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Législation touchant les archives privées: Statut juridique des archives privées

Si les archives privées sont importantes pour la recherche, elles le sont également pour les droits des citoyens et la transparence démocratique. En effet, la fin du XX^e siècle évoque souvent les «nouveaux pouvoirs». A côté des trois pouvoirs traditionnels exécutif, législatif et judiciaire, il existe aujourd’hui de nouveaux acteurs sur la scène politique, économique et sociale, qui exercent un pouvoir certain. Qui nierait que ces groupes interviennent activement dans la vie publique, et que leurs actions ont un impact sur la vie des habitants du pays?

Pourtant, selon le droit suisse, ils n’ont aucune obligation de conserver leurs archives dans de bonnes conditions ni de les ouvrir à la recherche. Dans l’un ou l’autre canton, l’Etat peut entreprendre une procédure de mise à l’inventaire de certaines archives privées, mais «ces clauses sont dictées par des considérations de nature patrimoniale et non par un souci de mise en lumière de la responsabilité des acteurs sociaux.»²³ C’est donc l’intérêt général qui permet un classement d’office des documents privés présentant pour l’histoire un intérêt exceptionnel. En matière de libéralité comme en matière successorale, les archives privées sont un bien meuble comme un autre dont la disposition est réglée par le Code des obligations.

Si, dans la règle générale, la loi ne s’intéresse pas aux archives privées, c’est dans un esprit de sauvegarde qu’elle cherche à concilier le respect de la propriété privée et l’intérêt général en prévoyant un article de loi. Pour protéger les archives détenues par des particuliers qui priveraient la recherche historique de sources essentielles, l’article 1 alinéa 2 de la Loi genevoise sur les archives publiques (LArch) du 1^er décembre 2000 étend aux archives privées historiques les mesures de protection relatives aux objets mobiliers visés par la Loi genevoise sur la protection des monuments, de la nature et des sites (LPMNS) du 4 juin 1976 (Chapitre III Objets mobiliers Art. 26 ²⁴).

Lorsque l’intérêt public l’exige – dans le cas, par exemple, où il s’agirait d’archives gravement menacées en raison de mauvaises conditions de conservation – l’Etat peut procéder à leur classement. Sont habilitées à mettre en œuvre cette procédure les communes et les associations d’importance cantonale et actives depuis plus de trois ans qui, aux termes de leurs statuts, se vouent par pur idéal à l’étude de questions relatives à l’aménagement du territoire, à la protection de l’environnement ou à la protection des monuments, de la nature ou des sites.

Cela marque une avancée dans la protection du patrimoine mobilier, vulnérable et menacé de par sa nature même.

La prescription.

Toute personne physique et morale de droit privé n’est soumise à aucune obligation législative en matière de conservation de ses documents personnels. Cependant, au regard de l’article 8 du Code civil suisse, toute personne physique et morale de droit privé doit présenter des preuves pour prouver son droit: «De la preuve. Art. 8 Chaque partie doit, si la loi ne prescrit le contraire, prouver les faits qu’elle allègue pour en déduire son droit».²⁵ Tout ce qui se rapporte au droit privé est soumis à des délais de prescription.

Toute créance a une durée de vie, par conséquent toutes les créances se prescrivent. Il y a néanmoins des exceptions. Les créances garanties par gage immobilier ne se prescrivent pas. La prescription atteint les créances (p.ex. créance du vendeur en paiement du prix) et non le rapport contractuel dans son ensemble.

En général, les créances se prescrivent après 10 ans selon l’art. 127 du Code des obligations. La débitrice doit donc s’attendre à être recherchée pour le paiement de la créance pendant ce délai. Mais il y a un certain nombre d’exceptions à ce délai de 10 ans.

La prescription court à partir du moment de l’exigibilité de la créance.

— Tout ce qui est créance ou obligation qui découle d’un contrat

Dans le Code des obligations (ci-après CO), on trouve les prescriptions suivantes: 10 ans / 5 ans / 1 an.

Toute prestation pécuniaire (contrat) qui relève du droit privé est soumise à prescription: art. 127 et 128 CO.

— Cadre du délai de prescription de 10 ans La règle c’est 10 ans [règle de base]

— Cadre du délai de prescription de 5 ans

– Loyers et fermages, intérêts de capitaux et tout autre redevance périodique se prescrivent par 5 ans.

– Dividendes de l’actionnaire

– Actions pour fournitures de vivre, dépenses d’auberges (hôtels, restaurants), les actions des artisans pour leur travail qui ne nécessitent pas l’emploi de technologies spéciales et n’impliquent pas non plus le recours d’organisation particulière.

– Les marchands de détail (vente), les médecins ou autres gens de l’art (médecin, physiothérapeute, dentiste, hygiéniste, etc.), les avocats, les notaires, les agents de droit (huissier) et enfin les travailleurs (tout ce qui ressort du contrat de travail).

Exemples de délai de prescription de 5 ans:

Paiement de loyers, paiement de pension alimentaire, paiement de salaire, paiement d’honoraires de médecin ou d’avocat, dette de restaurant ou d’hôtel, paiement de cotisations d’abonnement, paiement de rentes ou prestations périodiques.

La prescription peut être interrompue:

— notamment lorsque le débiteur reconnaît une dette;

— vous pouvez aussi reconnaître une dette en payant les intérêts;

— en constituant un gage ou une caution.

Autres délais:

Art. 67 CO: le délai de prescription de ce que vous avez reçu de façon illégitime est de 1 an.

Assurances:

Loi fédérale sur le contrat d’assurance (LCA), art. 46 alinéa 2 > prescription 2 ans. «Est nulle, en ce qui a trait à la prétention contre l’assureur, toute stipulation d’une prescription plus courte ou d’un délai de déchéance plus bref»

En d’autres termes, est nul tout ce qui est réduction ou suppression.

Loi sur la circulation routière: LCR 741.01

– LPP art. 41, prescription des droits et conservation des pièces

– Impôt sur les bénéfices et gains immobiliers (IBGI): c’est un impôt qui est à payer si une plus-value est réalisée sur la maison.

– Loi sur les contributions publiques (LCP), Législation D305

– Il existe toute une série de prescriptions pour les impôts spécifiques. Pour en citer quelques-unes:

Art. 430A Impôts sur les véhicules automobiles

Titre VI (60) Impôts sur les véhicules à moteur et sur leurs remorques

Art. 430A (209) Prescription

La perception et le remboursement d’impôt se prescrivent dans un délai de 5 ans, non compris l’année courante.

Titre VII (115) Impôt sur les bateaux

Art. 437B (209) Prescription

La perception et le remboursement d’impôt se prescrivent dans un délai de 5 ans, non compris l’année courante.

De ce qui découle d’un acte illicite:

La troisième catégorie d’obligations est celle qui découle d’un acte illicite. Pour exemple, lorsque vous endommagez un bien appartenant à autrui. Vous engagez votre responsabilité et le délai de prescription qui engage la responsabilité est de 1 an.

Droit fiscal suisse.

Le droit fiscal suisse prévoit expressément que les contribuables ont l’obligation de conserver les livres et documents comptables et toute information pertinente du point de vue fiscal pendant une période de dix ans, à l’exception des informations relatives aux biens immobiliers qui doivent être conservées durant vingt ans. Les contribuables doivent pouvoir présenter ces documents sur demande des administrations fiscales.

Pour le mode de conservation des documents fiscaux, le droit fiscal suisse renvoie aux dispositions du droit des sociétés. Les bilans et les comptes de résultats doivent être conservés sous forme écrite et dûment signés. Les documents sociaux, les pièces comptables, la correspondance et les autres documents peuvent être conservés sous forme écrite ou électronique ou sur un support comparable, à condition que l’authenticité soit garantie (à savoir que les modifications ultérieures puissent être décelées).²⁶

Droits d’auteur.

Bien qu’il n’existe pas de législation réglementant la gestion de fonds d’archives privées, certains documents n’échappent pas aux règles du droit commun et peuvent poser problème. C’est notamment le cas de la correspondance.

«Si, en principe, la propriété matérielle de l’écrit appartient au destinataire, le droit à la propriété de l’élément intellectuel appartient à l’auteur.»²⁷ Quoiqu’il advienne, une institution qui accueille un tel fonds, n’a pas les droits sur la correspondance privée des producteurs des fonds. Au regard de la loi fédérale sur le droit d’auteur et les droits voisins (LDA) al. 1 et 2b, l’œuvre est protégée par le droit d’auteur dès sa création et jusqu’à 70 ans après le décès de l’auteur. Le département des manuscrits de la Bibliothèque de Genève préconise de restreindre l’utilisation de tels documents.²⁸

Il existe trois types de restrictions applicables aux archives: la restriction à la consultation, celle qui empêche la reproduction et celle qui interdit la diffusion. Ces trois types sont hiérarchisés: la restriction à la consultation empêche la consultation, la reproduction et la diffusion; celle qui interdit la reproduction défend aussi la diffusion; alors que celle qui empêche la diffusion ne s’applique qu’à elle seule. Les restrictions doivent être appliquées aux plus petits ensembles documentaires possibles (on ne ferme pas l’accès à un fonds si seule une partie de ses documents nécessite des restrictions), leur justification doit être expliquée aux chercheurs et leur durée dans le temps.²⁹

Délais comptabilité: Personne morale

La conservation des documents comptables est définie dans le Code des obligations (CO) (Titre trente-deuxième: De la comptabilité commerciale) et dans l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico).

Les livres, les pièces comptables et la correspondance doivent être gardés pendant 10 ans (Art. 962 CO). Ce délai commence à la fin de l’exercice annuel, et non pas à la fin de l’année civile.

Les livres, les pièces comptables et la correspondance peuvent être tenus et conservés par écrit, par un moyen électronique ou par un moyen comparable (support de données non modifiable ou support d’images), pour autant que la conformité avec la transaction de base soit garantie et qu’ils ne puissent être modifiés sans que la modification soit apparente. Ils doivent pouvoir être rendus lisibles en tout temps et sans l’aide d’instruments (Art. 957 et 963 CO et Art. 6 Olico).

Le compte d’exploitation et le bilan doivent être conservés par écrit, signés et lisibles sans l’aide d’instruments (Art. 957 CO).

Les livres, les pièces comptables et la correspondance conservés par un moyen électronique ou par un moyen comparable ont la même force probante que ceux qui sont lisibles sans l’aide d’instruments (Art. 957 CO).

— Ordonnance du 24 avril 2002 concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) (www.admin.ch/ch/f/rs/c221_431.html)

— Code des obligations (www.admin.ch/ch/f/rs/c220.html)

Mémoires individuelles, Identités collectives
L’archive privée comme expression de l’expérience personnelle

L’archive privée est une expression de l’expérience personnelle ou collective (dans le cadre d’associations ou d’entreprises). Produites par l’homme, ces informations sont enregistrées sur des supports multiples, matériels, ou numériques, selon un système de représentation tangible de signes (contrats, rapports, correspondance, dessins, films, photographies, sites internet, wikis, blogs).

Nous allons regarder comment cette information se construit dans la sphère individuelle des expériences. Cela nous conduira à appréhender son rôle et sa place dans un classement organique d’archives et dans la construction mémorielle au sens plus large.

Les archives de particuliers et de familles ne donnent pas seulement des informations personnelles mais permettent aussi d’appréhender, pour une période historique, les mentalités, les habitudes, le cadre de vie. Il en est de même pour les photos «de famille», cartes postales ou encore vidéos dont tout et un chacun possède des exemplaires.

Dans cet ordre, les dossiers d’entreprises révèlent les ressorts économiques. Les papiers de chercheurs, d’érudits, de scientifiques peuvent être utiles à l’histoire de la connaissance. Les documents produits par une association apportent un témoignage sur un secteur ou un vecteur également, de la vie sociale. Les documents personnels d’un artiste, comme la correspondance, sont de précieuses sources pour comprendre l’émergence de mouvements et les connexions intellectuelles dans le monde artistique.

Les réflexions qui suivent donnent de la matière pour évaluer la structure organique d’un fonds et pour en exprimer plus que la seule information contenue dans les dossiers et les documents.

Archiver: 5 mobiles pour un seul acte

«Je pense, donc j’archive. Archiver est le fait d’un être pensant. Archiver est propre à la nature humaine».³⁰

Après avoir fait le tour des domaines auxquels s’applique l’identification d’archives privées, il me paraît important d’évoquer ici le geste, naturel, d’archiver.

J’emprunte ici à Marie-Anne Chabin dans son essai intitulé «Archiver et après?» une théorie digne d’intérêt qu’elle tire d’Abraham Maslow, psychologue américain (1908–1970). La pertinence de sa lecture réside dans la transposition des études de Maslow sur la motivation, la personnalité et l’accomplissement de soi dans la sphère des archives personnelles.

«Tous les êtres humains n’archivent pas car tout individu n’a pas quelque chose à archiver ni la volonté de le faire ni un lieu pour le faire. Mais tous ceux qui effectuent sciemment ce geste satisfont à un besoin tantôt provoqué par l’environnement extérieur tantôt suscité par des aspirations intérieures. […] Il est intéressant de voir comment la pyramide de Maslow peut être transposée aux mobiles de la mise en archive. Selon Maslow, chaque individu vise d’abord à satisfaire des besoins vitaux de subsistance, après quoi il va songer à sa sécurité; vient ensuite le besoin d’appartenance à un groupe, puis le besoin d’estime au sein du groupe; l’auto-accomplissement de l’individu notamment via la culture, se situe au somme de la pyramide.

Selon ce même schéma, on peut observer qu’une personne qui archive agit d’abord pour faciliter son travail et pour poursuivre son activité. Archiver répond aussi à un besoin de sécurité et de défense face à une mise en cause extérieure. Après ces motivations utilitaires, la mise en archive vise à constituer une mémoire collective, à s’enraciner dans l’histoire. Parfois, le désir de témoigner pour les générations à venir, faute de traces tangibles, va conduire à la création du document pour l’archive. Enfin archiver apparaît aussi comme un moyen de valoriser son existence et de promouvoir une action.

Toutes les mises en archive, que ce soit au niveau individuel ou collectif, relèvent finalement d’une de ces attitudes, parfois de plusieurs.»

Archiver pour agir, répond à nos besoins et à nos activités de la vie quotidienne, professionnelle, sociale et administrative, intime. En règle générale, comme nous l’avons vu à travers les délais de prescription, l’action n’exige pas d’archiver mais la poursuite de l’action s’appuie souvent sur les archives. Archiver, c’est documenter et se prémunir aujourd’hui pour éviter de se trouver démuni au regard d’une procédure, d’un savoir utile dont on ne retrouve pas la trace ou dont l’exactitude n’est pas attestée. Les valeurs de gestion, de preuve, de mémoire sont indissociables de l’archive. Valeurs intrinsèques au document, elles définissent son cycle de vie et sa destination finale.

Archiver pour se défendre. En règle générale, comme nous l’avons vu à travers les délais de prescription, l’action n’exige pas d’archiver mais la poursuite de l’action s’appuie souvent sur les archives. «De la mémoire, l’archive a partagé la montée en puissance.» Changement de paradigme: entre l’enjeu d’une destruction involontaire d’archives proportionnelle à sa valeur de preuve et d’information et ce début de millénaire marqué par une inflation exponentielle de la production et de la diffusion de l’information.

Si le rôle central de «l’archive au cœur de la mémoire contemporaine» a été depuis très largement affirmé, notamment par Pierre Nora: «de la mémoire, elle partage donc les traits principaux: le caractère impératif», il a été également souligné que «l’impératif de mémoire concerne bien plus profondément une anxiété de la perte».³¹

Anxiété du citoyen: pourquoi l’administration a-t-elle détruit ma déclaration fiscale établie il y a 12 ans, qui était une preuve des revenus du foyer avant notre divorce? Si l’on ne conserve pas tout, quelle est la visibilité possible sur l’événement et le quotidien, quelle transparence de l’action conduite? Le citoyen est justement sensible à l’accès aux preuves, ³² au regard de l’article 8 du Code civil suisse, toute personne physique et morale de droit privé doit présenter des preuves pour prouver son droit: «De la preuve. Art. 8 Chaque partie doit, si la loi ne prescrit le contraire, prouver les fait qu’elle allègue pour en déduire son droit.»

Archiver pour s’enraciner. Après l’action – la production et la défense des intérêts économiques, politiques ou personnels, intervient la volonté d’archiver pour la mémoire, de documenter sa vie personnelle et familiale, professionnelle, scientifique, artistique, pour transmettre aux générations futures le témoignage de ce qui a été.

La connaissance que nous avons de l’histoire passée s’appuie largement sur les documents archivés antérieurement, pour certains d’entre eux, des siècles plut tôt. De même, la connaissance à venir de notre présent, l’analyse de nos faits actuels de société s’appuiera largement sur les informations archivées aujourd’hui.

Toutes les sociétés ressentent le besoin de s’enraciner dans le passé et d’enraciner l’avenir dans la réalité du moment. Les racines sont un facteur de stabilité, de cohésion de l’environnement. On peut distinguer trois niveaux d’enracinement:

— l’organisation de la société avec les droits et devoirs de ses diverses composantes

— les événements marquants

— la vie des gens.

La mission de constituer des racines dans une dimension nationale ou dans un cadre plus restreint (cantonal, communal, thématique, générationnel) est une responsabilité officiellement confiée aux institutions patrimoniales. La «mise en archive des traces d’un passé collectif» est largement légiférée dans de nombreux pays, avec quelques variantes sur les méthodes de sélection de l’information selon que l’on se donne ou que l’on croie donner plus d’importance au pouvoir de l’Etat ou plus d’importance aux citoyens.

Le vide juridique (cantonal et fédéral) dans lequel se trouve la Suisse en termes de diffusion et de communication de fonds privés engendre une hétérogénéité des politiques des services d’archives ³³ et prive le travail de rétablissement du fait historique de sources substantielles.

Preuve en est, l’intérêt perceptible d’une publication comme «Mes aïeux! Un guide de recherches aux Archives de l’Etat de Fribourg».³⁴ Un guide résolument pratique pour des recherches généalogiques, mais qui rend compte aussi de l’évolution des pratiques administratives et des institutions, du travail d’enracinement, des traces gardées et qui ont varié tout au long des décennies ou des siècles. La strate de l’expérience personnelle est un enjeu de dialogue avec «l’autre», l’ancêtre, les générations précédentes étant pris comme témoin de son passé. C’est l’identité individuelle dans son rapport à la descendance qui avive l’engouement pour la généalogie. Ce dialogue, compris dans le champ des recherches généalogiques, fait émerger une part inconsciente de son expérience personnelle enfouie ou oblitérée. L’intérêt pour la longue et tortueuse histoire des générations d’hommes et de femmes qui ont précédé, conduit à retrouver ce qui a été perdu. En ce sens, l’expérience personnelle se cristallise en un contenu d’informations riches comprenant les contours cachés de l’identité personnelle.