Kitabı oku: «Aprender Outlook 2010 con 100 ejercicios prácticos», sayfa 2
004Personalizar la Barra de acceso rápido
COMO SE HA VISTO EN EL EJERCICIO ANTERIOR, la Barra de herramientas de acceso rápido se ubica por defecto sobre la Cinta de opciones, pero es posible colocarla por debajo de ese elemento. Además, el menú de opciones de la Barra permite añadirle iconos que no aparecen por defecto y acceder al cuadro de opciones de Outlook para continuar con su personalización.
IMPORTANTE
Usando los botones de punta de flecha situados a la derecha de la lista de herramientas de la Barra en el cuadro de opciones de Outlook podemos cambiar su orden.
1.En este ejercicio conoceremos las opciones de personalización de la Barra de herramientas de acceso rápido de Outlook. Empezaremos comprobando que es posible agregarle iconos desde la Cinta de opciones. Sitúese en la ficha Inicio, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la herramienta Libreta de direcciones y elija la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido de su menú contextual. 
Existen distintas maneras de agregar iconos a la Barra de herramientas de acceso rápido.
2.El icono de esa herramienta se añade automáticamente a la Barra de herramientas de acceso rápido. 
Pulse con el botón derecho del ratón sobre la herramienta Libreta de direcciones de la Barra de herramientas de acceso rápido y elija la opción Eliminar de la Barra de herramientas de acceso rápido. 
Para eliminar un icono de la Barra de herramientas de acceso rápido podemos usar nuevamente su menú contextual o acceder a la sección de personalización de la Barra del cuadro de opciones de Outlook.
3.También podemos agregar y eliminar iconos de la Barra desde su menú de opciones. Despliéguelo.
4.En el menú que se despliega se listan una serie de herramientas de uso común que podemos agregar rápidamente a la Barra. Pulse, por ejemplo, sobre la herramienta Eliminar. 
5.Para quitar este icono bastará con desactivarlo en el menú de la Barra. Despliéguelo y desactive la herramienta Eliminar.
6.Por último, accederemos al cuadro de opciones de Outlook para comprobar que podemos añadir a la Barra de herramientas de acceso rápido cualquier herramienta del programa. Despliegue una vez más el menú de la Barra y pulse sobre la opción Más comandos.
7.El cuadro Opciones de Outlook aparece mostrando activa la categoría Barra de herramientas de acceso rápido. En la lista de la derecha puede ver los iconos que incluye la Barra en estos momentos. Supongamos que queremos añadirle una herramienta que no se encuentra en la Cinta de opciones. Pulse el botón de punta de flecha del campo Comandos disponibles en y elija Comandos que no están en la Cinta de opciones. 
8.Desplácese por la lista de herramientas con ayuda de la Barra de desplazamiento vertical hasta localizar la herramienta Marcar como no leído y añádala a la lista de la derecha pulsando el botón Agregar. 
9.Pulse el botón Aceptar y compruebe que el icono de la herramienta Marcar como no leído aparece ya en la Barra. 
Podemos agregar cualquier herramienta de Outlook a la Barra de herramientas de acceso rápido desde su cuadro de opciones.
10.Acabaremos el ejercicio restableciendo la configuración predeterminada de la Barra. Despliegue una última vez su menú de opciones y pulse en Más comandos.
11.Pulse el botón Restablecer y elija la opción Restablecer únicamente la barra de herramientas de acceso rápido.
12.Confirme que desea restaurar la Barra pulsando el botón Sí del cuadro Restablecer personalizaciones y haga clic en el botón Aceptar del cuadro Opciones de Outlook.
IMPORTANTE
El botón Restablecer de la categoría Barra de herramientas de acceso rápido del cuadro de opciones de Outlook permite recuperar únicamente la configuración predeterminada de la Barra de herramientas de acceso rápido o también la de la Cinta de opciones.
005Personalizar la Cinta de opciones
EN LA CINTA DE OPCIONES SE ENCUENTRAN, distribuidas en fichas, las herramientas de trabajo de Outlook que en versiones anteriores a Outlook 2007 encontrábamos en la Barra de menús o en las diferentes barras de herramientas. Cada ficha de la Cinta cuenta a su vez con grupos de herramientas de diferentes categorías que incluyen las herramientas relativas a la acción a la que hacen referencia.
IMPORTANTE
Al igual que ocurre con la Barra de herramientas de acceso rápido, es posible cambiar el orden de las fichas en la Cinta de opciones usando los botones de flecha que aparecen junto a la lista de fichas en la categoría de personalización de la cinta del cuadro de opciones de Outlook.
1.Para empezar este ejercicio en el que conoceremos las opciones de personalización de la Cinta de opciones de Outlook la minimizaremos para que muestre únicamente los nombres de las pestañas. Pulse el icono de punta de flecha situado en el extremo derecho de la Cinta, junto al icono de ayuda.
2.Ahora la Cinta muestra sólo los nombres de las pestañas, pero no su contenido. Usando el icono de punta de flecha podemos volver a expandirla. Haga clic sobre la pestaña Inicio para ver las herramientas que incluye.
El menú contextual de las fichas de la Cinta de opciones también incluye una opción que permite minimizarla en pestañas.
3.Para que la Cinta vuelva a mostrarse expandida, podemos hacer doble clic sobre la pestaña o bien usar el icono de chincheta situado en su extremo derecho. Use el método que prefiera para recuperar el aspecto predeterminado de la Cinta.
4.Los iconos que aparecen junto al nombre de algunos grupos de herramientas son los denominados iniciadores de cuadro de diálogo. Pulse sobre el iniciador de cuadro de diálogo del grupo de herramientas Ir a.
5.En este caso se abre el cuadro de diálogo Ir a fecha, que puede cerrar ya pulsando el botón Cancelar.
6.Al igual que ocurre con la Barra de herramientas de acceso rápido, podemos personalizar la Cinta de opciones para que muestre unas u otras fichas, cambiar el orden de las mismas, añadirles herramientas y grupos de herramientas, etc., desde la categoría adecuada del cuadro de opciones de Outlook. Pulse con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Inicio y haga clic en la opción Personalizar la cinta de opciones.
7.Se abre así el cuadro Opciones de Outlook con la categoría Personalizar cinta de opciones activa. Como ve, los botones situados bajo la lista de fichas permiten añadir nuevas fichas y nuevos grupos de herramientas y cambiarles el nombre. Haga clic sobre la ficha Vista y pulse el botón Cambiar nombre.
Para mostrar y ocultar fichas en la Cinta de opciones active o desactive su correspondiente casilla de verificación en el cuadro de opciones de Outlook.
8.En el campo Nombre para mostrar del cuadro Cambiar nombre escriba el término Ver y pulse el botón Aceptar. 
9.Ahora pulse el signo + situado a la izquierda del nombre de la ficha Ver y haga clic en el botón Nuevo grupo.
10.Ahora podríamos localizar y seleccionar los comandos que queremos añadir al nuevo grupo en la lista de la izquierda y llevar a cabo la adición con el botón Agregar. Sin embargo, omitiremos esta operación y veremos cuál es el aspecto de la Cinta tras los cambios realizados en ella. Pulse el botón Aceptar del cuadro Opciones de Outlook.
11.Puede comprobar que el nombre de la pestaña Vista ha cambiado por Ver. 
Pulse sobre ella y observe que aparece un nuevo grupo de herramientas sin comandos al final de la ficha.
Outlook permite cambiar los nombres de las fichas de la Cinta de opciones según nos convenga.
006Importar y exportar personalizaciones
EN LAS CATEGORÍAS DE PERSONALIZACIÓN de la Cinta de opciones y de la Barra de herramientas de acceso rápido encontramos el botón Importar o exportar, con el que podemos exportar una configuración personalizada de estos elementos a un archivo que podrá ser posteriormente importado y usado en otro equipo.
1.En este ejercicio aprenderemos a exportar e importar la configuración actual de la Cinta de opciones y de la Barra de herramientas de acceso rápido. Recuerde que en el ejercicio anterior cambiamos el nombre de la ficha Vista por Ver y le añadimos un grupo de herramientas vacío. Vamos a agregar también un icono a la Barra de herramientas de acceso rápido. Despliegue el menú de opciones de esta barra y añádale, por ejemplo, el icono de la herramienta Imprimir.
Recuerde que si el icono que desea añadir a la Barra de herramientas de acceso rápido no se encuentra en este menú de opciones deberá acceder al cuadro Opciones de Outlook.
2.Para acceder al cuadro de opciones de Outlook, despliegue nuevamente el menú de la Barra de herramientas de acceso rápido y pulse en la opción Más comandos.
3.Pulse el botón Importar o exportar y elija la opción Exportar todas las personalizaciones.
4.En el cuadro Guardar archivo puede comprobar que el archivo resultante de la exportación tendrá la extensión .exportedUI. Mantenga la ubicación de destino y el nombre predeterminados y pulse el botón Guardar.
5.A continuación restableceremos las configuraciones predeterminadas de la Cinta y de la Barra para después importar las personalizadas que acabamos de almacenar. Pulse el botón Restablecer y elija la opción Restablecer todas las personalizaciones.
Recuerde que el botón Restablecer permite restablecer únicamente la Barra de herramientas de acceso rápido o todas las personalizaciones.
6.Confirme que desea eliminar todas las personalizaciones de la Cinta y de la Barra de herramientas de acceso rápido para Outlook pulsando el botón Sí del cuadro de diálogo que aparece en pantalla.
7.Sin tener que cerrar el cuadro Opciones de Outlook puede comprobar que la Barra de herramientas de acceso rápido vuelve a mostrar sus dos iconos predeterminados y que la ficha Vista ha recuperado su nombre. Pulse el botón Importar o exportar y seleccione la opción Importar archivo de personalización.
Al poder importar la personalización, es posible hacer que los programas de la suite Office presenten la misma apariencia que usan nuestros compañeros de trabajo o de diferentes equipos.
8.Ahora debemos localizar y seleccionar nuestro archivo de personalización en el cuadro Abrir archivo. Hágalo y pulse el botón Abrir.
9.Confirme que desee reemplazar todas las personalizaciones existentes de la cinta y de la Barra de herramientas de acceso rápido pulsando el botón Sí del cuadro que aparece en pantalla.
10.¡Correcto! De nuevo se actualizan esos elementos para mostrar nuestra personalización. Acabe el ejercicio restableciendo de nuevo la Cinta y la Barra y aceptando el cuadro Opciones de Outlook.
IMPORTANTE
La personalización de la Cinta de opciones es específica para el programa de Microsoft Office con el que se está trabajando y no se aplica a todos los programas de la suite.
007Personalizar el Panel de navegación
EL PANEL DE NAVEGACIÓN, situado en la parte izquierda de la interfaz de Outlook, muestra los accesos a los diferentes elementos del programa, esto es, al correo, al calendario, a los contactos, a las tareas, a las notas, a la lista de carpetas y al diario. También este elemento se puede configurar para que muestre unos u otros botones con un orden específico.
IMPORTANTE
El menú contextual de los botones del Panel de navegación incluye las opciones que permiten abrir el elemento en una ventana nueva y acceder al cuadro de opciones de dicho panel.
1.Como ya vimos en un ejercicio anterior, al acceder a Outlook 2010 se muestra de manera predeterminada el elemento Correo en el Panel de navegación, pero basta con pulsar sobre cualquier otro elemento para activarlo y mostrarlo en el Área de trabajo. Empezamos el ejercicio en el elemento Calendario; para volver al elemento Correo, pulse sobre su correspondiente botón del Panel de navegación.
El Panel de navegación muestra unos botones predeterminados que podemos personalizar según nos convenga.
2.Para contraer el Panel de navegación podemos usar la flecha que aparece en la parte superior de la derecha del mismo o bien la opción Minimizado del comando Panel de navegación de la ficha Vista. Siga uno de estos procedimientos.
3.Automáticamente el panel se minimiza, aunque los botones de acceso a los diferentes elementos continúan estando visibles. Para ocultar completamente el Panel de navegación, sitúese en la ficha Vista, pulse en el comando Panel de navegación y elija la opción Desactivado.
4.Para mostrar de nuevo el Panel de navegación, pulse la combinación de teclas Alt.+F1.
5.En la parte inferior del Panel de navegación se muestran los botones de acceso a varios elementos más (Calendario, Contactos, Tareas...) y los iconos de otros tantos (Notas, Lista de carpetas..). Vamos a ver ahora cómo podemos añadir un botón más al panel y también cómo podemos mostrarlo expandido. Haga clic en el botón de punta de flecha situado junto a los tres iconos de la parte inferior, pulse sobre la opción Agregar o quitar botones y, en el submenú que se despliega pulse sobre la opción Diario.
6.Seguidamente haremos que el icono correspondiente al elemento Notas se convierta en un botón expandido. Haga clic nuevamente en el botón de flecha situado junto al icono Diario y pulse sobre la opción Mostrar más botones.
Use las opciones Mostrar más botones y Mostrar menos botones para añadir o quitar botones del Panel de navegación.
7.Observe que el botón Notas se ha añadido al panel. Para acabar el ejercicio comprobaremos que este elemento dispone también de su propio cuadro de opciones. Pulse una vez más el botón de flecha situado junto a los iconos del panel y elija Opciones del panel de navegación.
8.Como ve, desde el cuadro Opciones del panel de navegación también podemos agregar y ocultar iconos, cambiar el orden en que éstos se muestran, modificar la fuente de los elementos que se muestran en la parte superior del panel y recuperar el aspecto inicial del panel. Pulse el botón Restablecer y salga del cuadro pulsando el botón Aceptar.
IMPORTANTE
También es posible acceder al cuadro Opciones del panel de navegación desde el comando Panel de navegación de la ficha Vista y desde la categoría Avanzado del cuadro Opciones de Outlook.
008Personalizar el Panel de lectura
OTRO DE LOS ELEMENTOS CONFIGURABLES de la interfaz de Outlook 2010 es el Panel de lectura, ubicado por defecto en la parte derecha del Área de trabajo de determinados elementos, como Correo. El Panel de lectura proporciona una vista previa de los elementos sin necesidad de abrirlos. En este ejercicio veremos cómo personalizarlo según nuestras preferencias.
IMPORTANTE
El Panel de lectura debe activarse o desactivarse para cada una de las carpetas de correo individualmente. Por ejemplo, si lo desactiva en la carpeta Borrador, seguirá activado en la carpeta Bandeja de entrada.
1.Para empezar el ejercicio, pulse el botón de punta de flecha situado junto al elemento Mi archivo de datos de Outlook, en el Panel de navegación, y seleccione la carpeta Borrador.
La carpeta Mi archivo de datos de Outlook y sus subcarpetas aparecen de manera predeterminada cuando no existe ninguna cuenta personal configurada en Outlook 2010.
2.Para comprobar la utilidad del Panel de lectura, puede crear y guardar un nuevo mensaje de correo electrónico en esta carpeta usando el botón Nuevo mensaje de correo electrónico. Al seleccionar una carpeta, el Panel de lectura muestra una previsualización del contenido del elemento seleccionado, en el caso del ejemplo, un mensaje de prueba. Usando el control deslizante situado en la Barra de estado, bajo el Panel de lectura, podemos reducir o aumentar el tamaño del texto del mensaje. Compruébelo pulsando varias veces el botón con el signo + del control deslizante de zoom.
También podemos cambiar el tamaño del texto del mensaje en el Panel de lectura introduciendo un porcentaje concreto en el campo Zoom de la Barra de estado.
3.Desde la ficha Vista es posible cambiar la posición o desactivar el Panel de lectura en cualquier carpeta de Outlook. Sitúese en esa ficha, pulse el botón Panel de lectura del grupo de herramientas Diseño y elija la opción Inferior.
La ubicación que establezca para el Panel de lectura se conservará aunque cambie de elemento en el Panel de navegación.
4.De este modo el Panel de lectura se muestra en la parte inferior de la interfaz. Pulse de nuevo en el comando Panel de lectura y elija esta vez la opción Desactivado.
5.Seguidamente accederemos al cuadro de opciones de Outlook para comprobar que también incluye algunas características configurables relativas al Panel de lectura. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Opciones.
6.En el cuadro Opciones de Outlook, active la categoría Avanzado y pulse el botón Panel de lectura del apartado Paneles de Outlook.
7.Se abre así el cuadro Panel de lectura, desde el que podemos hacer que los elementos se marquen como leídos una vez visto en el Panel, que se marquen como leídos al cambiar la selección y que podamos leer y pasar al siguiente elemento usando la Barra espaciadora. Mantenga la configuración predeterminada para el Panel de lectura y pulse el botón Aceptar.
También es posible acceder al cuadro Panel de lectura desde el menú del botón Panel de lectura cuando ese elemento esté activado.
8.En la sección del libro dedicada al correo electrónico seguiremos comprobando la utilidad del Panel de lectura para obtener para obtener vistas previas de elementos adjuntos a los mensajes, por ejemplo. Salga del cuadro Opciones de Outlook pulsando el botón Aceptar.
IMPORTANTE
Podemos cambiar el espacio que ocupa el Panel de lectura arrastrando su margen inferior (si está situado debajo) o su margen derecho (si está situado a la derecha.)
009Crear, mover y eliminar carpetas
EN OUTLOOK, TODA LA INFORMACIÓN generada por el usuario se almacena en carpetas, que permanecen organizadas en el elemento Correo del Panel de navegación. Este elemento de Outlook muestra todos los archivos y documentos en una estructura de árbol, que recuerda a la del Explorador de Windows. Al iniciar el programa, el panel Correo muestra una carpeta para cada elemento que forma esta aplicación.
IMPORTANTE
Tenga en cuenta que las carpetas predeterminadas de Outlook no se pueden eliminar, sólo se pueden borrar las de nueva creación.
1.En este ejercicio vamos a crear una nueva carpeta dentro de la carpeta Bandeja de entrada. En primer lugar, haga clic con el botón derecho del ratón sobre dicha carpeta en el Panel de navegación y, en el menú contextual que se despliega, pulse sobre la opción Nueva carpeta.
El mantenimiento del panel Carpetas de correo es muy importante para garantizar una rápida localización de los objetos.
2.En el cuadro Crear nueva carpeta debemos especificar el nombre para la nueva carpeta, el tipo de documentos que almacenará y su ubicación. En este último caso, se encuentra señalada la ubicación sobre la que hemos hecho clic con el botón derecho del ratón. En el campo Nombre, escriba, por ejemplo, el término Urgente.
3.Supondremos que queremos almacenar en esta nueva carpeta elementos de tipo correo, por lo que mantendremos el campo Contenido de la carpeta tal y como está. También dejaremos seleccionada la carpeta Bandeja de entrada como ubicación para la nueva carpeta. Pulse el botón Aceptar.
Cada vez que usted genere un documento nuevo, éste deberá guardarse en alguna de las carpetas existentes o bien en las nuevas que cree.
4.Observe el panel Correo y los cambios que ha sufrido. La Bandeja de entrada ahora tiene una subcarpeta llamada Urgente. Además, al lado de la carpeta Bandeja de entrada ha aparecido una punta de flecha negra que indica que ésta contiene otros elementos que se están mostrando en el panel. Pulse sobre ese signo para ocultar la carpeta Urgente y vuelva a mostrarla.
5.Para visualizar el contenido de una carpeta, sólo hay que pulsar sobre ella. Haga clic una sola vez sobre la carpeta Urgente.
6.Evidentemente, la nueva carpeta no contiene ningún elemento todavía. A continuación extraeremos la nueva carpeta de la Bandeja de entrada y la dejaremos fuera de cualquiera de las carpetas de archivo de datos de Outlook. Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la carpeta Urgente y, del menú contextual que se despliega, elija la opción Mover carpeta.
Para desplazar carpetas también podemos utilizar la técnica de arrastre. Bastará con seleccionar y arrastrar el elemento hasta su nueva ubicación en el Panel de navegación.
7.En la ventana Mover carpeta seleccionaremos la nueva ubicación de la carpeta Urgente. Elija la ubicación Mi archivo de datos de Outlook y pulse el botón Aceptar.
Desde el cuadro Mover carpeta también es posible crear nuevas carpetas de destino para los elementos seleccionados.
8.Como puede ver en el panel Correo, la carpeta Urgente ya no se encuentra dentro de la carpeta Bandeja de entrada. Para terminar este sencillo ejercicio, vamos a eliminarla. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre ella y elija del menú contextual la opción Eliminar carpeta.
9.En la ventana de confirmación, pulse sobre el botón Sí para eliminar la carpeta, que se guardará provisionalmente en la carpeta Elementos eliminados.
