Kitabı oku: «Aprender Outlook 2010 con 100 ejercicios prácticos», sayfa 4
016Cambiar la configuración de la cuenta
PARA PODER ENVIAR Y RECIBIR correo electrónico, es imprescindible disponer como mínimo de una cuenta en Outlook. Pero podemos agregar más de una, cambiar la predeterminada, establecer nuevas características para las existentes, quitar cuentas, etc. Como se verá en el siguiente ejercicio, todo ello lo llevaremos a cabo desde el cuadro Configuración de la cuenta.
IMPORTANTE
Si dispone de varias cuentas configuradas en Outlook, el botón De en la ventana de un nuevo mensaje le permitirá elegir la que desea emplear para enviarlo.
1.Para empezar este ejercicio en el que trabajaremos con el cuadro Configuración de la cuenta, pulse en la pestaña Archivo, haga clic en el botón Configuración de la cuenta y pulse sobre esa misma opción. 
También podemos acceder a esta sección de la ficha Archivo usando la opción Propiedades de la cuenta.
2.El cuadro Configuración de la cuenta muestra la información referente a la cuenta de correo electrónico que agregamos y configuramos en el ejercicio anterior. Desde este cuadro, como ve, es posible agregar nuevas cuentas. Pulse el botón Nuevo. 
Cuando sólo existe una cuenta, ésta queda establecida como la predeterminada de manera automática.
3.Accedemos así al cuadro Agregar nueva cuenta con el que ya trabajamos en el ejercicio anterior. Siguiendo los pasos que vimos en su momento en este asistente, añada una nueva cuenta de correo. (Recuerde que su proveedor de servicios de Internet deberá proporcionarle los datos relativos a su cuenta.)
4.Una vez añadida la segunda cuenta, vamos a establecerla como la predeterminada para enviar mensajes. Seleccione la nueva cuenta en el cuadro Configuración de la cuenta y pulse el botón Establecer como predeterminado. 
5.De este modo, cuando creemos un nuevo mensaje de correo electrónico, ésta será la dirección que aparecerá en el campo De. Observe que en la lista de cuentas, la que hemos agregado en este ejercicio muestra ahora un signo de verificación y ha pasado a la primera posición. En el caso de que su proveedor de servicios de Internet modifique alguna característica de la cuenta, podemos repararla o cambiarla también desde este cuadro. Pulse el botón Cambiar. 
Podemos cambiar el orden en que se muestran todas las cuentas configuradas en Outlook pulsando los botones de punta de flecha del cuadro Configuración de la cuenta.
6.Desde el cuadro Cambiar cuenta podemos modificar la información sobre el usuario y sobre el servidor, así como acceder a más configuraciones del correo electrónico. Salga de este cuadro pulsando el botón Cancelar.
7.Para acabar este ejercicio, eliminaremos la cuenta que acabamos de crear para continuar trabajando en los siguientes con la que agregamos en el anterior. Con la nueva cuenta seleccionada, pulse el botón Quitar.
8.Confirme que desea eliminar la cuenta pulsando el botón Sí del cuadro de diálogo que aparece en pantalla.
9.Al cerrar y volver a acceder al cuadro de configuración de cuentas, podremos comprobar que la otra cuenta existente ha pasado a convertirse ahora en la predeterminada. Salga del cuadro Configuración de la cuenta pulsando el botón Cerrar.
IMPORTANTE
Desde el cuadro Configuración de la cuenta también podemos cambiar la carpeta en la que se entregarán por defecto los mensajes recibidos. Usaremos para ello el botón Cambiar carpeta.
017Crear una firma
LAS FIRMAS SON PEQUEÑOS PÁRRAFOS de texto que contienen información sobre el remitente de un mensaje de correo electrónico. Las firmas pueden configurarse de manera que se inserten automáticamente en los nuevos mensajes y en las respuestas y reenvíos. El usuario puede configurar tantas firmas como necesite, según el tipo de mensaje en el que deba insertarlas. En lecciones posteriores aprenderá a escoger la firma que desee para cada mensaje.
1.Como ocurre con la mayoría de los elementos de Outlook 2010, la configuración de las firmas se lleva a cabo desde el cuadro de opciones del programa. Pulse en la pestaña Archivo y haga clic en el comando Opciones.
2.En el cuadro Opciones de Outlook, pulse sobre la categoría Correo y después haga clic en el botón Firmas del apartado Redactar mensajes.
3.Se abre la ventana Firmas y plantilla, desde la que podemos agregar y editar firmas y configurar un diseño de fondo personalizado para los mensajes. Pulse el botón Nueva de la ficha Firma de correo electrónico.
Desde el cuadro Firmas y plantilla podemos crear, eliminar, guardar y editar firmas. También es posible cambiar el nombre de las firmas.
4.En el único campo del cuadro Nueva firma, escriba un nombre identificativo para la firma, por ejemplo, Firma personal, y pulse el botón Aceptar.
Éste sólo es el título identificativo de la firma, no lo confunda con el texto o el contenido de la misma.
5.En la sección Editar firma será donde escribiremos y editaremos el texto que aparecerá como firma en nuestros mensajes salientes. Haga clic en el cuadro de texto del apartado Editar firma y escriba, por ejemplo, su nombre y apellidos. 
6.Con los comandos de este apartado podemos modificar el estilo del texto, así como usar imágenes, vínculos o una tarjeta de presentación a modo de firma. Seleccione el texto de la firma y cambie su fuente y su color. 
Cambie según sus preferencias la fuente, el tamaño, el estilo y el color del texto de la firma en el cuadro Firmas y plantilla.
7.Ésta será la firma predeterminada para la cuenta que se muestra en el campo Cuenta de correo electrónico. Vamos a establecer que aparezca tanto en los mensajes nuevos como en las respuestas y reenvíos. Despliegue el campo Mensajes nuevos y seleccione la Firma personal.
8.Repita la operación en el campo Respuestas y reenvíos. 
9.Pulse el botón Guardar y salga del cuadro Firmas y plantilla pulsando el botón Aceptar.
10.Más adelante veremos cómo insertar esta firma personalizada en nuestros mensajes. Salga del cuadro Opciones de Outlook pulsando el botón Aceptar para dar por acabado este ejercicio.
IMPORTANTE
Con el icono Insertar imagen del cuadro Firmas y plantilla podrá insertar el logotipo de su empresa, por ejemplo, como firma en sus mensajes. Los formatos de imagen que se utilizan más habitualmente son .bmp, .giif., .jpg y .png.
018Utilizar el Asistente para reglas
OUTLOOK DISPONE DE UNOS ELEMENTOS llamados Reglas que le ayudarán todavía más en la organización del correo electrónico. Una regla es una acción que Outlook lleva a cabo de manera automática en un mensaje cuando éste cumple las condiciones especificadas al crearla. La configuración de las reglas se lleva a cabo desde el Asistente para reglas.
IMPORTANTE
En el cuadro Reglas y alertas podemos ver una regla predeterminada creada por el programa, por la cual se borrarán las categorías de los mensajes.
1.En esta lección crearemos una regla según la cual, cuando lleguen a nuestro buzón mensajes que contengan la palabra Casino en el asunto, éstos se moverán directamente a la carpeta Correo electrónico no deseado. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse el botón Administrar reglas y alertas de la categoría Información.
El botón Administrar reglas y alertas sólo estará habilitado si disponemos de una cuenta de correo electrónico configurada en Outlook.
2.Se abre así el cuadro Reglas y alertas, donde podemos configurar las reglas y las alertas que se aplicarán a los mensajes. Para crear otra regla, pulse el botón Nueva regla.
3.Aparece el Asistente para reglas en el que debemos especificar las condiciones de la nueva regla. De la lista de plantillas de reglas disponibles del apartado Mantenerse organizado, seleccione la segunda, Mover a una carpeta los mensajes que contengan palabras específicas en el campo de asunto.
4.En el segundo paso del asistente debemos editar la descripción de la regla. Pulse en el vínculo cierto texto del apartado Paso 2.
5.En el cuadro Buscar texto escriba el término Casino, pulse el botón Agregar para añadir la palabra a la lista de búsqueda y después pulse el botón Aceptar.
6.Observe que ahora, en el cuadro en el que se refleja la descripción de la regla, aparece el texto especificado. A continuación, indicaremos la carpeta a la que deben moverse los mensajes que lo contengan. Pulse sobre el vínculo especificada del segundo paso del asistente.
El asistente para reglas incluye una serie de reglas predefinidas denominadas plantillas y permite también crear una regla en blanco desde el principio.
7.En el cuadro Reglas y alertas, localice su cuenta de correo electrónico predeterminada, pulse sobre la carpeta Correo electrónico no deseado y haga clic en Aceptar.
8.Pulse el botón Siguiente.
9.En este paso y en los siguientes podemos continuar configurando la regla, añadiendo nuevas condiciones que debe cumplir el mensaje y editándola si no lo hemos hecho en el paso anterior. Pulse de nuevo el botón Siguiente para continuar.
10.Seguidamente desactive la opción Detener el proceso de más reglas para que el programa siga aplicando el resto de reglas que incorporemos y pulse el botón Siguiente.
11.En la siguiente ventana podemos especificar excepciones para nuestra regla. Haga clic en la casilla de verificación de la opción Excepto si se envió a mí solamente y pulse Siguiente.
Podemos indicar una o varias excepciones para nuestras reglas.
12.Mantenga la configuración predeterminada que aparece en este último paso del asistente y pulse el botón Finalizar.
13.En el cuadro Reglas y alertas, podemos comprobar que la regla creada aparece ya mostrando sus características en la parte inferior. Para acabar, pulse los botones Aplicar y Aceptar.
019Modificar reglas
YA SE HA VISTO EN LA LECCIÓN anterior que el Asistente para reglas le permite configurar a su gusto las reglas, añadiendo aquellas condiciones o excepciones que el usuario considera necesarias. Una vez creadas, las reglas se pueden modificar e incluso eliminar, y estas acciones se llevan a cabo desde las mismas ventanas del Asistente.
IMPORTANTE
El botón Opciones del cuadro Reglas y alertas abre otro cuadro desde el que es posible importar y exportar reglas a y desde versiones anteriores de Outlook y actualizar las reglas para obtener un mejor rendimiento.
1.En esta lección, cambiaremos algunas de las propiedades de la regla creada en el ejercicio anterior. Para empezar, pulse en la pestaña Archivo y haga clic en el botón Administrar reglas y alertas.
2.En la ficha Reglas de correo electrónico del cuadro Reglas y alertas podemos ver ya la regla creada en el ejercicio anterior, Casino. Vamos a realizar una copia de esta regla para manipularla. Selecciónela y pulse el botón Copiar.
Puede cambiar el orden en que se muestran las reglas usando los botones de punta de flecha del cuadro Reglas y alertas.
3.En el cuadro Copiar regla en podemos elegir dónde queremos copiar la regla. Mantenga seleccionada la Bandeja de entrada y pulse el botón Aceptar.
4.La nueva regla, Copia de Casino, se sitúa a continuación de la regla original. Selecciónela, pulse el botón Cambiar regla y haga clic en la opción Cambiar nombre de regla.
5.En el cuadro de diálogo que aparece, escriba, por ejemplo, el término Dinero y pulse el botón Aceptar.
6.Vamos a seguir editándola. Selecciónela y pulse nuevamente el botón Cambiar regla.
7.Como ve, este botón esconde un menú desde el que podemos acceder al asistente para modificar la configuración de la regla y cambiar directamente algunas de sus características. Supongamos que queremos que Outlook elimine cualquier mensaje que contenga en el campo Asunto el término Dinero. Pulse en la opción Editar configuración de regla.
Desde el botón Cambiar regla es posible cambiar también la prioridad de las reglas.
8.El Asistente para reglas muestra la configuración establecida en el ejercicio anterior para nuestra regla Casino. Pulse sobre la palabra Casino en el recuadro del paso 2, seleccione ese término en el cuadro Buscar texto y pulse el botón Quitar.
9.Agregue ahora el término Dinero y pulse el botón Aceptar.
10.Salga del Asistente para reglas pulsando el botón Finalizar.
11.La descripción de la regla indica que los mensajes con el texto Dinero en el asunto se moverán a la carpeta Correo electrónico no deseado excepto si se han enviado sólo a nosotros. Pulse el botón Cambiar regla y active la opción Eliminar mensaje.
12.Despliegue una vez el menú de opciones del botón Cambiar regla y desactive la opción Mover a una carpeta.
13.Una vez cambiadas las características de la regla, haga clic en su casilla de verificación para activarla y pulse los botones Aplicar y Aceptar para salir del cuadro Reglas y alertas.
Es posible crear una regla en la que Outlook busque varias palabras o una frase concreta en el asunto del mensaje.
020Configurar las alertas de escritorio
LAS ALERTAS DE ESCRITORIO son notificaciones que aparecen en el Área de notificación de la Barra de tareas del Escritorio cuando se recibe un nuevo mensaje de correo electrónico, una convocatoria de reunión o una solicitud de tarea. Están activadas de manera predeterminada y pueden configurarse desde el cuadro de opciones de Outlook, como se verá en este ejercicio.
1.Las alertas de escritorio muestran diferente información en función del tipo de elemento recibido. Para los mensajes de correo electrónico, muestran el nombre del remitente, el asunto y las dos primeras líneas de los mismos; para las convocatorias de reuniones, muestran el remitente, el asunto, la fecha, la hora y la ubicación, y para las solicitudes de tareas, el remitente, el asunto y la fecha de inicio de las mismas. Para configurar sus características, debemos acceder al cuadro de opciones de Outlook. Pulse en la pestaña Archivo y haga clic en el comando Opciones.
2.En el cuadro Opciones de Outlook, active la categoría Correo.
3.Observe que en el apartado Llegada del mensaje se encuentra activada por defecto la opción Mostrar una alerta de escritorio, que hará que aparecen las alertas. Pulse el botón Configuración de alerta de escritorio.
Además de las alertas de escritorio, Outlook proporciona otros métodos para comunicarnos que hemos recibido nuevos mensajes: sonidos, cambio en el puntero del ratón, etc.
4.En el cuadro Configuración de alerta de escritorio podemos indicar durante cuánto tiempo queremos que permanezca en pantalla la alerta y el nivel de transparencia que queremos que ésta tenga. Haga clic tres veces a la derecha del botón deslizante del control Duración para aumentar a 10 segundos el tiempo de visualización de la alerta.
5.Seguidamente, pulse cinco veces a la derecha del botón deslizante del control Transparencia para aumentar a 25% el nivel de transparencia de la alerta.
6.Pulse el botón Vista previa para comprobar el aspecto que tendrán ahora las alertas de escritorio.
7.Al situar el puntero del ratón sobre la alerta antes de que ésta desaparezca, permanecerá visible para que tengamos tiempo de leerla. Para cerrar inmediatamente las alertas, podemos pulsar en su botón de aspa. Hágalo para cerrar la vista previa de la alerta.
De manera predeterminada, las alertas de escritorio se mostrarán durante 7 segundos y con un 20% de transparencia.
8.Acepte la nueva configuración de la alerta de escritorio y salga del cuadro Opciones de Outlook pulsando el botón Aceptar.
Sepa que las alertas de escritorio cuentan con un menú de opciones desde el que es posible abrir el elemento, marcarlo, eliminarlo, marcarlo como no leído, deshabilitar la alerta de correo nuevo en el escritorio y acceder a su cuadro de configuración.
021Redactar y enviar mensajes
IMPORTANTE
Desde Outlook 2007 se utiliza el procesador de textos Word como único editor de correo electrónico, mientras que en versiones anteriores era posible desactivar Word y utilizar el editor nativo de Outlook como editor de correo electrónico.
UNA VEZ CONFIGURADOS todos los parámetros necesarios para poder utilizar sin problemas el correo electrónico, ya podemos empezar a enviar mensajes con Outlook. En esta lección se mostrará el modo en que se presenta y redacta un mensaje. Por defecto, los mensajes presentan un formato determinado, pero su apariencia es totalmente personalizable.
1.En este ejercicio aprenderemos a redactar y a enviar un mensaje de correo electrónico. Antes de empezar, acceda a la Bandeja de entrada de la cuenta que ha configurado en lecciones anteriores para comprobar si tiene mensajes nuevos pendientes de leer. (En el Panel de navegación, aparecerá entre paréntesis el número de mensajes nuevos junto a la carpeta Bandeja de entrada.)
También podemos abrir la ventana para un nuevo mensaje (o para cualquier otro nuevo elemento) pulsando la combinación de teclas Ctrl.+U.
2.Ahora se muestra el contenido de la Bandeja de entrada. Para crear un nuevo mensaje podemos usar el botón Nuevo mensaje de correo electrónico de la ficha Inicio o bien añadir el icono de esa herramienta a la Barra de herramientas de acceso rápido. Sitúese en la ficha Inicio y pulse el botón Nuevo mensaje de correo electrónico.
3.Puede ver que en el cuerpo del mensaje aparece ya la firma que configuramos en un ejercicio anterior. En el campo Para escriba la dirección del destinatario del mensaje y haga clic en el campo Asunto.
4.En el campo opcional Asunto podemos introducir el tema al que hace referencia el contenido del mensaje. Escriba, cualquier término a modo de ejemplo y pulse en el cuerpo del mensaje.
5.El mensaje llevará el mismo título que el asunto, como puede comprobar mirando la Barra de título de la ventana. Lo único que nos falta es escribir el texto del mensaje. Escriba un texto de ejemplo en el cuerpo del mensaje y pulse el botón Enviar para proceder con el envío del mismo.
Si pulsa el botón Enviar antes de introducir una dirección, como mínimo, en el campo Para, un cuadro de advertencia le indicará que esa información es necesaria para poder realizar el envío.
6.El mensaje se almacena momentáneamente en la carpeta Bandeja de salida hasta que se envía automáticamente y pasa a guardarse, según lo especificado en las opciones del programa, en la carpeta Elementos enviados. Para comprobarlo, seleccione esa carpeta en el Panel de navegación.
7.Efectivamente, en esta carpeta se encuentra el mensaje enviado a la dirección de correo especificada, la fecha y la hora de envío y, en el Panel de lectura, vemos el contenido del mensaje. Como ha podido comprobar, la creación y el envío de nuevos mensajes no revisten dificultad alguna. Además, gracias a las herramientas del editor de textos, podemos modificar el formato del texto del mensaje, añadirle fondos de colores, etc. Pero eso lo veremos en los siguientes ejercicios. Para acabar éste, active de nuevo su Bandeja de entrada en el Panel de navegación.
En este ejemplo, el Panel de lectura se ubica en la parte inferior de la interfaz de Outlook, pero recuerde que puede cambiar su ubicación así como desactivarlo desde la ficha Vista de la Cinta de opciones.
IMPORTANTE
Las direcciones pueden insertarse directamente en el campo Para, como se ve en este ejercicio, o bien pueden seleccionarse en la Libreta de direcciones, con la que trabajaremos más adelante.
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