Kitabı oku: «Manual de Office 2010», sayfa 2
RECUERDE
Haciendo doble clic sobre la Barra de título, la ventana también se restaura, es decir, disminuye sus dimensiones. Además, al hacer clic con el botón derecho del ratón en una zona libre de dicha barra abrirá un menú con los mismos comandos de gestión de la ventana.
11 La Cinta de opciones, presentada como impresionante novedad en la versión 2007 de la suite, organiza en pestañas todos los comandos del programa, los cuales, a su vez, se encuentran reunidos en grupos de herramientas según su uso y finalidad en el documento. La punta de flecha situada en el extremo derecho de la Cinta de opciones permite minimizar este elemento y volverlo a mostrar. (13) Pulse sobre este icono y, una vez comprobado que sólo se visualizan las pestañas de la Cinta, (14) vuelva a pulsarlo.
El icono situado a la derecha del que se utiliza para ocultar y mostrar la Cinta de opciones, que muestra un signo de interrogación sobre un fondo de color azul, permite abrir el cuadro de ayuda del programa.
12 En la parte inferior del área de trabajo se sitúa la Barra de estado, idéntica en todas las aplicaciones de Office en cuanto a su forma aunque ligeramente distinta en cuanto a su contenido. La parte izquierda de la Barra de estado cambia en cada programa, puesto que depende del tipo de contenido generado. Por ejemplo, en Word encontrará el número de página, las palabras insertadas y el idioma utilizado por el diccionario, (15) mientras que en PowerPoint refleja el número de diapositiva sobre el total existente, el formato aplicado a la misma y también el idioma. (16) La parte derecha de la Barra de estado muestra los accesos a las diferentes vistas del documento, el nivel de zoom aplicado y los controles para modificar este nivel de visualización. A partir de la lección siguiente empezaremos a ocuparnos por separado de todos estos elementos de la interfaz, de su contenido y de cómo se gestionan. Para terminar esta lección, cierre Microsoft Word pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título.
Según el programa utilizado, la información incluida en la parte izquierda de la Barra de estado puede variar ligeramente. Sin embargo, los comandos situados en el extremo derecho de esta barra siempre se repiten.
Lección 2. La Barra de herramientas de acceso rápido
La Barra de herramientas de acceso rápido representó una novedad en la interfaz de Office 2007 y se ha mantenido, ligeramente mejorada, en la versión 2010 de la suite. Como se ha visto en la lección anterior, la Barra de herramientas de acceso rápido se sitúa en la parte superior de la interfaz de todas las aplicaciones de Office y está compuesta de forma predeterminada por tres comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer. Como su nombre indica, la Barra de herramientas de acceso rápido tiene como objetivo facilitar el acceso a aquellos comandos más utilizados por el usuario. Por esta razón, es obvio que este elemento sea personalizable en cuanto a los comandos que deba mostrar.
1 Al abrir cualquiera de las aplicaciones de Office, la Barra de herramientas de acceso rápido muestra tres comandos predeterminados, dos de los cuales se encuentran en un principio desactivados: Deshacer y Rehacer. Ello es debido a que todavía no se ha llevado a cabo ninguna acción y que, por tanto, estas funciones no pueden ejecutarse. La Barra de herramientas de acceso rápido se puede personalizar cambiando su posición y agregando y eliminando comandos. Para empezar, abra cualquiera de las aplicaciones de Office desde el menú de inicio de Windows. (1)
Cuando haya trabajado en más de una ocasión con los programas de la suite Office, Windows colocará un acceso directo a cada uno de ellos en el panel de programas frecuentes del menú de inicio.
2 Veamos en primer lugar cómo cambiar la posición de la Barra de herramientas de acceso rápido. Para ello, pulse sobre el botón que muestra una punta de flecha en el extremo derecho de dicha barra para desplegar el menú de opciones de la misma. (2)
3 Se despliega el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. En la primera sección del mismo se muestra una lista de los comandos que el programa considero de uso más frecuente y que, por tanto, pueden ser susceptibles de incluirse en este elemento de acceso. Los que se encuentran marcados con un signo de verificación son los comandos que forman parte actualmente de la barra. (3) El menú se completa con dos opciones más: Más comandos, mediante la cual es posible seleccionar cualquiera de los comandos disponibles en el programa, y Mostrar debajo de la cinta de opciones, cuyo efecto comprobaremos a continuación. Haga clic sobre esta opción. (4)
Entre los comandos comunes incluídos en el menú de opciones, cada programa incluye alguno propio y exclusivo. En el caso de PowerPoint, por ejemplo, propone como comando de acceso frecuente en esta lista el denominado Presentación desde el principio.
4 Tal como indica la opción seleccionada, la Barra de herramientas de acceso rápido se ha situado por debajo de la Cinta de opciones, manteniendo los tres comandos de origen: Guardar, Deshacer y Rehacer. (5) Desde esta nueva posición llevaremos a cabo la personalización de la barra en cuanto a su contenido. Para ello, haga clic sobre la punta de flecha de la misma para desplegar el menú de opciones.
Recuerde que la Barra de herramientas de acceso rápido ha sido principalmente diseñada para facilitar el acceso y el uso de determinados comandos del programa. Por esta razón, actúe con moderación en cuanto a la eliminación y la adición de comandos a este elemento de la interfaz de Office.
5 Vamos a desactivar uno de los comandos incluidos por defecto. Pulse sobre el comando Rehacer para desactivarlo en este menú (6) y compruebe cómo desaparece de inmediato de la Barra de herramientas de acceso rápido. (7)
6 De esta forma tan sencilla hemos ocultado uno de los comandos predeterminados de la barra. Ahora imagine que desea agregar otro de los comandos disponibles en el programa que no forma parte de la lista propuesta en el menú de opciones. Despliegue una vez más este menú de opciones y pulse esta vez sobre la opción Más comandos. (Al desplegar el menú aproveche para comprobar que el comando Rehacer ahora aparece desactivado.)
7 Se abre de esta forma el cuadro de opciones del programa, mostrando el contenido de la categoría Barra de herramientas de acceso rápido. Para agregar comandos a la barra sencillamente es preciso seleccionarlos en el cuadro de la izquierda y pulsar el botón Agregar. Vamos a recuperar en este caso y en primer lugar el comando Rehacer. Para ello, utilice la Barra de desplazamiento vertical del cuadro de comandos y, cuando localice el mencionado comando, selecciónelo pulsando sobre él. (8)
El cuadro de opciones del programa, al cual se accede también desde el comando Opciones de la nueva vista Backstage de Microsoft Office, cuenta en la categoría Barra de herramientas de acceso rápido con la opción Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la cinta de opciones, la cual según la ubicación de la barra en la interfaz del programa se mostrará activada o desactivada. Desde aquí también puede, por supuesto, modificar dicha ubicación.
RECUERDE
La opción Personalizaciones del cuadro de opciones del programa permite restablecer el aspecto original de la Barra de herramientas de acceso rápido. Para ello, es preciso pulsar el botón Restablecer y elegir, del pequeño menú que se despliega, la opción Restablecer sólo la barra de herramientas de acceso rápido.
8 A continuación, pulse sobre el botón Agregar situado entre los dos cuadros de comandos y compruebe cómo el comando seleccionado se sitúa en el cuadro de la derecha. (9)
Si una vez agregados los comandos a la barra decide prescindir de alguno de ellos, puede seleccionarlos en el cuadro de la derecha y pulsar el botón Quitar.
9 Todos los programas de Office permiten separar grupos de comandos relacionados en la Barra de herramientas de acceso rápido. Para ello, es preciso situar en los puntos oportunos los denominados “separadores”. Sitúese en la parte superior del cuadro de comandos y haga doble clic sobre el elemento <Separador>. (10)
10 A continuación, haga doble clic sobre el comando Copiar y, seguidamente, doble clic sobre el comando Cortar para añadir estos dos nuevos comandos a la Barra de herramientas de acceso rápido. (11)
11 Haga clic en Aceptar para salir del cuadro de opciones y comprobar los cambios sobre la Barra de herramientas de acceso rápido. (12)
Incluir los comandos que más se utilizan en la Barra de herramientas de acceso rápido son una buena forma de personalizar las aplicaciones según el uso que se realice de cada una de ellas.
12 No queremos terminar sin volver a situar la barra en su ubicación original. Para ello, despliegue el menú de opciones y elija de la lista la opción Mostrar encima de la cinta de opciones. (13)
Lección 3. La Cinta de opciones
La Cinta de opciones fue diseñada y presentada en la versión 2007 de Office con la finalidad de sustituir a los menús y las barras de herramientas tradicionales de las aplicaciones. La verdad es que representó un cambio positivo en la interfaz de los programas, puesto que muestra una disposición sobre todo visual de los comandos, lo que significa una mayor facilidad a la hora de encontrarlos y trabajar con ellos. Todos estos comandos se organizan en la Cinta de opciones en un conjunto de fichas o pestañas según sus funciones sobre el programa y, dentro de ellas, en los denominados grupos de herramientas. La Cinta de opciones presenta novedades exclusivas en cuanto a su contenido en las distintas aplicaciones y se puede personalizar para que muestre aquellos comandos más útiles para el usuario.
1 La Cinta de opciones ocupa la parte superior del área de trabajo de las aplicaciones de Office. Para pasar de una pestaña a otra sencillamente es preciso pulsar sobre ellas. Trabajamos en este caso sobre PowerPoint 2010, aunque sepa que el uso de la Cinta de opciones es el mismo para todas las aplicaciones de la suite. Al abrir el programa, la Cinta de opciones muestra el contenido de la primera pestaña, la pestaña Inicio. (1) Haga clic sobre la siguiente, en este caso, la denominada Insertar. (2)
Contenido de la pestaña Inicio en PowerPoint 2010.
Contenido de la pestaña Insertar en PowerPoint 2010.
2 El número de pestañas incluidas en la Cinta de opciones varía en cada una de las aplicaciones de la suite. Por ejemplo, PowerPoint cuenta con nueve pestañas y Word, con ocho, el mismo número que Excel. De este total, seis son comunes en todas las aplicaciones. Éstas son: Inicio, Insertar, Diseño de página, (las tres primeras), Revisar, Vista y Complementos (las tres últimas). Evidentemente, lo que sí que varía es el contenido de estas pestañas. Compruébelo abriendo, por ejemplo, Excel 2010. (3)
Compruebe como las tres primeras fichas y las tres últimas son las mismas.
3 Cada una de las pestañas organiza su contenido en grupos de herramientas. Cada uno de estos grupos contiene una serie de comandos que responden a un objetivo y alguno de ellos también es común en todas las aplicaciones de la suite. Es el caso, por ejemplo, de los grupos de herramientas Portapapeles o Fuente, ambos incluidos en la pestaña Inicio. Algunos grupos de herramientas muestran junto a su nombre un pequeño icono; se trata del iniciador de cuadro de diálogo, el cual, como su nombre indica, da acceso a un cuadro de diálogo relacionado con el contenido del grupo. Pulse, por ejemplo, sobre el iniciador de cuadro de diálogo del grupo de herramientas Fuente. (4)
RECUERDE
Cuando la Cinta de opciones se encuentra minimizada pero necesita visualizar el contenido de alguna pestaña en concreto, el icono de punta de flecha que sirve para mostrar y ocultar este elemento se convierte en un pin; si pulsa sobre el pin, la Cinta quedará fija, aunque por encima del documento abierto, no ocupando su espacio original.
Otro procedimiento para ocultar la Cinta de opciones es desplegar el menú contextual de una de las pestañas mediante la pulsación con el botón derecho del ratón y elegir la opción Minimizar la Cinta.
4 Efectivamente, en Excel se abre el cuadro de diálogo Formato de celdas. (5) Pulse el botón Cancelar para cerrar este cuadro sin realizar ningún cambio.
5 Según la aplicación con la que esté trabajando y el tipo de tarea que esté llevando a cabo, quizás le interese ocultar la Cinta de opciones temporalmente. Para hacerlo, dispone de dos opciones: el icono que muestra una punta de flecha en el extremo derecho de la banda de pestañas o el doble clic sobre la pestaña activa. En este caso, haga doble clic sobre la pestaña Inicio y compruebe el cambio en la interfaz. (6)
6 Ocultar la Cinta de opciones no significa que no pueda trabajar con ella. Para mostrar alguna de las pestañas, sencillamente debe pulsar sobre ella, como lo haría normalmente. Haga clic sobre la pestaña Revisar para mostrar su contenido. (7)
Ocultar la Cinta de opciones es una manera de conseguir más espacio en el área de trabajo de la aplicación con la que se esté trabajando.
7 La pestaña muestra su contenido, aunque en cuanto continúe trabajando sobre el documento abierto ésta volverá a ocultarse. Compruébelo. Haga clic en una celda de la cuadrícula o, en su defecto, en una zona libre del documento abierto. (8)
8 El contenido de la pestaña abierta vuelve a ocultarse. Para volver a mostrar la Cinta de opciones y mantenerla en pantalla, haga clic esta vez sobre el icono que muestra una punta de flecha que señala hacia abajo.
9 La Cinta de opciones se puede personalizar ocultando por ejemplo grupos de herramientas enteros. Para ello, es preciso acceder al cuadro de opciones del programa. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre una de las pestañas de la Cinta y, del menú contextual que se despliega, elija la opción Personalizar la Cinta… (9)
No olvide que en el cuadro de opciones del programa dispone del botón Restablecer, que le permitirá en cualquier momento devolver a la Cinta de opciones su apariencia y organización original.
10 Se abre el cuadro de opciones del programa mostrando el contenido de la categoría Personalizar Cinta, de estructura muy similar a la que vimos para la personalización de la Barra de herramientas de acceso rápido. En este caso, es posible activar y desactivar las pestañas disponibles, así como los grupos de herramientas que forman parte de cada una de ellas. Como ejemplo, vamos a ocultar una de las pestañas de Excel. En el cuadro de la derecha, haga clic sobre la casilla de verificación de la pestaña Complementos para desactivarla y pulse sobre el botón Aceptar. (10)
Ya sabe que otra forma de acceder al cuadro de opciones del programa es desde el comando Opciones del nuevo menú Archivo, o lo que es lo mismo, desde la nueva vista Backstage de Microsoft Office.
11 La pestaña seleccionada desaparece de la Cinta de opciones. Desde el cuadro de opciones del programa podemos también cambiar la posición de los grupos de herramientas de una ficha, así como cambiar el nombre tanto de las pestañas como de los grupos de herramientas. A modo de ejemplo, vamos a cambiar el nombre de la pestaña Inicio por Iniciar y situaremos el grupo de herramientas Alineación antes del grupo Fuente. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Inicio y pulse sobre la opción Personalizar la Cinta…
12 En el cuadro de la derecha, seleccione el grupo de herramientas Inicio, pulse en la parte derecha de la Barra de desplazamiento vertical para ver la totalidad del cuadro de opciones y haga clic sobre el botón Cambiar nombre, en la parte inferior de este cuadro.
13 Se abre el cuadro de diálogo Cambiar nombre, en el cual sencillamente debemos introducir la nueva denominación. En este caso, y tal y como hemos indicado, escriba la palabra Iniciar y pulse el botón Aceptar.
14 El nuevo nombre se refleja ya en el cuadro de pestañas y grupos. A continuación, cambiaremos la posición de uno de los grupos de esta pestaña. Haga clic sobre el grupo Fuente, pulse sobre el botón Bajar, que muestra una punta de flecha que señala hacia abajo a la derecha del cuadro de pestañas y grupos, y haga clic en Aceptar para aplicar los cambios realizados.
RECUERDE
Todos los programas de la suite permiten al usuario personalizar todavía más la Cinta de opciones creando sus propias pestañas y sus propios grupos de herramientas. Para ello, es preciso utilizar los botones Nueva pestaña y Nuevo grupo respectivamente en la categoría Personalizar Cinta del cuadro de opciones del programa.
Lección 4. La nueva vista Backstage de Microsoft Office
La vista Backstage de Microsoft Office sustituye al menú de archivos en las aplicaciones de la suite. Con respecto a la versión predecesora del producto, podría decirse que la compañía ha reinventado el Botón de Office, que venía a desempeñar este mismo papel de gestión de administración de documentos. Sin embargo, cabe destacar que la nueva vista Backstage va mucho más allá que dicho elemento y en la versión 2010 se presenta como un centro de operaciones desde el cual la preparación y la finalización de los documentos resulta mucho más sencilla e intuitiva.
1 En este sencillo ejercicio, prácticamente informativo, conocerá el contenido común de la nueva vista Backstage de las aplicaciones de Office. Como recordará, esta vista se esconde detrás de la también nueva pestaña Archivo, la cual comparte espacio con las fichas de la Cinta de opciones. La pestaña Archivo cambia de color según la aplicación de Office a la que pertenece, según el color de la interfaz del programa. Así, por ejemplo, en Word es azul, en Excel, verde, en PowerPoint, naranja (1) y en Access, fucsia (2). En esta práctica puede trabajar con cualquier de estas aplicaciones. Para empezar, haga clic sobre la pestaña Archivo. (3)
Aunque se encuentra en la misma línea que las pestañas de la Cinta de opciones, la pestaña Archivo se considera un elemento independiente en la interfaz de Office 2010.
2. La vista Backstage de Microsoft Office se abre mostrando, generalmente, el contenido del comando Información. (4) Este comando contiene las opciones relativas a la protección del documento, a la preparación para ser compartido y a la administración de versiones. En la parte derecha se muestra una miniatura del documento abierto en primer plano y una lista de propiedades referentes al mismo. Como todas estas opciones serán debidamente tratadas en exclusiva a lo largo de este libro, seguiremos estudiando los comandos de la vista Backstage. Los cuatro primero comandos permiten guardar, abrir y cerrar documentos. (5) Estos no contienen opciones puesto que realizan la acción determinada para cada caso. Haga clic sobre el comando Reciente, (6) debajo del comando Información.
Los cuatro primeros comandos de la vista Backstage son también comunes en todas las aplicaciones de la suite y, debido a su uso, se muestran en un tamaño más pequeño.
3 Como su nombre indica, el comando Reciente muestra una lista de los últimos documentos con los que se ha trabajado en el programa. (7) Lógicamente, esta lista se va actualizando a medida que el usuario vaya utilizando distintos archivos. Sin embargo, si usted desea que un documento en concreto permanezca siempre en esta lista puede fijarlo de la siguiente forma: haga clic sobre el icono que muestra un pin en la parte derecha del nombre del archivo reciente. (8)
En el cuadro de opciones del programa puede indicar el número de documentos recientes que debe mostrar la vista Backstage.
4 El documento se sitúa en la primera posición de la lista, en una sección separada del resto de archivos. Observe que el icono del pin ha cambiado, y ahora es de color azul y se muestra gráficamente “clavado” en el panel. (9) La opción situada en la parte inferior del panel, que se encuentra por defecto desactivada, permite situar nuevos accesos a documentos recientes en el panel de comandos, es decir, en el de la izquierda de la vista Backstage. Haga clic en la casilla de verificación de esta opción, denominada Obtenga acceso rápidamente a este número de documentos recientes. (10)
5 Observe lo que ha ocurrido. En la parte superior del panel de comandos, por debajo de los destinados al almacenamiento, el cierre y la apertura de archivos, se han situado los cuatro primeros documentos de la lista de archivos recientes. (11) ¿Por qué cuatro? Porque es el número que el programa establece por defecto. Sin embargo, usted puede aumentar o disminuir este valor si así lo desea. Para ello, sólo debe introducir el número que necesite en el cuadro de texto situado a la derecha de la opción Obtenga acceso rápidamente a este número de documentos recientes. (12)
Como ya sabe, dispone también del comando Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. Veremos su uso en la lección dedicada al guardado de documentos.
6 Prosigamos con el estudio de los comandos de la nueva y extraordinaria vista Backstage. Haga clic sobre el comando Nuevo. (13)
7 Tal y como se verá en su momento, desde este comando es posible crear nuevos documentos en blanco, así como basados en plantillas o en otros documentos existentes. Haga clic ahora sobre el comando Imprimir. (14)
8 Microsoft ha centralizado en la vista Backstage todas las opciones relacionadas con la impresión y la preparación previa de los documentos. El usuario agradece la inclusión en este mismo espacio de todas las opciones de configuración y de diseño de página que antes se encontraban repartidos en distintos menús o grupos de herramientas del programa. Además, la vista previa situada en la parte derecha del panel permite comprobar todos y cada uno de los cambios realizados sobre el documento antes de su impresión. De todo ello nos ocuparemos más adelante en este libro, por lo que pulse ahora sobre el comando Compartir. (15)
Tanto las opciones incluidas en el comando Compartir como la ayuda del programa serán tratadas en su debido momento en este manual.
9 Todas las opciones referentes al envío y al almacenamiento especial de los documentos se encuentran en este comando. Cabe destacar que las tres primeras opciones del apartado Compartir, Enviar mediante correo electrónico, Guardar en SkyDrive y Guardar en SharePoint, son comunes en todas las aplicaciones de la suite; el resto varían según el tipo de documento generado en cada programa. En cuanto al apartado Tipos de archivo, el número de opciones también suele variar de un programa a otro, aunque las denominadas Cambiar el tipo de archivo y Crear documento PDF/XPS son comunes en todas las aplicaciones. Pulse sobre el comando Ayuda. (16)
10 Elemento imprescindible en cualquier aplicación informática, sea del tipo que sea, la ayuda se presenta en la versión 2010 de Office como el mejor aliado para el usuario, tanto durante los primeros pasos con la aplicación como cuando ya se conocen las principales funciones y se desea obtener información más avanzada. Además del cuadro de ayuda, en el cual se encuentra la descripción y el funcionamiento de todas las opciones del programa, se proporciona acceso a Internet para consultar las novedades de cada programa y encontrar otros recursos para aprender. En el panel de la derecha puede consultar toda la información referente a la versión del producto y a su legalidad. Los tres últimos comandos de la vista Backstage permiten, por este orden, obtener complementos para el programa, acceder al cuadro de opciones, con el que ya hemos trabajado en alguna ocasión, y salir de la aplicación. Para terminar este ejercicio, haga clic sobre el comando Salir.
