Kitabı oku: «Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos», sayfa 3

010Crear una tabla desde la vista Hoja de datos

LAS TABLAS SON LOS ÚNICOS OBJETOS imprescindibles en cualquier base de datos. En ellas se almacenan los datos con los que posteriormente se trabaja para extraer la información útil requerida. Las tablas son estructuras creadas para clasificar datos de forma ordenada y organizada. En Access 2010, las tablas se crean muy fácilmente gracias a la vista Hoja de datos, mejorada en esta versión del programa.

IMPORTANTE

Recuerde que para abrir documentos ya almacenados en el equipo puede utilizar el comando Abrir o las distintas listas de bases de datos recientes, incluidas todas ellas en el menú Archivo.

1.Con este ejercicio empezaremos la confección de nuestra base de datos Colección de grabaciones. El primer paso consiste en crear los distintos elementos para guardar la información requerida. En concreto, crearemos dos tablas: Grabaciones e Intérpretes. Recupere en Access la mencionada base de datos y, en la Cinta de opciones, pulse sobre la pestaña Crear.

2.En el grupo de herramientas Tablas, pulse sobre el comando Tabla.

3.Automáticamente se crea una nueva tabla llamada Tablal a la vez que se activa la vista Hoja de datos. Vamos a cambiar el nombre de los dos campos de la tabla y añadiremos otros nuevos. Haga clic en la cabecera del campo Id y pulse sobre el comando Nombre y título del grupo de herramientas Propiedades.

También puede cambiar el nombre del campo mediante la opción Cambiar nombre de campo de su menú contextual.

4.Se abre así el cuadro Escriba las propiedades de campo, en el que podemos establecer el nombre y el título del campo así como añadir una breve descripción del mismo. En el campo Nombre, escriba el término Título CD y pulse el botón Aceptar.

5.Vamos a agregar dos nuevos campos. Haga clic en el botón de punta de flecha de la columna Agregar nuevo campo y elija la opción Texto.

6.La nueva columna se añade mostrando su nombre por defecto, Campo1, en modo de edición. En este caso, escriba el término Intérprete y pulse la tecla Retorno.

7.Al pulsar la tecla Retorno se despliegan las opciones para la creación de un nuevo campo. Seleccione nuevamente el tipo de campo Texto, escriba como nombre del campo el término Categoría y pulse de nuevo Retorno.

8.Podríamos seguir repitiendo esta acción tantas veces como campos deseáramos incluir en la tabla. Sin embargo, lo dejaremos aquí para mostrarle, en un ejercicio posterior, cómo completar estos campos con los correspondientes registros. Para acabar, guardaremos esta tabla con un nombre que la identifique claramente. Pulse el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.

9.En el campo Nombre de la tabla, escriba el término Tabla de grabaciones y pulse el botón Aceptar para guardar la tabla y dar por acabado este ejercicio.

Para cambiar el nombre de los nuevos campos podemos escribir directamente cuando se encuentra en modo de edición o acceder de nuevo al cuadro Escriba las propiedades de campo desde la Cinta de opciones.

IMPORTANTE

Una tabla contiene la información más importante en una base de datos y está compuesta por registros que a su vez contienen diferentes campos. Los registros son las filas de la tabla y los campos son las columnas. Al crear una nueva base de datos, ésta ya incluye por defecto una tabla, denominada Tabla1, que se muestra en la vista Hoja de datos y que cada usuario puede modificar para que contenga los datos necesarios.

011Definir campos desde la vista Diseño

EL SISTEMA DE CREACIÓN Y GESTIÓN DE TABLAS desde la vista Diseño es mucho más complejo que mediante la vista Hoja de datos; sin embargo admite un mayor control de la definición de los campos. La vista Diseño permite tanto la creación de nuevas tablas como la definición de campos en una tabla ya existente.

IMPORTANTE

Access 2010 permite cambiar de vistas en una base de datos desde la Cinta de opciones y desde los iconos de los accesos directos a vistas de la Barra de estado, en el extremo derecho de la misma.

1.En este ejercicio aprenderá a modificar una tabla existente desde la vista Diseño. Continuamos trabajando con la tabla de grabaciones que creamos en el ejercicio anterior, la cual mostraremos en la mencionada vista. Despliegue el comando Ver del grupo Vistas, en la subficha Campos de la ficha contextual Herramientas de tabla.

2.Este botón incluye todas las vistas posibles en que se puede mostrar una tabla. Haga clic sobre la opción Vista Diseño.

3.La parte superior de la ventana se distribuye en tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripción. Para cambiar el nombre de los campos, basta con pulsar sobre la celda donde se encuentra el campo en cuestión y modificar o sustituir el nombre por uno nuevo. Para empezar, modificaremos el nombre del primer campo seleccionado. Con el nombre de este campo seleccionado, escriba simplemente la palabra Título y pulse la tecla Retorno.

4.Aprovecharemos la selección del correspondiente registro de la columna Tipo de datos para cambiar este valor. Como ve, y dado el tipo de campo original, el tipo de datos establecido es autonumérico. Vamos a cambiarlo. Despliegue dicho campo y elija en este caso el tipo Texto.

5.Vamos a agregar una descripción para este campo. Pulse la tecla Tabulador para pasar a la siguiente columna, escriba en ella el texto Título del CD y pulse la tecla Retorno.

6.Para crear un nuevo campo, pulse dentro de la primera celda vacía de la columna Nombre del campo, inserte el término Mejor canción y pulse la tecla Retorno.

7.De esta forma, hemos agregado un nuevo campo a la tabla en la cual reflejaremos la mejor canción incluida en el CD. Antes de acabar, mostraremos de nuevo la tabla en la vista Hoja de datos para comprobar que los cambios se han aplicado correctamente. Para ello, en la parte derecha de la Barra de estado, pulse sobre el primero de los iconos, correspondiente a esta vista.

8.Antes de cambiar de vista es preciso guardar los cambios realizados en la tabla. En el cuadro de diálogo que aparece, pulse sobre el botón Sí.

Efectivamente, la tabla se muestra con las modificaciones realizadas. Compruebe por un lado el cambio en el nombre del primer campo y por otro, la aparición del cuarto campo. Por último, vea en la parte izquierda de la Barra de estado cómo aparece el texto introducido como descripción del campo seleccionado.

IMPORTANTE

Los nombres de los campos no pueden contener signos de puntuación, pero sí admiten espacios.

012Insertar campos numéricos

LOS ELEMENTOS DE INFORMACIÓN DE UNA TABLA se almacenan en campos, también denominados columnas. Los campos de una tabla pueden contener información de diversa índole, por ejemplo, texto, números, fechas, etc. Access permite asignar un tipo concreto de datos a cada campo en función del contenido que se tenga previsto guardar.

IMPORTANTE

La información guardada en campos de tipo numérico puede utilizarse para realizar cálculos sencillos y entre varios campos numéricos. Normalmente, los valores calculados no se guardan en la base de datos, ya que ocuparían un espacio innecesario.

1.En este ejercicio, le mostraremos cómo asignar un tipo de dato numérico a un campo. Para ello, y aunque no es imprescindible, lo primero que haremos es situarnos en la vista Diseño de la tabla de grabaciones. Para empezar, despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y elija de la lista la opción Vista Diseño.

2.Como vimos en el ejercicio anterior, la vista Diseño proporciona más información acerca de los datos contenidos en los campos. Vamos a agregar un nuevo campo que será, esta vez, de tipo numérico. Haga clic en la primera celda vacía de la columna Nombre del campo, escriba el término Año lanzamiento y pulse la tecla Retorno.

3.Por defecto, los nuevos campos introducido muestran como tipo de datos el denominado Texto. De acuerdo con este tipo, el panel General del apartado Propiedades del campo, en la parte inferior de esta vista, muestra las características que deberá presentar el campo en cuestión. Despliegue la celda Tipo de datos del nuevo campo para comprobar las opciones disponibles.

4.Los campos numéricos pueden ser del tipo Número o del tipo Autonumeración. El primer tipo permite insertar el valor que necesitemos manualmente, mientras que el segundo permite que sea el programa quien numere los registros de forma automática. En este caso, seleccione la opción Número.

5.Compruebe que el panel de propiedades se ha actualizado para mostrar ahora las características predeterminadas para este tipo de datos. Veamos alguna de estas propiedades en qué consiste. En el panel General de las propiedades de un campo, haga clic sobre el campo Tamaño del campo, que muestra el texto Entero largo.

6.Compruebe que a su derecha ha aparecido un botón de flecha. Pulse sobre él y, de entre el contenido existente, elija la propiedad Entero.

7.Como los datos que deberá reflejar este campo serán siempre de cuatro cifras, un año, esta propiedad nos bastará. Terminaremos este ejercicio volviendo a la vista Hoja de datos, no sin antes almacenar los cambios realizados. Haga clic en el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.

8.Por último, despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y pulse sobre la opción Vista Hoja de datos.

IMPORTANTE

Aunque el tipo de datos Texto admite números, es mucho mejor adaptar al máximo las opciones de cada campo a su contenido real, de modo que el programa pueda realizar sus tareas de forma más eficaz.

013Añadir campos del tipo Sí/No

LOS CAMPOS A LOS QUE SE ASIGNA LA PROPIEDAD SÍ/NO implican una disyuntiva en cuanto al tipo de contenido que deben albergar. Al elegir este tipo de dato, el programa incluye en la correspondiente celda una casilla de verificación; si se marca esta casilla se responde afirmativamente mientras que si no se marca lo hace negativamente.

IMPORTANTE

Los campos de tipo Sí/No contienen dos variedades más, a parte de ésta: Verdadero/ Falso y Activado/Desactivado. En cualquier caso, la tabla reflejará en dicho campo una casilla de verificación que podrá activarse o desactivarse.

1.En este ejercicio veremos un par de ejemplos que reflejan el uso de campos del tipo Sí/No. Para ello, empezaremos situándonos en la vista Diseño. Haga clic en el cuarto de los iconos situado en el extremo derecho de la Barra de estado.

Ya sabe que puede cambiar de vista también desde el grupo de herramientas Vistas de la Cinta de opciones.

2.Más adelante le mostraremos cómo agregar nuevos campos desde la vista Hoja de datos. En este caso, haga clic en la primera celda vacía de la columna Nombre del campo y escriba la palabra Disponible.

La pulsación de la tecla Retorno después de escribir en una celda también selecciona la celda siguiente.

3.Este nuevo campo nos informará acerca de la disponibilidad del CD, es decir, si está en nuestro poder o si, por ejemplo, ha sido prestado a algún familiar, amigo o conocido y todavía no devuelto. Pulse la tecla Tabulador para situarnos en la columna Tipo de datos.

4.El programa asigna al nuevo campo, como es habitual, la propiedad textual. Sin embargo, no nos interesa mantener en este caso esta propiedad. Vamos a cambiarla. Despliegue la celda Tipo de datos del nuevo campo y elija esta vez la opción Sí/ No.

5.En nuestro caso, nos interesa mantener este formato de afirmación y negación, aunque sepa que dispone de otros tipos de formato. Vamos a consultarlos. En el panel general de propiedades, haga clic sobre el campo Formato y pulse sobre el botón de flecha que aparece.

6.Efectivamente, dispone además de los valores Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. Según el contenido del campo, quizás será mejor que elija una de estas dos posibilidades. Vuelva a pulsar sobre la punta de flecha para ocultar la lista de opciones manteniendo la predeterminada.

7.Cuando regresemos a la vista Hoja de datos podremos comprobar cómo se visualizan los campos del tipo Sí/No en la tabla. Despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y pulse sobre la opción Vista Hoja de datos.

8.En el cuadro que nos solicita si deseamos guardar los cambios introducido en la tabla, pulse en Sí para realizar el cambio de vista.

9.Efectivamente, compruebe que, en el campo Disponible se ha insertado una casilla de verificación, la cual por defecto se encuentra desactivada. Esta opción, es decir, la propiedad de que por defecto se muestre o no marcada esta casilla puede cambiarse desde el panel de propiedades. Sin embargo, el proceso de modificación de campos existentes lo veremos más adelante. Termine este ejercicio guardando toda la base de datos. Para ello, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Guardar.

014Asignar propiedades de los campos

CADA UNO DE LOS TIPOS DE DATOS OFRECE la posibilidad de asignar diferentes propiedades a los campos. Quizá las dos propiedades más determinantes para configurar la estructura del campo sean el tamaño y su formato.

IMPORTANTE

El tamaño no se define del mismo modo si se trata de un campo de texto que si se trata de un campo numérico. En el primer caso, debe determinarse el número máximo de caracteres que contendrá este campo, con un límite de 255. En el segundo, en cambio, la definición del tamaño estará en función de que el valor contenido en el campo sea un número entero o se exprese con decimales.

1.Para empezar, activaremos la vista Diseño, donde se muestran las propiedades de los campos. Pulse sobre el último de los iconos de acceso directo a vistas, correspondiente a la mencionada vista.

2.Las propiedades que aparecen reflejadas en la ficha General del apartado Propiedades del campo pertenecen al campo Disponible, seleccionado en estos momentos. Haga clic en la columna de tipo de datos correspondiente al campo Título.

3.Observe en la ficha General de las propiedades del campo que el tamaño del campo es, por defecto, de 255. Esto significa dos cosas: que por cada título este campo ocupará en disco 255 caracteres y que la longitud del título en cuestión no podrá exceder ese número de caracteres. Haga doble clic sobre este valor, escriba el valor 50 y pulse la tecla Retorno para confirmarlo.

4.Hemos disminuido así el tamaño del campo. Vamos a continuar asignando propiedades a los campos introducido en nuestra tabla de grabaciones. En concreto, vamos a asignar la propiedad de Requerido al campo Intérprete. Para ello, haga clic sobre la celda de la columna Tipo de datos correspondiente a dicho campo para mostrar sus características.

5.El panel de propiedades de campo se actualiza. Sin embargo, debe saber que la propiedad Requerido es común a todos los campos. En el panel general, haga clic sobre la propiedad Requerido, que muestra por defecto el valor No, y pulse sobre el botón de flecha que ha aparecido a su derecha.

6.Elija en este caso el valor Sí.

7.A continuación, modificaremos la propiedad de formato del campo Año lanzamiento. En este caso especificaremos que dicho campo debe reflejar siempre cuatro dígitos. Vamos allá. Haga clic sobre la celda de la columna Tipo de datos correspondiente a dicho campo para mostrar sus características.

8.Haga clic en el cuadro de texto correspondiente a la propiedad Formato dentro de la ficha General, inserte cuatro ceros desde su teclado y pulse la tecla Retorno.

La propiedad Formato nos permite introducir un formato personalizado, así como seleccionar uno de los propuestos por el programa.

9.Antes de acabar, cambiaremos también la alineación del valor de este mismo campo, de manera que se muestre centrado en las celdas. Haga clic sobre el término General del campo Alineación del texto, pulse sobre el botón de punta de flecha que ha aparecido en este campo y, de la lista que se despliega, elija la opción Centro.

10.Para terminar, pulse sobre el icono Vista Hoja de datos de la Barra de estado y, en el cuadro que aparece, pulse en Sí para almacenar los cambios realizados en la tabla.

IMPORTANTE

En cuanto al tamaño del campo, siempre es mucho mejor especificar el valor más pequeño posible. El motivo es que los tamaños más pequeños facilitan el procesamiento de los datos.

015Insertar campos desde la Vista Hoja de datos

AUNQUE LA CREACIÓN Y LA EDICIÓN DE CAMPOS es más precisa desde la Vista Diseño, por contar con el panel de propiedades de los campos, también es posible agregar nuevos campos en una tabla ya existente desde la vista Hoja de datos. La subficha Campos de la ficha contextual Herramientas de tabla contiene los comandos necesarios para incluir campos de cualquier tipo.

1.En este ejercicio aprenderá a insertar nuevos campos en una tabla desde la vista Hoja de datos. Para ello, continuamos confeccionando nuestra base de datos Colección de grabaciones, en la cual, recuerde, reflejaremos todo el material musical de que disponemos. Desde la Vista Hoja de datos, haga clic sobre la subficha Campos de la ficha contextual Herramientas de tabla.

2.Esta subficha contiene todos los comandos y las opciones para gestionar los campos de la tabla. Así, además de agregar y eliminar nuevos campos, desde aquí puede modificar algunas de sus propiedades, cambiar su formato y establecer, si es preciso, una validación del campo. En este caso, y como hemos indicado, agregaremos un nuevo campo, en concreto, uno que refleje la carátula del CD. Haga clic sobre la cabecera de la celda que muestra el texto Agregar nuevo campo.

3.De esta forma se despliega el menú contextual que contiene todos los tipos de campos disponibles en Access. De la lista que se despliega, elija la opción Datos adjuntos.

4.A la izquierda del campo seleccionado se inserta un nuevo campo. Compruebe que como nombre del campo se muestra el símbolo típico de los archivos adjuntos, un clip. Vamos a cambiar este nombre. En el grupo de herramientas Propiedades, pulse sobre el comando Nombre y título.

5.Ya trabajamos con el cuadro Escriba las propiedades de campo en un ejercicio anterior. En el campo Nombre, escriba el término Portada y pulse el botón Aceptar.

Debe saber que el tipo de campo Datos adjuntos no permite el cambio de nombre desde la opción Cambiar nombre de campo de su menu contextual.

6.Aunque el cambio, en este caso, no se refleja en la cabecera del nuevo campo, sí se ha realizado correctamente. Para comprobarlo, accederemos a la Vista Diseño. Haga clic en el último icono de los accesos a vistas de la Barra de estado.

Utilice si lo prefiere la lista de opciones del comando Ver del grupo de herramientas Vistas de la Cinta de opciones.

7.Efectivamente, el último campo que aparece en la tabla refleja el nombre introducido, Portada. En los ejercicios dedicados a la introducción de los datos en los registros, le mostraremos cómo agregar los datos adjuntos en este campo. En concreto, insertaremos una imagen correspondiente al álbum especificado. Vuelva a la vista Hoja de datos desplegando el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y eligiendo de la lista la opción Vista Hoja de datos.