Kitabı oku: «Manual de Word 2010», sayfa 2
RECUERDE
Puede minimizar la aplicación pulsando sobre el icono Minimizar del grupo de botones de la esquina superior derecha de la ventana, o al seleccionar la misma opción del menú contextual de la Barra de título, o bien del icono de Word de esta barra. Para visualizar la pantalla nuevamente, bastará con pulsar sobre el icono de la Barra de tareas.
1 Comenzaremos esta lección abriendo la aplicación desde el acceso directo que hemos creado en el Escritorio, para poder pasar explorar los elementos fundamentales de la interfaz de Word 2010. Abra el programa haciendo un doble clic sobre el icono.
2 Una vez abierto el programa, podemos empezar a ubicar sus elementos más relevantes. En la parte superior y al centro se encuentra la Barra de título, que muestra en todo momento el título del documento abierto en primer plano, y contiene el botón de Word 2010, que permite gestionar la ventana del programa. (1) Haga clic sobre este icono, que es la letra W de color azul situada en el extremo izquierdo de la Barra de título.
3 Como verá, el icono de la aplicación incorpora un menú básico que permite cambiar el tamaño de la ventana de la aplicación, moverla, minimizarla, maximizarla o cerrar el programa. Vamos ahora a jugar un poco con estas funciones. Pulse sobre el comando Restaurar. (2)
Cuando la ventana de la aplicación está maximizada, las opciones Mover, Tamaño y Maximizar de este menú están deshabilitadas, ya que no es posible ejecutarlas.
4 La ventana ha reducido sus dimensiones manteniendo visible todo su contenido. (3) También en la Barra de título, en el extremo opuesto al icono de la aplicación, se encuentra un grupo de tres botones. Desde estos botones también puede ejecutar tres de las acciones mostradas en el menú que acabamos de ver: Minimizar, Restaurar y Cerrar, en ese mismo orden. (4) Cuando la ventana está en su tamaño máximo, ocupando toda la pantalla, al restaurarla reduce su tamaño. Cuando ya está reducida el botón Restaurar vuelve a maximizarla. Haga ahora clic en el icono Restaurar de la Barra de título para maximizar nuevamente la ventana.
5 En la parte superior izquierda de la ventana, inmediatamente después del icono de la aplicación, se sitúa la Barra de herramientas de acceso rápido que muestra los iconos de tres de los comandos más habituales: Guardar, Deshacer y Rehacer. (5) En la próxima lección aprenderá a personalizarla según sus propias necesidades añadiendo o eliminando comandos.
6 Haga ahora clic sobre la pestaña Archivo, ubicada en el extremo izquierdo de la Cinta de opciones, para visualizar su contenido. Se ha abierto en su pantalla la ficha Información de la nueva vista Backstage de Microsoft Office 2010. (6) En todas las aplicaciones de la suite, la pestaña Archivo contiene opciones de administración de documentos similares a las disponibles en el botón Microsoft Office y en el Menú Archivo de versiones anteriores. La vista Backstage permite obtener un acceso más eficaz y rápido a todas las tareas de gestión de documentos y de configuración de la interface, y centraliza todas las acciones relativas a la preparación, finalización y distribución de documentos. Más adelante le dedicaremos una lección.
Los pequeños iconos ubicados en la Barra de estado, justo antes del zoom, sirven para cambiar las vistas del documento.
7 Seleccione la pestaña Inicio de la Cinta de opciones, ubicada bajo la Barra de herramientas de acceso rápido. (7) En esta imprescindible Cinta se encuentran, distribuidos en diferentes fichas, los controles que antes se repartían entre la barra de menús y las barras de herramientas. Cada una de las fichas de la Cinta está dividida en grupos de comandos relacionados con un mismo tipo de acción. Al abrir la aplicación, vemos por defecto el contenido de la ficha Inicio, pero ahora veremos que podemos configurarla para que no se vea ninguna de las fichas. La punta de flecha situada en el extremo derecho de la Cinta de opciones permite minimizar y volver a ampliar las pestañas activas. Pulse sobre el icono en forma de punta de flecha del final de la Cinta. Observe que ahora solo se visualizan las pestañas (8) y el botón de punta de flecha ha pasado a apuntar hacia abajo (9). Vuelva a pulsar el botón para volver a darle su aspecto anterior a la Cinta.
8 El resto de elementos de la interfaz de Word 2010 son el Área de trabajo donde se visualiza el documento, que ocupa en la parte central de la pantalla (y la mayor parte de esta, y la Barra de estado, situada en la parte inferior del área de trabajo. La Barra de estado indica en este orden el número de página sobre el total existente, el número de palabras, el idioma, las diferentes vistas disponibles, el nivel de zoom y los controles deslizantes para modificarlo. (10)
9 Es posible modificar la configuración predeterminada de casi todos los elementos mencionados, y por ello dedicaremos una lección específica a cada uno de ellos dentro de este mismo apartado. Ahora, para acabar esta lección, exploraremos una forma más para cambiar el tamaño de la ventana. Para restaurar una vez más la ventana, haga doble clic en la Barra de título.
10 Efectivamente esta ha vuelto a reducir su tamaño. (11) Ahora, para desplegar el menú contextual de la Barra de título, simule una pulsación con el botón derecho del ratón sobre esta.
11 Como apreciará, se trata del mismo menú contextual que abrimos al pulsar sobre el icono de Word pero ahora que está la ventana reducida, todas las opciones están disponibles. (12) Pulse esta vez sobre la opción Tamaño.
12 El cursor ha cambiado de forma y ahora es una cruz con flechas en las puntas. Vamos ahora a cambiar su tamaño modificando sus bordes desde el teclado. Usando las teclas de desplazamiento hacia la derecha y hacia abajo, modifique el tamaño de la ventana.
También es posible redimensionar una ventana restaurada arrastrando alguno de sus vértices con la punta del cursor.
13 Mueva ahora el ratón para comprobar cómo el tamaño de la ventana cambia también de esta forma, y haga un clic cuando haya dado a la ventana el tamaño deseado.
14 Finalmente, para acabar esta lección y pasar a conocer en detalle la Barra de herramientas de acceso rápido, ampliaremos nuevamente la ventana. Haga doble clic en la Barra de título y podrá dar por terminada esta lección
Lección 3. La Barra de herramientas de Acceso Rápido
En la lección anterior hemos conocido de forma general los elementos que componen la nueva interfaz de Word 2010. Hemos visto que la Barra de acceso rápido se sitúa en la parte superior de la interfaz de la aplicación, a la izquierda de la Barra de título y está compuesta de forma predeterminada por tres comandos que probablemente sean los de uso más frecuente del usuario medio de Word: Guardar, Deshacer y Rehacer. Ahora aprenderemos el modo de añadir y eliminar iconos de la Barra de herramientas de acceso rápido, para que pueda adaptarla de la mejor manera a sus necesidades personales y facilitar así la elaboración de documentos.
RECUERDE
La Barra de herramientas de acceso rápido también nos permite separar grupos de comandos para crear unidades lógicas. Para ello, es preciso situar en los puntos oportunos los denominados <Separadores>, que vemos en primer lugar en la lista de comandos que podemos añadir y que nos vendrán muy bien para ayudar a mantener organizada la Barra.
1 Después de haber terminado las primeras dos lecciones de este manual, habrá notado que dos de los comandos predeterminados en la Barra de herramientas de acceso rápido se encuentran desactivados: Deshacer y Rehacer. Es así desde que iniciamos la sesión y se debe a que todavía no ha llevado a cabo ninguna acción sobre el documento que pudiera querer anular o repetir. Ahora veremos que es posible personalizar esta barra añadiéndole otros comandos. Pulse el botón derecho del ratón sobre la Barra de herramientas de acceso rápido y, en el menú contextual de esta, seleccione la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. (1)
2 Se abre de este modo el cuadro Opciones de Word, mostrando activa la ficha Barra de herramientas de acceso rápido. (2) Haga clic en el botón de punta de flecha del campo Comandos disponibles en, que muestra seleccionada la opción Comandos más utilizados, y en la lista que aparece, elija la categoría Comandos que no están en la cinta de opciones. (3)
Para añadir comandos a la barra, basta con seleccionarlos en la lista de Comandos disponibles en y pulsar el botón Agregar.
3 Se despliega entonces la lista que hemos pedido. Puede ser bastante práctico añadir algunos de estos comandos, ya que contiene acciones de uso bastante habitual que podrían resultar más accesibles desde la Barra. Puede ademas añadir separadores para organizar mejor la Barra. Seleccione el <Separador> (4) y pulse sobre el botón Agregar. (5)
4 Vamos a añadir ahora algunos comandos por ejemplo, los comandos Abrir y Nuevo documento en blanco. Puede pulsar sobre un comando y luego usar el botón agregar, o puede hacer un doble clic sobre el comando deseado.
5 Seleccione la opción Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de a cinta de opciones y finalmente para aplicar los cambios, pulse sobre el botón Aceptar. (6)
6 En primer lugar es fácil apreciar que la Barra se ha desplazado hasta debajo de la Cinta de opciones. Compruebe además como, efectivamente, se ha añadido un separador en forma de línea vertical, seguido de los iconos de los comandos Abrir y Nuevo documento en blanco. Otro modo de añadir comandos a la Barra consiste en pulsar con el botón derecho del ratón sobre la herramienta elegida en la Cinta de opciones y seleccionar la opción Agregar a la Barra de herramientas de acceso rápido. Ahora utilizaremos el método inverso a este que acabamos de explicar para eliminar los iconos que hemos añadido y recuperar el aspecto inicial de la barra. Haga clic en el botón derecho del ratón sobre el Separador añadido a la barra y seleccione la opción Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido. (7)
7 Repita el proceso con los dos comandos agregados.
8 Veamos ahora cómo volver a cambiar la posición de la Barra de herramientas de acceso rápido. Para ello, pulse sobre el botón que muestra una punta de flecha apuntando hacia abajo, con una pequeña línea horizontal arriba, ubicado en el extremo derecho de dicha barra.
Al pulsar sobre los comandos de l menú de personalización del botón de flecha de la Barra, los commandos se añaden o eliminan de inmediato.
9 Se despliega el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. En la primera sección del mismo se muestra una lista de los comandos que el programa considera de uso más frecuente. Los que se encuentran marcados con un signo de verificación son los comandos que forman parte actualmente de la barra. Si no acabáramos de eliminar uno a uno los comandos añadidos, ahora podríamos hacerlo desde esta ventana, simplemente quitando el signo de verificación, y desaparecerían de inmediato. El menú se completa con dos opciones adicionales: Más comandos, mediante la cual es posible seleccionar cualquiera de los comandos disponibles en el programa, y la que seleccionará en este momento: Mostrar debajo de la cinta de opciones. (8)
10 Una vez hemos devuelto la barra a su lugar original, ensayaremos una última forma de personalización en cuanto a contenido. Haga clic sobre el botón de punta de flecha para desplegar nuevamente el menú de opciones, pulse sobre el comando Guardar para desactivarlo en este menú y compruebe cómo desaparece de inmediato de la Barra de herramientas de acceso rápido. Para devolver a la barra su configuración original y terminar esta lección, despliegue por última vez el menú de personalización de la Barra y añada nuevamente el comando Guardar haciendo un clic sobre su nombre.
Lección 4. La Cinta de opciones
La Cinta de opciones, introducida en la versión 2007 de la suite Microsoft Office, a la que pertenece la aplicación Word, representó un importante aporte a la interfaz de los programas, pues reúne de forma lógica a todos los comandos de la aplicación y permite acceder a ellos y utilizarlos de una manera muy visual e intuitiva. Organiza en forma de fichas las diferentes funciones y herramientas del programa agrupadas por tipo de actividad, lo que facilita el trabajo a la hora de completar una tarea en la preparación de documentos. Ya hemos visto en la lección anterior que la cinta puede ser minimizada o maximizada. Ahora veremos que, tal como sucede con la Barra de herramientas de acceso rápido, puede además ser personalizada para que muestre los comandos más utilizados por el usuario.
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Los atajos de teclado permiten ejecutar todo tipo de acciones desde cualquier punto del programa y sin necesidad de utilizar el ratón.
1 Tal como hemos comentado, la Cinta de opciones se encuentra por defecto expandida bajo la Barra de herramientas de acceso rápido y muestra el contenido de la pestaña Inicio, la primera de la Cinta. Podrá ver que la pestaña Inicio está dividida en cuatro grupos de herramientas que son Portapapeles, Fuente, Párrafo, Estilos. Para pasar de una pestaña a otra sencillamente es preciso pulsar sobre la pestaña correspondiente. Vamos a verlo: haga clic sobre la pestaña Diseño de página.
2 Se ha abierto la ficha correspondiente y en este caso son cinco los grupos de herramientas incluidos, los cuales permiten modificar el diseño del documento. (1)
En la Cinta de opciones, los comandos están organizados en grupos de herramientas, que a su vez se agrupan de forma lógica en diferentes fichas según sus funciones.
3 Ahora abriremos la pestaña Insertar. Veremos que algunas veces varias herramientas de una misma categoría están agrupadas en un solo botón de la Cinta para ahorrar espacio. Estos botones tienen también una punta de flecha y despliegan un menú de opciones. Pulse el botón Elementos rápidos del grupo Texto y observe las diferentes opciones que contiene. (2)
4 Una vez ha visto su contenido, al que le dedicaremos una lección más adelante, cierre el cuadro Elementos rápidos pulsando sobre el área de trabajo.
5 Todos los comandos de la Cinta de opciones pueden utilizarse mediante teclas de acceso. Para visualizar información sobre las teclas que corresponden a cada función, pulse la tecla Alt de su teclado. (3) En efecto, se muestran sobre los elementos las teclas que debemos pulsar para activarlas. Supongamos, por ejemplo, que queremos ver el contenido de la ficha Correspondencia de la Cinta de opciones. Pulse la tecla D de su teclado para activar la ficha Correspondencia para comprobar cómo automáticamente se activa esa ficha y el programa sigue mostrando las teclas que accionan las diferentes herramientas que se incluyen en ella.
6 A continuación añadiremos un elemento de la Cinta a la Barra de herramientas de acceso rápido, directamente desde el comando que nos interesa. Pulse con el botón derecho del ratón sobre el icono Iniciar combinación de correspondencia y elija la opción Agregar a la Barra de herramientas de acceso rápido. (4)
7 El icono de la herramienta Iniciar combinación de correspondencia se ha añadido a la Barra de herramientas de acceso rápido, junto a la punta de flecha que activa su menú de opciones. ¿Recuerda cómo eliminar el comando? Pulse con el botón derecho del ratón sobre el icono Iniciar combinación de correspondencia de la Barra de herramientas de acceso rápido y elija la opción Eliminar de la Barra de herramientas de acceso rápido. (5)
8 Puede que necesite más espacio en el área de trabajo y prefiera minimizar la Cinta de opciones. Puede hacer uso para ello de los botones en forma de punta de flecha ubicados al final de la Cinta que usamos en la lección anterior, o puede usar el menú contextual de la propia Cinta, tal como haremos ahora. Pulse con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Diseño de página de la Cinta de opciones y, del menú contextual que se despliega, elija el comando Minimizar la Cinta de opciones. (6)
El icono ubicado al final de la Cinta junto al botón de Ayuda, cambia según el estado de la misma.
9 De este modo, la Cinta de opciones muestra sólo las pestañas de sus fichas. Para ver las herramientas de cada una de ellas, basta con hacer clic sobre la pestaña correspondiente. Hágalo sobre la pestaña Referencias.
10 Observe que cuando la Cinta de opciones se encuentra minimizada con alguna de sus pestañas desplegada, el botón del extremo derecho de este elemento se convierte en una especie de pincho, mediante el cual es posible volver a maximizarla. (7) Si ahora hace un clic con el ratón sobre cualquier punto fuera de la ficha desplegada, esta se cerrará de inmediato. Vamos a probarlo, para cerrar la pestaña Referencias.
11 Volvamos a expandir la Cinta de opciones para continuar con la lección, esta vez usando otro método. Haga doble clic sobre la pestaña Insertar de la Cinta de opciones para maximizar la cinta.
12 Para acabar esta lección, abriremos el cuadro de Personalización de la Cinta de opciones en el cuadro Opciones de Word. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Opciones. (8) De inmediato, al abrirse el cuadro Opciones de Word, haga clic sobre la categoría Personalizar Cinta. (9)
La pestaña Archivo permite acceder al cuadro de Opciones de Word, donde podemos personalizar la Cinta de opciones.
13 En el apartado Personalizar la cinta de opciones se muestra la lista de todas las fichas con las que cuenta la cinta de Word. Al igual que sucedía en la Barra de herramientas de acceso rápido, puede añadir o eliminar elementos de la Cinta con los botones correspondientes, y también puede recuperar su aspecto original en cualquier momento usando el botón Restablecer. En este caso no introduciremos ningún cambio. Debe tener en cuenta que la instalación de determinados programas en el equipo conlleva la adición de fichas propias en la Cinta de Word, como por ejemplo en el caso de Adobe Acrobat.
14 Una vez visto el cuadro de personalización, de estructura y funcionamiento idénticos al de la Barra de herramientas de acceso rápido, daremos por terminada esta lección pulsando en el botón Cancelar.
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Junto a algunos títulos de los grupos de herramientas se encuentra un pequeño icono que da acceso a un cuadro de diálogo o bien a un menú de tareas relacionado con el grupo de herramientas: se trata del llamado iniciador de cuadro de diálogo.
Lección 5. Las fichas contextuales
La Cinta de opciones puede cambiar automáticamente su configuración en función del elemento que tenga seleccionado, añadiendo pestañas que contienen herramientas de edición del mismo. Son fichas que, como solo son útiles para trabajar con elementos específicos, se mantienen ocultas mientras sus herramientas no están activas para mantener más despejada la Cinta y reducir los elementos que puedan inducir a confusión. En la presente lección insertaremos un elemento para poder visualizar esta propiedad.
1 Para poder visualizar las fichas contextuales de la Cinta, tendremos primero que insertar algún elemento que las active. Abra para ello la ficha Insertar y despliegue el menú de Formas del grupo Ilustraciones.
2 Se muestran entonces todas las opciones de formas disponibles, en primer lugar las usadas recientemente y luego divididas por tipos de formas. Seleccione la opción Cara sonriente, del grupo Formas básicas. (1)
3 Más adelante estudiaremos diferentes opciones en lo que a Ilustraciones se refiere. Ahora simplemente insertaremos la cara sonriente sin ninguna adaptación. Para colocar la forma en el documento, haga un clic sobre la página en el área de trabajo. (2)
El número de pestañas incluidas en una ficha contextual varía dependiendo del elemento seleccionado en el documento.
4 Ya hemos comentado que la Cinta de opciones puede aumentar su número de fichas en función del elemento seleccionado en el Área de trabajo, añadiendo las llamadas fichas contextuales, que contienen con herramientas relevantes para la tarea que el usuario está realizando. Fíjese lo que ha sucedido al insertar la cara sonriente en el documento. Ha aparecido la pestaña Herramientas de diseño, destacada en color anaranjado, que contiene la ficha Formato. Detalle el contenido de esta ficha, que es la primera ficha contextual que encontramos en este manual, y muestra cinco grupos de herramientas de edición que permiten cambiar diversas características de la forma, como son estilo, alineación o tamaño. (3)
5 Veamos otra cosa. Hemos dicho que las fichas contextuales aparecen sólo al seleccionar el elemento cuya edición permiten. Vamos a comprobarlo haciendo un clic fuera de la cara sonriente que hemos insertado para deseleccionarla. (4)
Las fichas contextuales de la Cinta de opciones siempre se muestran gráficamente de un color distinto a las predeterminadas y a un nivel por encima de estas.
Al deseleccionar un objeto insertado en un documento que dispone de su propia ficha de herramientas contextual, esta desaparece de la Cinta de opciones.
6 Observe que ahora la Cinta de opciones vuelve a mostrar las 7 fichas habituales. Pero ¿no podemos volver a editar la forma? Vamos a verlo en un momento, seleccionando la figura nuevamente. Sitúe el puntero del ratón sobre la cara sonriente y, cuando aparezca un pequeño icono con cuatro puntas de flecha, haga clic sobre él para seleccionarla y volver a mostrar las fichas contextuales de edición de formas .
7 En este sencillo ejercicio hemos podido conocer las fichas contextuales y hemos visto que contienen las herramientas necesarias para editar elementos. Sepa que estas fichas nos servirán para editar no sólo elementos añadidos por nosotros sino también creados por otros usuarios. Para terminar esta lección y aprovechar que tenemos seleccionada la cara sonriente, pulse la tecla Suprimir o Retroceso de su teclado para eliminarla del documento.
