Kitabı oku: «Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos», sayfa 2

006Conocer los objetos de doa base de datos

LOS OBJETOS QUE PUEDEN CONFORMAR una base de datos son muchos y cada uno de ellos obedece a un propósito distinto. Por norma general, los datos con los que trabajan los objetos de la base de datos corresponden a los datos insertados en las tablas. Para las bases de datos, las tablas son fundamentales ya que éstas son las estructuras encargadas de clasificar de forma organizada los datos introducidos por el usuario.

IMPORTANTE

Los objetos que forman parte de una base de datos son los siguientes: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos. Tal y como hemos dicho, cada objeto tiene su función específica y, por tanto, también tiene opciones distintas adaptadas a la misma.

1.En este ejercicio trabajaremos con una base de datos denominada Quesos.accdb, la cual puede descargar desde nuestra página web y almacenarla en su equipo. Cuando disponga de ella, ábrala en Access 2010 mediante el comando Abrir del menú Archivo, habilitando el contenido del archivo desde el botón correspondiente.

2.Una vez abierta la base de datos, podemos ver que, por el momento, cuenta con una única tabla, la tabla Quesos1. Para abrirla, haga doble clic sobre su nombre en el Panel de navegación.

3.La tabla en cuestión se muestra en el área de trabajo, al tiempo que aparece la correspondiente ficha contextual, Herramientas de tabla. La denominación de tabla se debe a su organización en forma de filas y columnas en las que se distribuyen los registros. Veamos ahora cuáles son las opciones presenta das por el objeto Informes. Haga clic sobre la pestaña Crear de la Cinta de opciones.

Sepa que también puede abrir los objetos en el Área de trabajo de Access arrastrándolos hasta ella desde este panel.

4.El propósito de los informes es el de presentar los datos organizados y clasificados según los criterios establecidos, de modo que puedan ser impresos. Pulse sobre la herramienta Informe, en el grupo de herramientas Informes.

5.Aparece así en una nueva ficha el informe con su formato predefinido y la correspondiente ficha contextual. Para cerrar este informe, pulse el botón de aspa de la Barra de título de su ficha, sin guardar los cambios.

6.Otro de los objetos de una base de datos es el formulario. Haga clic de nuevo sobre la pestaña Crear y pulse en el comando Asistente para formularios del grupo de herramientas Formularios.

7.Un formulario es una hoja en la que se muestran diferentes campos en los que se debe introducir la información solicitada. Los formularios pueden incluir material gráfico, sonidos y botones de comando. Cierre el asistente para formularios pulsando el botón Cancelar.

Las consultas son modos de buscar y encontrar una información concreta de un cúmulo de datos almacenados en la base que pueden proceder de una o varias tablas. Por su parte, una macro es una acción o conjunto de acciones que se graban para automatizar tareas y un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre.

La organización de los distintos objetos en fichas resulta una novedad en Access 2010. Este modo de presentación proporciona más facilidad y sencillez en la navegación.

IMPORTANTE

El modo de creación y acceso a estos objetos es común para la mayoría: casi todos pueden crearse desde la ficha Crear de la Cinta de opciones, a partir de un asistente o introduciendo los datos directamente, y todos ellos son accesibles a través del Panel de navegación.

007Copiar objetos

LA COPIA DE OBJETOS ENTRE BASES DE DATOS permite obtener duplicados de objetos manteniendo intacto el objeto original. Este procedimiento también permite copiar toda la información de un objeto en otro de distinto tipo, es decir, copiar contenido de una tabla y guardarlo como un informe.

IMPORTANTE

Al crear nuevos objetos para una misma base de datos, el panel de navegación se va actualizando para mostrar las distintas categorías.

1.En este ejercicio utilizaremos el cuadro de diálogo Guardar como para crear una copia de la tabla Quesos1, abierta en estos momentos en Access 2010, y veremos cómo convertirla en un informe. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Guardar objeto como.

2.Se abre de este modo el cuadro de diálogo Guardar como, en el que debemos indicar el nombre de la tabla y como qué tipo de objeto queremos guardarla. Mantendremos el nombre Copia de Quesos1 que el programa asigna por defecto a la copia y la guardaremos como tabla, opción también seleccionada de manera predeterminada en el campo Como. Pulse el botón Aceptar.

3.Haga clic en la pestaña Inicio para comprobar cuál es la tabla activa en estos momentos.

4.Ahora la tabla activa es Copia de Quesos1, pero puede comprobar en el Panel de navegación que son dos las tablas existentes en esta base de datos. Para que se muestren los documentos en fichas de las dos tablas, haga doble clic sobre la tabla Quesos1 en la Panel de navegación.

5.A continuación, cambiaremos el nombre de la tabla Copia de Quesos1, para lo cual es necesario que la tabla esté cerrada. Haga clic en la pestaña de dicha tabla para situarla en primer plano y pulse el botón de aspa situado en el extremo derecho de su pestaña.

6.Utilizaremos el menú contextual de la tabla Copia de Quesos1 para modificar su nombre. Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón sobre dicha tabla en el Panel de navegación y, del menú contextual que se despliega, elija la opción Cambiar nombre.

7.De este modo el nombre de la tabla se muestra en el Panel de navegación en modo de edición, listo para ser modificado. Escriba el término prueba y pulse la tecla Retorno para confirmar el cambio.

8.Ya disponemos de una copia de la tabla Quesos1, con idénticas características pero con el nombre prueba. Ahora crearemos una copia de este mismo objeto, pero convirtiéndolo en un informe. Haga doble clic sobre la tabla prueba para abrirla, pulse en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Guardar objeto como.

9.En el cuadro Guardar como, despliegue el campo Como, pulse sobre la opción Informe y haga clic en el botón Aceptar.

10.Haga clic en la pestaña Inicio para comprobar el resultado del almacenamiento.

IMPORTANTE

Para cerrar todos los objetos que se encuentran abiertos en modo de fichas en el área de trabajo de Access, puede pulsar con el botón derecho del ratón sobre una de las fichas y elegir del menú contextual la opción Cerrar todo.

008Consultar las propiedades de una base de datos

LAS PROPIEDADES DE UNA BASE DE DATOS permiten añadir información que facilite su identificación, como autor, título, asunto, etc. Parte de esta información puede ser modificada por el usuario directamente, mientras que otra no puede ser editada, ya que es el reflejo de las acciones que llevamos a cabo con ese fichero.

IMPORTANTE

La información extra que proporcionan las propiedades de las bases de datos no sólo facilita el reconocimiento de los usuarios que han trabajado en el archivo o el objetivo del documento, sino que, además, permite agilizar su búsqueda.

1.En este ejercicio veremos cómo acceder a las propiedades de una base de datos y cómo modificar algunas de ellas. Seguiremos utilizando para ello la base de datos Quesos, la cual se encuentra abierta en el área de trabajo del programa, aunque con todos los objetos cerrados. Haga clic en la pestaña Archivo.

2.El nuevo menú Archivo incluye el comando Información, en cuya vista Backstage disponemos de un vínculo de acceso directo al cuadro de propiedades de la base de datos activa. Haga clic en el vínculo Ver y editar propiedades de base de datos.

3.Aparece la ventana Propiedades de Quesos abierta en la pestaña Resumen, en la cual es posible introducir información sobre la base de datos. Introduzcamos ahora el asunto del archivo abierto. Haga clic en el cuadro de texto Asunto y escriba la palabra denominaciones.

4.Pulse en la pestaña Estadísticas.

5.En esta ficha encontrará información tan importante como la fecha de creación del archivo, el día en que se modificó por última vez la base de datos, qué día fue el último en que se abrió, etc. Haga clic en la pestaña General.

6.Esta pestaña muestra las características generales del archivo, por ejemplo, el tipo, la ubicación, su tamaño, la fecha de creación, el programa con el que se creó la base de datos, etc. Haga clic en la pestaña Contenido.

7.En esta ficha se muestran los diferentes objetos creados en la base de datos; en este caso dos tablas y un informe. Pulse ahora sobre la pestaña Personalizar.

8.Esta ficha nos permite crear propiedades personalizadas que completen la información sobre la base de datos. Así, por ejemplo, podemos indicar quién ha comprobado o redactado la base, a qué departamento pertenece, cuál es su fecha de finalización o de registro, etc. En el listado del campo Nombre, pulse sobre la opción Departamento.

9.La nueva propiedad puede ser de tipo textual o numérico, de fecha o de sí o no. En este caso mantendremos seleccionada la opción Texto en el campo Tipo y pasaremos a especificar el valor de la propiedad. En el campo Valor, escriba el término Ventas y pulse el botón Agregar para añadir la nueva propiedad al cuadro.

10.Pulse el botón Aceptar para aplicar los cambios realizados en el cuadro de propiedades de la base de datos.

IMPORTANTE

Además de las propiedades de la base de datos, podemos visualizar también las características propias de cada uno de los objetos que la componen. Para ello debemos utilizar la opción Propiedades de tabla del menú contextual de los objetos en el Panel de navegación.

009Configurar página e imprimir

LA OPCION IMPRIMIR DEL NUEVO MENÜ ARCHIVO de Office ofrece tres opciones con las que es posible imprimir directamente el objeto abierto sin pasar por cuadros de diálogo previos, acceder al cuadro de configuración de la impresora y obtener una vista previa del objeto para determinar el modo en que éste se imprimirá.

IMPORTANTE

La opción Impresión rápida del comando Imprimir envía el objeto directamente a la impresora predeterminada en el equipo sin realizar cambios; la opción Imprimir permite seleccionar determinadas opciones de impresión, como el número de copias o la impresora que se va a utilizar, antes de proceder con la impresión del objeto, y la opción Vista preliminar ofrece una vista previa de las páginas y permite realizar cambios en su configuración antes de imprimirlas.

1.En este ejercicio aprenderemos a preparar un objeto de nuestra base de datos Quesos para su impresión. Haga doble clic sobre el informe Copia de prueba en el Panel de navegación para abrirlo.

2.A continuación, pulse en la pestaña Archivo y haga clic en el comando Imprimir.

3.Esta función incluye tres opciones: Impresión rápida, Imprimir y Vista preliminar. En este caso, pulse en la opción Vista preliminar.

4.La Cinta de opciones pasa a mostrar activa la ficha Vista preliminar, cuyas herramientas nos permiten modificar el diseño de la página y acceder al cuadro Imprimir para visualizar las opciones de la impresora. Haga clic en el centro del informe para reducir el zoom de visualización.

5.En el grupo de herramientas Diseño de página de la ficha Vista preliminar, pulse sobre el comando Horizontal.

Si desea modificar manualmente los valores de los márgenes deberá acceder al cuadro Configurar página.

6.A continuación, haga clic en el comando Márgenes del grupo de herramientas Tamaño de página para ver cuáles son los márgenes predeterminados.

7.Como puede ver, desde este botón podemos aplicar el margen Normal, el Ancho o el Estrecho, que disponen de unas medidas preestablecidas. Haga clic sobre la opción Normal y observe el cambio en pantalla.

8.Seguidamente, haga clic en el comando Configurar página del grupo Diseño de página.

9.Se abre de este modo el cuadro Configurar página, mostrando activa la ficha Opciones de impresión desde la que podemos establecer los márgenes e indicar si vamos a imprimir sólo los datos. En este caso, haga clic en la casilla de verificación Imprimir sólo los datos.

10.También desde este cuadro podemos configurar la página y las columnas. Realizados los cambios que desee, pulse el botón Aceptar.

11.Observe en la vista preliminar cómo afectan al objeto los cambios que hemos realizado en el cuadro de configuración de página. Ahora pulse el comando Imprimir de la ficha Vista preliminar para acceder al cuadro de configuración de la impresora y haga clic sobre el botón Aceptar para imprimir el informe.

12.Para acabar, salga de la vista previa pulsando el botón Cerrar vista preliminar de la ficha Vista preliminar.

IMPORTANTE

Al seleccionar la función Vista preliminar del comando Imprimir la Cinta de opciones pasa a mostrar una ficha con el mismo nombre en la que se encuentran todas las herramientas para la configuración de la página y para su posterior envío a la impresora que se indique.