque información relativa a una empresa de la economía real que haya sufrido el riesgo asociado en la compra derivado de las reputaciones de sus proveedores.
No es posible la eliminación de todos los riesgos pero sí cabe la posibilidad de reducir aquellos cuya toma de decisiones dependen directamente de la empresa. Por ejemplo, algunas de las medidas que se pueden tomar para la reducción de estos riesgos son:
1 Conocer en profundidad a los proveedores.
2 Asegurarse de que la información que los proveedores brindan a las empresas se encuentra verificada.
3 El departamento de compra debe tener consolidada toda la información de sus proveedores en una sola base de datos.
4 Trabajar colaborativamente con otras empresas para contrastar la información dada por los proveedores.
Aplicación práctica
Una vez que el departamento se ha puesto a funcionar y la empresa comienza el trabajo de producción tras el envío por parte de los proveedores de las primeras materias primas, Manuel D. M. se da cuenta que existen una serie de riesgos asociados a las compras y que en principio no había previsto. Una de sus funciones es detallar en una previsión de las futuras compras los posibles riesgos asociados a las compras de las materias primas que necesita y que su departamento puede sufrir y por consiguiente el de producción. Actualmente las materias primas proceden de un país no perteneciente a la U. E. (Marruecos), tardando en llegar las materias al almacén desde que se aprueba el pedido una media de semana y media.
Indique cuáles son esos riesgos asociados a las compras.
SOLUCIÓN
De los riesgos más importantes asociados a la compra de materias primas que Manuel ha de realizar a Marruecos se pueden enumerar los siguientes:
1 Riesgos estratégicos: aquellos vinculados a la propia estrategia de la compañía y del mercado en los que operan, como por ejemplo las posibles incertidumbres en las fuentes de suministro, la situación política de los países en los que se encuentran presentes, etc. Tradicionalmente los países ubicados en el continente africano y en oriente medio se encuentran periódicamente en conflictos. Este es un hecho que es necesario tener en cuenta.
2 Riesgos operacionales: aquellos que va a afectar a la operatoria diaria de la empresa, como por ejemplo huelgas, aumentos en los precios, etc.
3 Riesgos reputaciones: es importante que Manuel se asegure que las materias primas que adquiere en Marruecos, no son obtenidas por los proveedores con los que trabaja en mercados negros o mediante la explotación laboral de los trabajadores. Esto de conocerse públicamente podría repercutir muy negativamente en la imagen corporativa de la empresa.
4 Riesgos legislativos: en la actualidad, la legislación europea en materia de liberalización de diferentes sectores del transporte, comercio internacional, etc., se está traduciendo en huelgas que están retrasando la entrada de las materias primas al país.
6. Petición de ofertas y pliego de condiciones de aprovisionamiento
Como todas las empresas, las administraciones y empresas públicas también necesitan de suministros de materias primas, bienes y servicios para la realización de sus productos o servicios destinados a la ciudadanía. La forma en la que las administraciones y las empresas públicas contratan con los proveedores son mediantes las licitaciones o concursos de proveedores.
Definición
Licitación
Sistema por el cual se adjudica la realización de una obra, la adquisición de materiales, bienes o la prestación de algún servicio, generalmente de carácter público, a la persona o la empresa que ofrece las mejores condiciones.
En estos supuestos, existen dos modalidades de contratación con los proveedores; los contratos menores, que no van a requerir de publicidad y, los concursos de licitación pública, que se encuentran abiertos a cualquier propuesta que cumpla con los requisitos que se establezcan por parte de la administración o empresa pública.
Los contratos menores son los procedimientos de contratación más similares a los contratos convencionales, ya que no existe publicidad por parte de las administraciones o empresas públicas, siendo estas las que mediante invitación se podrá acceder a optar a dichos contratos. Para que el proveedor sea invitado se requerirá de una labor comercial al igual de que si se tratase de un cliente más. Las empresas invitadas deberán presentar sus ofertas en base a las necesidades y requerimientos establecidos en el pliego de condiciones.
Los contratos menores tendrán un valor inferior a los 50.000 € en el caso de las obras y de 18.000 € para el resto. Dentro de este límite, cualquier administración es libre de contratar directamente con el proveedor.
Para aquellos contratos que no se encuadran en menores o los negociados sin publicidad, las administraciones y empresas públicas deberán de publicarlos en sus correspondientes boletines oficiales y en otros medios, de tal forma que el acceso a la información de dichas licitaciones o concursos de proveedores sea universal y conocidos por todos.
En la actualidad existen varios procedimientos por los que se puede adjudicar dichos contratos estando sujetos a la obligatoriedad de su publicación:
1 Procedimiento abierto: este procedimiento se caracteriza porque todas las empresas pueden participar en él siempre y cuando cumplan con los requisitos de solvencia técnica y económica.
2 Procedimiento restringido: procedimiento por el que en primer lugar se seleccionan las empresas más idóneas para el objeto de la licitación o concurso, para posteriormente las elegidas presenten sus propuestas.
3 Negociado con publicidad: en este procedimiento la adjudicación recae sobre el proveedor elegido tras la realización de una serie de consultas con los diversos candidatos y haber negociado las condiciones.
4 Diálogo competitivo: proceso utilizado cuando la administración o empresa pública no se decide por cuál es la empresa más idónea.
5 Concurso de proyectos: procedimiento elegido cuando los trabajos a realizar son del ámbito de la arquitectura, urbanismo, etc.
6 Acuerdo marco: proceso mediante el cual, la administración o empresa pública y al menos tres proveedores, fijan las condiciones y durante un periodo de cuatro años no se pueden incorporar nuevas empresas al acuerdo establecido entre ellas y la pública.
7 Sistema dinámico de contratación: sistema similar al acuerdo marco sin la restricción de entrada durante el periodo de cuatro años y realizado mediante un procedimiento totalmente electrónico.
8 Subasta electrónica: es un sistema automática y telemático de valoración de las ofertas. En la actualidad es muy reciente su implantación pero se espera que vaya en aumento dada su sencillez y simplificación del sistema de evaluación de las ofertas de los distintos proveedores.
De todos los procedimientos anteriores, el más utilizado es el procedimiento abierto, ya que cualquier empresa podrá participar siempre y cuando cumpla con los requisitos mínimos establecidos en la publicidad de la licitación o concurso de proveedores.
Actividades
9. Busque información relativa a licitaciones y concursos públicos para proveedores y exponga un breve resumen.
6.1. Procesos de licitación y concurso de proveedores
Cuando las administraciones o empresas públicas necesitan de proveerse de bienes y/o servicios, abren unos procesos denominados concursos públicos o procesos de licitación. Estos procesos de licitación se abren con una serie de condiciones a cumplir por parte de los proveedores interesados denominadas pliego de condiciones. Este pliego de condiciones es el que va a sentar las bases de colaboración entre la empresa y el proveedor durante la vigencia del contrato de suministro o prestación del servicio.
Fundamentalmente, los proveedores van a optar por presentarse a un concurso o licitación por la cuantía a la que asciende el contrato. Normalmente suelen ser montantes elevados con periodos de colaboración relativamente prologados, lo que garantiza a los proveedores un periodo de carga de trabajo largo y una garantía en cuanto al pago de las facturas presentadas por el proveedor, debido a que dichos pagos estarán garantizados mediante las partidas presupuestarias establecidas por el organismo público competente. Otras de las razones es que el trabajar para un organismo público facilitará el camino para la captación de otros clientes de calidad, ya que el hecho de haber sido seleccionado en un concurso o licitación pública, implica el haber superado una serie de condiciones establecidas en el pliego que garantizan de algún modo la eficiencia, la productividad y la calidad del proveedor en el mercado en el que opera, en definitiva es una distinción de calidad para la empresa proveedora.
Sabía que...
La normativa que regula las licitaciones y concursos públicos es el Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento general de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.
Para que una empresa proveedora pueda acceder a una licitación o concurso será necesario en primer lugar cumplir con lo establecido en el R. D. 1098/2001, de 12 de octubre en el que se establecen los requisitos por los que se rigen los contratos con las Administraciones Públicas así como todos aquellos requisitos establecidos por el propio organismo y que no contradigan el real decreto anterior. Como norma general podrán ser los siguientes:
1 No haber sido condenado por delitos de asociación ilícita, corrupción, fraude, delitos contra la Hacienda Pública o la Seguridad Social, delitos contra los trabajadores o contra el medioambiente.
2 Encontrarte al corriente de pago con la Hacienda Pública y la Tesorería General de la Seguridad Social.
3 No haber sido sancionado por competencia al infringir las normas del mercado, no cumplir con las normas de Prevención de Riesgos Laborales, etc.
4 Encontrarse en proceso de concurso de acreedores.
5 No deben existir conflictos de intereses o incompatibilidades entre el personal de la empresa proveedora y la administración o empresa pública.
6 Número mínimo de empleados, perfiles profesionales, etc.
7 En otros muchos casos y dependiendo del tipo de contrato y del montante total del mismo, será necesario la constitución de avales que aseguren buenas condiciones de financiación para la empresa proveedora y una garantía a la administración o empresa pública de que el servicio o el bien va a ser prestado o entregado en plazo y forma.
Definición
Concurso de acreedores
Proceso judicial regulado por el derecho concursa derivado de una situación de insolvencia patrimonial ante la imposibilidad de hacer frente a los pagos de las deudas contraídas.
Avales o garantías provisionales
Son cantidades que oscilan entre el 5 % de la garantía definitiva a unos importes no superiores al 3 % del presupuesto del contrato excluido el IVA y en régimen de devolución, mediante los cuales la administración se garantiza que durante todo el periodo que va desde el inicio de la licitación hasta la adjudicación, el proveedor va a mantener las ofertas establecidas.
7. El acuerdo y contrato de compraventa/suministro
Una vez que la empresa y proveedor han llegado a un acuerdo en cuanto las obligaciones y derechos entre ambos, es necesario establecer dicho acuerdo regulado mediante un contrato, garantizando así que ambas partes van a cumplir con las condiciones pactadas; este contrato es el denominado contrato de compraventa. Este tipo de contrato es el instrumento jurídico básico por el que se fundamenta el derecho mercantil.
7.1. Concepto
El código de comercio no establece un concepto concreto de compraventa mercantil sino que este, parte del concepto dado por el código civil en su artículo 1445, el cual determina que: Por el contrato de compra y venta uno de los contratantes se obliga a entregar una cosa determinada y el otro a pagar por ella un precio cierto, en dinero o signo que lo represente. Esta es la definición que se denomina como contrato de compraventa civil (Título IV: Del contrato de compra venta. Capítulo Primero: De la naturaleza y forma de este contrato, art. 1445 y siguientes del código civil).
Partiendo de este concepto, el código de comercio solo se limita a calificar el contrato como mercantil:
Será mercantil la compraventa de cosas, o muebles para revenderlas, bien en la misma forma que se compraron, o bien en otra diferente, con ánimo de lucrarse en la reventa. (Título VI: De la compraventa mercantil y de la transferencia de créditos no endosables. Sección Primera: De la compraventa, art. 325 del código de comercio). Este es el concepto que denomina a este contrato como de naturaleza mercantil.
Como este contrato en el código de comercio solo se limita a establecer ciertas especialidades, a falta de una normativa especial se deberá de atenerse a lo que regula el código civil, de acuerdo con lo dispuesto en el art. 50 del código de comercio: Los contratos mercantiles, en todo lo relativo a sus requisitos, modificaciones, excepciones, interpretación y extinción y a la capacidad de los contratantes, se regirán en todo lo que no se halle expresamente establecido en este Código o en Leyes especiales, por las reglas generales del Derecho común.
En conclusión, al no existir una normativa específica en materia de contratos mercantiles, hay que estar muy atentos tanto a lo estipulado en el Código de Comercio como en el Código Civil de cara a posibles imperfecciones de los contratos, reclamaciones, etc.
7.2. Normativa reguladora
Queda claro hasta este momento que el contrato de compraventa se va a regular tanto por el Real Decreto de 22 de agosto de 1885, por el que se publica el código de comercio y por el Real Decreto de 24 de julio de 1889, texto de la edición del código civil mandada publicar en cumplimiento de la Ley de 26 de mayo último.
A pesar de haber sido elaborado a finales del siglo XIX, en la actualidad sigue vigente componiéndose de los siguientes libros y títulos:
1 Preámbulo.
2 Libro Primero: de los comerciantes y del comercio en general.Título I: de los comerciantes y de los actos de comercio.Título II: del registro mercantil.Título III: de la contabilidad de los empresarios.Título IV: disposiciones generales sobre los contratos de comercio.Título V: de los lugares y casas de contratación mercantil.Título VI: de los agentes mediadores del comercio y de sus obligaciones respectivas.
3 Libro Segundo: de los contratos especiales del comercio.Título I: de las compañías mercantiles.Título II: de las cuentas en participación.Título III: de la comisión mercantil.Título IV: del depósito mercantil.Título V: de los préstamos mercantiles.Título VI: de la compraventa y permuta mercantiles y de la transferencia de créditos no endosables.Título VII: del contrato mercantil de transporte terrestre.Título VIII: de los contratos de seguro.Título IX: de los afianzamientos mercantiles.Título X: del contrato y letras de cambio.Título XI: de las libranzas, vales y pagarés a la orden, y de los mandatos de pago llamados cheques.Título XII: de los efectos al portador y de la falsedad, robo, hurto o extravío de los mismos.Título XIII: de las cartas-órdenes de crédito.
4 Libro Tercero: del comercio marítimo.
5 Libro Cuarto: de la suspensión de pagos, de las quiebras y de las prescripciones.Título I: de las suspensiones de pagos y de la quiebra en general.Título II: de las prescripciones.Título III: disposición general.
Además del código de comercio, en función de los tipos de contratos habrá que estar atentos a las distintas legislaciones que recientemente, han ido apareciendo conforme se han ido creando nuevas fórmulas contractuales. Por ello, es de vital importancia estar siempre actualizados en materia de legislación mercantil.
