Kitabı oku: «Manual de Office 2010», sayfa 4
RECUERDE
La ventaja de crear nuevos documentos basados en otros ya existentes es la posibilidad de aprovechar tanto la estructura o el diseño original como elementos insertados en ellos.
5 Efectivamente, se abre en el área de trabajo del programa un nuevo documento. (7) De hecho este documento en blanco tiene la misma apariencia que el original, aunque difiere en un detalle: su nombre. Compruebe en la Barra de título que el nuevo documento mantiene la misma denominación aunque seguido por el número 2. Ahora podríamos empezar a trabajar sobre el nuevo documento en blanco. Sin embargo, y dado que el uso y el funcionamiento de PowerPoint serán tratados en la última sección de este manual, pasaremos a mostrarle otra forma de crear nuevos documentos. Lo que haremos a continuación será utilizar un documento existente como base para una nueva presentación. Si dispone de alguna presentación de diapositivas guardada en su equipo, puede utilizarla en esta práctica; de no ser así, le recomendamos que descargue desde nuestra página web el archivo denominado Lugares.pptx, archivo que utilizaremos en ésta y en otras lecciones. Cuando disponga de él en su equipo, haga clic de nuevo sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Nuevo.
Sepa que puede abrir al mismo tiempo tantos documentos como necesite.
6 En la primera sección del panel central, Plantillas y temas disponibles, haga clic sobre la opción Nueva a partir de existente. (8)
7 Se abre de este modo el cuadro de diálogo Nuevo a partir de una presentación existente, en el cual debemos localizar y seleccionar el archivo que deseamos utilizar como plantilla. Sepa que este cuadro de diálogo es común para todas las aplicaciones de Office; el único rasgo distintivo es el modo en que denomina al documento: Nuevo a partir de un documento existente, en el caso de Word, o Nuevo a partir de un libro existente en el caso de Excel. (9) En este caso, localice el archivo Lugares.pptx si decide utilizar el documento propuesto de ejemplo, selecciónelo con un clic y pulse sobre el botón Crear nuevo. (10)
En el cuadro Nuevo a partir de existente sólo aparecen los archivos creados con el programa con el que se está trabajando, es decir, los que se consideran compatibles con la aplicación.
8 Inmediatamente se carga en el área de trabajo del programa un nuevo documento con el contenido del archivo seleccionado como base. (11) Compruebe en la Barra de título que este nuevo documento se denomina Presentación3, lo que corrobora que no se trata del documento original (Lugares.pptx). Sobre esta copia del documento podemos realizar todos los cambios que precisemos hasta conseguir el resultado deseado. ¿Cómo podemos saber cuántos y qué documentos se encuentran abiertos en estos momentos? Todos los programas de Office disponen en la Cinta de opciones de la pestaña Vista, que contiene el comando Cambiar ventanas. Este comando esconde una lista de todos los archivos abiertos en la misma sesión de trabajo y facilita el paso de uno a otro. Compruébelo. En la Cinta de opciones, haga clic sobre la mencionada Ficha. (12)
Si trabaja sobre Windows 7, otra forma más visual de controlar los documentos que se encuentran abiertos en una aplicación es mediante las miniaturas activas de la Barra de tareas del sistema. Sencillamente situando el puntero del ratón sobre el botón del programa podrá ver una vista previa de los documentos activos y podrá pasar de unos a otros pulsando sobre ellos.
9 Seguidamente, en el grupo de herramientas Ventanas, haga clic en la punta de flecha del comando Cambiar ventanas y compruebe como, efectivamente, se muestran en este caso dos archivos: Presentación2 y Presentación3.
10 Debemos advertirle que el documento en blanco que se carga por defecto al abrir el programa queda sustituido por el siguiente que cree, en el caso, claro está, de no haberlo manipulado. Haga clic sobre el nombre Presentación2 para situarla en primer plano. (13)
11 En cuanto a las plantillas, dado que su contenido varía lógicamente en cada programa, mencionaremos que se utilizan igual que cualquier otro archivo en el que decidamos basar los nuevos documentos. Una buena manera de conocer el funcionamiento y las posibilidades del programa es consultar las denominadas Plantillas de ejemplo. Veamos qué diseños integra la versión 2010 de PowerPoint. Haga clic sobre la pestaña Archivo, pulse sobre el comando Nuevo en la vista Backstage y, en la sección Plantillas y temas disponibles, pulse sobre la opción Plantillas de ejemplo.
12 De inmediato se cargan en el panel central una colección de plantillas de ejemplo, ordenadas alfabéticamente. Le recomendamos que consulte esta amplia colección de plantillas para comprobar la variedad de posibilidades de que dispone. Para crear en este caso una nueva presentación basada en una de estas plantillas, selecciónela en el panel de la vista Backstage (en este ejemplo, la primera de ellas) y pulse el botón Crear.
13 El nuevo documento se carga en el área de trabajo del programa, mostrando en la Barra de título el nombre predeterminado para el documento, en este caso, Presentación4. Mantenga los tres documentos abiertos puesto que nos servirán para practicar en lecciones posteriores con las acciones de cierre y almacenamiento de archivos.
RECUERDE
Todas las plantillas suelen contener diseños, colores, fuentes y efectos de tema, estilos de fondo y contenido, lo que implica que, según sea su cometido, pueden llegar a ahorrar mucho tiempo en la elaboración de los documentos.
Lección 8. Abrir y cerrar documentos
Office proporciona distintos procedimientos para abrir archivos existentes, así como para cerrarlos. La apertura de documentos puede llevarse a cabo desde el comando apropiado de la nueva vista Backstage de Microsoft Office, el comando Abrir, aunque también pueden utilizarse las listas de archivos recientes que encontrará en esta misma vista. En cuanto al cierre de documentos, la acción común en todas las aplicaciones de la suite es dirigirse a la mencionada vista y ejecutar el comando Cerrar. Sin embargo, cabe destacar que algunos de los programas cuentan con un botón de aspa que cierra sólo el documento y otros sólo disponen del aspa que cierra la aplicación.
RECUERDE
Para abrir documentos, todas las aplicaciones de Office disponen de una combinación de teclas que da acceso al cuadro de diálogo Abrir: la combinación Ctrl + A.
1 En este ejercicio le mostraremos cómo abrir y cerrar documentos en Office. Empezaremos abriendo en el área de trabajo de PowerPoint una presentación en concreto, la que hemos utilizado como plantilla en la lección anterior, Lugares.pptx, y que, como recordará, puede descargar desde nuestra página web si aún no lo ha hecho. Vamos allá. Haga clic sobre la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage de Microsoft Office.
2 El comando Abrir forma parte de los comandos comunes de esta vista para todas las aplicaciones de la suite y se encuentra en la parte superior del panel de la izquierda de dicha vista. Pulse sobre el mencionado comando. (1)
En el caso de no estar trabajando sobre Windows 7, el cuadro de diálogo Abrir muestra el contenido de la carpeta Documentos o Mis documentos, según la versión del sistema.
3 El programa da acceso de esta forma al cuadro de diálogo Abrir, también común en todas las aplicaciones de la suite. Por defecto, este cuadro se abre mostrando el contenido de la biblioteca de documentos de Windows, en la cual deberá localizar el archivo que desea abrir. Hágalo, selecciónelo con un clic y pulse el botón Abrir. (2)
4 Observe la Barra de título del programa; efectivamente, el documento abierto es el seleccionado, a diferencia de la práctica que llevamos a cabo en la lección anterior, en la cual utilizamos este mismo documento como plantilla para crear una nueva presentación. Una vez abierto, ¿cómo cerramos el documento? En el caso de PowerPoint, el programa sólo cuenta con un botón de aspa, situado en la parte derecha de la Barra de título del programa. Este botón de aspa cierra la aplicación entera, cerrando a la vez todos los documentos abiertos. Si esto no nos interesa, debemos dirigirnos a la vista Backstage para cerrar sólo el documento activo. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse esta vez sobre el comando Cerrar.
RECUERDE
El botón Abrir del cuadro de diálogo del mismo nombre contiene un pequeño menú desplegable que permite la apertura del archivo seleccionado de distintas formas: de sólo lectura, como copia, en una vista determinada, entre otras.
5 Como no hemos realizado ninguna modificación sobre el documento, el programa lo cierra directamente. Sin embargo, si se hubiera dado el caso contrario, la aplicación habría lanzado un cuadro de diálogo advirtiendo de los cambios realizados y solicitando confirmación para almacenarlos. Cerraremos del mismo modo otro de los documentos de los que se encuentran abiertos en un segundo plano. Para ello, sitúese en la ficha Vista de la Cinta de opciones, despliegue el comando Cambiar ventanas y pulse sobre el documento denominado Presentación2 para situarlo en primer plano. (3)
6 Como recordará, éste fue el primer documento en blanco que creamos. Haga clic una vez más sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar. (4)
El requisito imprescindible para que un documento aparezca en la lista de archivos recientes de la vista Backstage de Microsoft Office es que dicho archivo se encuentre o haya sido almacenado por el usuario en el equipo. Los documentos no guardados no se reflejan nunca en esta lista.
7 Ahora imagine que desea volver a trabajar con alguno de los documentos utilizados. En estos casos, lo mejor y más rápido es dirigirse a la lista de archivos recientes de la aplicación. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Reciente. (5)
8 Según los documentos con los que haya trabajado en el programa, esta lista será más o menos larga. Para abrir alguno de los archivos aquí reflejados, en este caso, la presentación Lugares. pptx, haga clic sobre él. (6)
9 El archivo vuelve a abrirse sin problemas. (7) Termine este sencillo ejercicio desplegando una última vez la vista Backstage y pulsando sobre el comando Cerrar. (8)
Si marca la opción Obtener acceso rápido a este número de presentaciones recientes situada en la parte inferior del panel de archivos recientes contará también con una lista reducida de los últimos documentos utilizados en el panel de la izquierda de la vista Backstage.
Lección 9. Guardar documentos
El almacenamiento de archivos resulta imprescindible en aquellos casos en que el usuario desee mantener el trabajo realizado. Cada aplicación de Office 2010 guarda sus documentos con una extensión o un formato distintos. Así, los archivos creados con Word muestran la extensión docx, los realizados con Excel se etiquetan con el formato xlsx, las bases de datos de Access tienen como extensión accdb y los archivos creados y guardados con PowerPoint muestran el formato pptx. Cualquiera de las aplicaciones de la suite, sin embargo, permite guardar en formatos distintos a los predeterminados los documentos creados, como veremos en esta lección.
RECUERDE
Por defecto, los documentos (Word), las hojas de cálculo (Excel) y las presentaciones (PowerPoint) creados en la versión 2010 de la suite Office se almacenan con formato XML. De ahí se desprende que a las extensiones de archivo propias de la versión 2007 de estos programas (doc, xls y ppt) se haya agregado en la versión actual una X (docx, xlsx y pptx).
1 En esta lección le mostraremos las distintas formas de guardar los trabajos realizados en Office 2010. Todas las aplicaciones que forman parte de la suite cuenta con tres comandos básicos que permiten almacenar los documentos y el procedimiento a llevar a cabo es idéntico en todas ellas. Así, la primera vez que se almacena un documento, es posible utilizar cualquiera de los comandos disponibles: el situado en la Barra de herramientas de acceso rápido, los comandos Guardar y Guardar como de la nueva vista Backstage e, incluso, la combinación de teclas Ctrl + G. Todos ellos le conducirán al cuadro de diálogo Guardar como, en el cual deberá indicar una ubicación y un nombre para el archivo. Empezaremos trabajando con el documento Presentación4, que creamos basado en una de las plantillas de ejemplo en un ejercicio anterior. Como todavía no ha sido almacenado, haga clic en este caso sobre el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. (1)
Si es la primera vez que almacena un documento también puede utilizar la combinaciñon de teclas Ctrl + G para acceder al cuadro de diálogo Guardar como.
2 Se abre de este modo el cuadro de diálogo Guardar como, común en todas las aplicaciones de Office. (2) Como hemos indicado, en este cuadro debemos seleccionar la ubicación en la que deseamos guardar el documento, introducir un nombre para el mismo y elegir, en el caso en que sea necesario, un formato distinto al predeterminado, cosa que no haremos en esta ocasión. A modo de práctica, vamos a guardar la presentación en el Escritorio del sistema. Para ello, pulse en la parte superior de la Barra de desplazamiento vertical de la lista de carpetas de este cuadro y haga clic sobre el elemento Escritorio. (3)
3 Si se trata de un documento en blanco, el programa propone como nombre, en el campo Nombre de archivo, la denominación predeterminada, la que aparece en la Barra de título. Ahora bien, si el archivo tiene contenido, la aplicación propone como nombre la primera frase que localiza en el mismo. En este caso, y si usted también eligió en su momento la plantilla de ejemplo Álbum de fotos clásico, muestra como nombre precisamente el término Álbum de fotos clásico. pptx. Seleccione el nombre del archivo y escriba sólo la palabra Fotos. (4)
4 La extensión corresponde al formato de archivo de PowerPoint 2010 y así la mantendremos, por lo que pulse el botón Guardar para almacenar el documento.
Todas las aplicaciones de Office muestran como tipo de archivo predeterminado en el cuadro de diálogo Guardar como la extensión propia de la versión actual.
5 Compruebe ante todo el cambio en la Barra de título del programa, en la cual se refleja el nombre asignado al documento, Fotos.pptx. (5) Una vez almacenado el documento, a medida que vaya realizando cambios en él, puede ir guardándolos desde el mismo comando utilizado de la Barra de herramientas de acceso rápido. El uso de este comando ya no abrirá el cuadro de diálogo Guardar como, como comprobaremos más adelante. Lo que haremos a continuación es almacenar esta misma presentación con un nombre distinto. Con ello conseguiremos una copia exacta del documento original sobre el cual podremos realizar modificaciones sin temor a perderlo. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Guardar como. (6)
6 Se abre el cuadro de diálogo Guardar como, mostrando las presentaciones almacenadas en la última ubicación seleccionada, en este caso, el Escritorio. (7) En el campo Nombre de archivo, escriba el término Fotos modificado y pulse el botón Guardar para almacenar la copia del documento Fotos. (8)
El comando Guardar como no dispone de ninguna combinación de teclas que abra el cuadro de diálogo del mismo nombre.
7 El nuevo documento, Fotos modificado.pptx, reemplaza en el programa al archivo original, Fotos.pptx, aunque éste continúa existiendo en la ubicación en la que ha sido guardado. (9) A continuación comprobaremos el efecto del comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido del programa una vez el documento ya ha sido almacenado. ¿Cómo llevaremos a cabo esta comprobación? Realizando algún cambio sobre la presentación actual. Vamos allá. (Tenga en cuenta que el último apartado de este manual está dedicado íntegramente a las funciones más utilizadas de PowerPoint, por lo que la tarea que llevaremos a cabo a continuación no será ni descrita ni comentada en este capítulo.) En el panel de diapositivas, situado a la izquierda del área de trabajo, haga clic sobre la segunda diapositiva y pulse la tecla Suprimir de su teclado.
8 Una vez realizado el cambio, pulse sobre el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido y compruebe como, visualmente, no ocurre nada, aunque el programa almacena debidamente la modificación. Para comprobarlo, lo mejor que podemos hacer es cerrar este documento y volver a abrirlo. Haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar.
9 A continuación, muestre de nuevo la vista Backstage, visualice la lista de archivos recientes y haga clic sobre la presentación denominada Fotos modificado.pptx. (10)
Si opta por pulsar el botón Guardar, la próxima vez que abra el archivo éste no se mostrará actualizado.
10 Efectivamente, la presentación cuenta en este caso con 6 diapositivas, cuando el original mostraba 7. Ahora comprobaremos qué sucede cuando se han realizado cambios sobre un documento y éste intenta cerrarse sin antes almacenarlos. Haga clic sobre cualquiera de las diapositivas de la presentación actual, pulse de nuevo la tecla Suprimir de su teclado para eliminarla, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar.
11 El programa se cerciora de que está intentando cerrar el documento sin haber almacenado los cambios realizados en él. Por esta razón, lanza un cuadro de diálogo en el cual usted puede elegir si desea o no guardar estas modificaciones. En este caso, haga clic en Guardar para realizar el almacenamiento y cerrar la presentación. (11)
12 Hasta el momento hemos podido comprobar que el programa almacena por defecto los documentos en el formato propio. Sin embargo, debe saber que Office 2010 proporciona muchas otras opciones de formato para guardar los trabajos realizados. Aunque algunas de estas opciones de formato son distintas según la aplicación con la que se esté trabajando, no queremos terminar sin mostrarle dónde encontrar todas estas posibilidades y en qué consisten algunas de ellas. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse en esta ocasión sobre el comando Compartir. (12)
El tipo de archivo OpenDocument, con la extensión .odp, es compatible con PowerPoint 2010, aunque es posible que se perciban algunas diferencias en cuanto su formato y el acceso a algunas características del programa.
13 La sección Tipos de archivo es la que nos interesa en este caso. Haga clic sobre la opción Cambiar el tipo de archivo. (13)
14 Evidentemente, los tipos de archivo presentados en esta opción se adaptan al formato generado por la aplicación con la que está trabajando. (14) Así, en este caso, se muestran en la primera sección los tipos de archivos de presentación disponibles. Entre estos tipos se encuentra el formato en una versión anterior, común en todas las aplicaciones de Office 2010, opción que se estudiará con total detenimiento en la siguiente lección. Terminaremos este ejercicio cerrando el documento actual. Para ello, en la misma vista Backstage, haga clic sobre el comando Cerrar y compruebe que ahora no dispone de ningún documento abierto en PowerPoint.
Lección 10. Guardar en versiones anteriores
Otra de las posibilidades en cuanto al almacenamiento de archivos común en todas las aplicaciones de Office 2010 es el guardado en versiones anteriores. Tanto la versión actual como la 2007 permiten al usuario almacenar sus archivos en la versión denominada 97-2003, cuya extensión es .doc, con la cual aquellas personas que cuenten como mínimo con la versión 2000 de Office podrán abrir sin problemas los documentos creados con Office 2010.
