Kitabı oku: «Informationswissenschaft: Theorie, Methode und Praxis / Sciences de l'information: théorie, méthode et pratique», sayfa 9

Les archives privées

Les archives personnelles et familiales

Anne Zendali Dimopoulos

«Reflets de vie

Nous produisons ou recevons tous chaque jour des documents de toutes sortes: lettres, factures, relevés de comptes, contrats, actes notariés, déclarations d’impôts, feuille de salaire, etc. Il faut maintenant ajouter à cette liste les courriels, les vidéos et les photographies numériques.»¹

Cette maxime reflète bien notre vie actuelle: le rôle central de l’archive au cœur de la mémoire, l’explosion documentaire et l’enjeu de massification des sources, des preuves, des supports d’informations et de l’importance de documenter sa vie personnelle et familiale.

Nous sommes donc tous confrontés à cela ou conscients tout du moins, de l’accumulation de ces témoins et supports de la vie quotidienne que sont des récépissés de paiement, une carte postale, une correspondance administrative, un relevé de carte de crédit, dans notre environnement direct. Ces documents reflètent nos activités personnelles et familiales et témoignent de nos études, de notre travail, de nos activités quotidiennes, de nos loisirs, de nos joies aussi bien que de nos peines. Ils sont uniques et précieux, et certains d’entre eux ont une valeur juridique ou financière constituant, dans certains cas, des preuves à l’appui de nos droits.

Au fil du temps, nous accumulons ces documents, souvent en désordre, jusqu’au moment où nous décidons de faire le ménage. Bien souvent ces moments sont une contrainte: déclaration annuelle d’imposition fiscale, déménagement, modification du régime matrimonial, ou tout simplement manque de place. Si certains de vos documents méritent d’être rassemblés et conservés, il est toutefois utile mais parfois impossible, de les conserver tous sans distinction.

Qui ne s’est pas demandé au moins une fois ce qu’il devait en faire? Dois-je conserver mes déclarations de salaire et, si oui, combien de temps? Est-ce important de garder les photos? Si oui, comment et où dois-je les conserver? Sous quel format et dans quel support? Un disque dur externe, un DVD, au travers du cloudcomputing (stockage en ligne)?

Par ailleurs, la destruction de pièces est un geste irréversible dont les conséquences peuvent être regrettables. Il importe donc de bien organiser et de classer ces documents de manière, aussi, à les retrouver facilement.

Pour nombre d’entre nous, une dimension supplémentaire entre encore en ligne de compte lorsqu’il s’agit de trier et réfléchir sur le sort final de certains de ces documents, c’est l’importance de documenter sa vie personnelle et familiale, dans une forme de construction mémorielle de soi. Phénomène de société déjà présent sous l’Ancien Régime, si l’on songe notamment aux correspondances, aux livres de raisons (livres de comptabilité domestique), journaux intimes, la mémorialisation du moi connaît des développements majeurs à l’époque contemporaine: courriels, blogs, wiki. «L’intérêt pour le phénomène de la mémoire, concernant la sphère immédiate de la vie personnelle ou étendu à l’expérience collective, a pris une importance croissante.»² Cette contemporanéité est à comprendre dans «l’irruption de masses à partir des années 1960–1970, développement des supports diversifiés de l’information (photographie, son), flux immatériels du numérique, aujourd’hui les uns et les autres explosifs. Matérialité et signification sont à prendre simultanément en compte.»³ Le manque de temps dans notre vie contemporaine peut radicaliser les comportements entre le tout garder et le tout jeter. Aussi, il est nécessaire d’en assurer une conservation adéquate des documents et de les garder dans un endroit sécuritaire. Après tout, l’histoire de votre vie est unique et les documents que vous avez produits ou accumulés en témoignent. Si le thème de pérennité des supports est une vraie problématique de gestion et de politique dans les métiers de l’archivistique, des sciences de l’information et des collections muséales, elle ne fait pas l’objet d’une conscience étendue et avisée dans la sphère publique.

La démarche présentée ici consiste à proposer une organisation intellectuelle de ses documents personnels et familiaux en les classant facilement par sujet. En effet, les archives sont susceptibles de plusieurs utilisations: pour la gestion des affaires courantes; pour la recherche historique.

L’expertise archivistique et la méthodologie qui en découle seront utiles à chacun pour le guider dans l’évaluation des papiers, dossiers, en proposant des typologies documentaires et un calendrier de conservation. Au regard du droit privé et des recommandations faites en termes de délais de prescription, l’expertise conduite formulera des durées d’utilité administrative minimale et légale accompagnées de remarques aux particuliers. Au terme de leur durée de vie administrative, juridique ou financière, le sort final qui est recommandé (destruction, archivage définitif, échantillonnage), reste toutefois un choix personnel lié aux intérêts propres et aux besoins pressentis.

Finalement, chacun pourra constituer un fonds familial, ou plus simplement une série de documents pour laisser un héritage et pour étoffer les recherches des généalogistes. Un fonds d’archives privées et familiales structuré apporte une valeur ajoutée à votre histoire personnelle et familiale et offre une riche source d’éléments d’information.

Cet outil méthodologique est une force de proposition, destiné aussi à l’archiviste qui traite les fonds d’archives personnelles et familiales acquis par un service d’archives et qui constituent un fragment dans la construction de la mémoire collective et une source historique, part importante du patrimoine.

«Assurément, en matière de conservation, doivent être prises en considération des attentes sociétales nouvelles, non seulement des historiens professionnels ou d’amateurs avertis, mais aussi (et surtout?) du citoyen, du public qui fréquente les salles de lecture et, de plus en plus, retient l’attention des autorités, des bailleurs de fonds. On pense immédiatement aux généalogistes – les nouvelles technologies permettent peu à peu une meilleure réponse à de légitimes attentes –, mais les interrogations et les demandes se multiplient, se diversifient, dépassent la recherche de filiations pour atteindre les milieux sociaux, les parcours professionnels, des moments d’existence plus ou moins intense (par exemple les périodes de guerre ou de crise économique), des cadres et des lieux de vie, les maisons et leur histoire […]».⁴

Les informations produites, les documents créés, lorsqu’ils sont connus et peuvent éventuellement être communiqués et exploités, rencontrent un intérêt considérable auprès du public, mais aussi auprès des spécialistes, historiens, politologues, historiens de l’art, historiens des sciences.⁵ L’attention de la recherche historique embrasse désormais l’ensemble de la population. L’histoire d’une famille débouche sur l’histoire sociale, celle des structures économiques sur celle des mentalités. «L’histoire économique et sociale est redevable tant aux archives des grandes familles qu’aux papiers des travailleurs les plus humbles et de modestes artisans ou commerçants.»⁶

L’extrême diversité de la composition des archives familiales ouvre des horizons souvent imprévus a priori.

«Les papiers personnels livrent souvent un éclairage particulièrement bienvenu sur la personnalité d’acteurs politiques, économiques, sociaux ou culturels, sur des carrières littéraires, scientifiques ou artistiques, sur l’origine et les liens familiaux des individus, sur leurs années de formation, leurs fonctions ou mandats successifs et les honneurs jalonnant des cursus, sur des ancrages locaux ou régionaux, ou au contraire une grande mobilité.»⁷

Construire ou tout simplement conserver des archives tout au long de sa vie est une opération durable, nullement innocente, elle est déjà d’une certaine manière une projection de la valeur de ce qui s’est accumulé, destiné à être transmis, et projette aussi une valeur de soi qui excède le souci de conserver un matériau encore utile.

«Si les professionnels ne sont pas seulement les gardiens de la mémoire collective, ils concourent activement à son édification. Mais la question de l’évaluation ne leur appartient pas en propre. Elle est aussi celle du politique et celle du citoyen.»⁸

Définitions et périmètres

Cerner la notion d’archives personnelles et familiales impose un certain nombre de précisions. La première demande à définir la gamme des archives privées dont font partie intégrante les archives personnelles et familiales. «Les archives privées se définissent par opposition aux archives publiques. Elles émanent des personnes et des familles, ainsi que tous les organes qui n’exécutent pas les compétences de l’Etat.» ⁹«En Suisse, on fera entrer dans la catégorie des archives privées les archives des entreprises, de la toute petite PME jusqu’aux multinationales comme Nestlé, l’UBS ou Novartis; les archives des médias; les archives des associations qui, dans notre pays, sont nombreuses et jouent un rôle important dans le tissu social: associations sportives, musicales, de jeunesse, à but social (associations curatives) ou politique (protection de l’environnement par exemple), par extension les partis politiques; associations professionnelles, par branche d’activité, et par extension les syndicats patronaux ou d’ouvriers et d’employés; organisations internationales non gouvernementales, des petits groupes de pression jusqu’à de grands et importants organismes de droit privé tels que le Comité international de la Croix-Rouge ou le Comité international olympique; communautés religieuses, dans les cantons où elles revêtent un statut de droit privé.

La gamme d’archives privées est donc large, et, dans les pays à tradition démocratique, elles sont plus abondantes que les archives publiques.»¹⁰

Si l’énoncé est simple, l’interprétation est plus complexe qu’il n’y paraît. Si toutes les archives privées émanent de producteurs privés, tous les producteurs ne produisent pas que des archives privées. C’est souvent le cas des élus politiques, des professeurs d’université. La perméabilité des deux statuts engendre des trafics à la frontière des deux activités. Pour préciser la définition, il est indispensable d’identifier le producteur et la nature de ses activités avant d’arrêter le statut juridique de tel ou tel ensemble de documents.

Figure 1: Archives publiques et privées

«Dans les archives ecclésiastiques autant que dans les archives privées, la plus grande diversité règne, reflet du libéralisme suisse et du respect de la propriété privée.»¹²

La deuxième précision «est celle qui distingue les archives personnelles des archives privées en général. La plupart du temps, les archives personnelles sont évidemment des archives privées mais elles n’en constituent qu’une toute petite partie, les archives privées comportant bien d’autres types de documents et émanant de multiples catégories de producteurs.»¹³

Les archives de personnes et de familles sont certainement les ensembles auxquels on songe d’abord lorsque l’on parle d’archives privées. Par archives de personnes, il faut entendre aussi les archives d’architectes, d’artistes, de journalistes, d’hommes de lettres, etc., pourvu que leurs papiers soient créés ou reçus dans l’exercice privé de leur activité.¹⁴

«Si les archives privées sont importantes pour la recherche, elles le sont également pour les droits des citoyens et la transparence démocratique.»¹⁵ Elles sont les garantes d’un reflet différencié de la vie d’une société, qui tient compte de la complexité des liens sociaux. Elles sont le complément nécessaire des archives publiques dans la mesure où elles permettent souvent de rectifier une vision du passé qui, sans elles, serait exclusivement administrative.

Une autre mention qui peut être faite dans l’opposition archives publiques et privées est la notion d’inaliénabilité et d’imprescriptibilité. Les archives publiques, quel qu’en soit le possesseur, sont imprescriptibles.

Loi fédérale sur l’archivage, Art. 20 Inaliénabilité et imprescriptibilité ¹⁶

¹Les archives de la Confédération sont inaliénables. Le Conseil fédéral peut prévoir des exceptions dans une ordonnance.

²Les tiers ne peuvent acquérir les archives par prescription.

Bien meuble, les archives privées sont réputées propriété de leur possesseur. Cependant, l’imprescriptibilité protège les archives privées qui ont fait l’objet d’une mesure de classement comme biens culturels, même si elles restent entre des mains privées. Le propriétaire d’un objet mobilier classé ne peut s’en dessaisir pour un motif quelconque avant d’avoir avisé l’autorité compétente et de lui avoir communiqué les noms, prénoms et adresse du nouveau possesseur ou détenteur (Loi genevoise sur la protection des monuments, de la nature et des sites (LPMNS) du 4 juin 1976 – Chapitre III Objets mobiliers Art. 26 alinéa 2).

Le classement n’emporte pas transfert à l’Etat de la propriété des biens classés. Il a pour conséquence immédiate de rendre imprescriptibles les archives concernées. «Pour la recherche historique, mais aussi pour la protection des droits des citoyens, la gestion et conservation d’archives privées selon des méthodes professionnelles, dans des institutions dont la pérennité est garantie, est importante.»¹⁷ Elles sont les garantes d’un reflet différencié de la vie d’une société, qui tient compte de la complexité des liens sociaux. Elles sont le complément nécessaire des archives publiques dans la mesure où elles permettent souvent de rectifier une vision du passé qui, sans elles, serait exclusivement administrative.

Evolution historique: Nouveaux champs d’enquêtes historiques et élargissement du champ d’intérêt pour les archives privées

«L’un des acquis du développement de l’archivistique internationale dans les dernières décennies du XX^e siècle est la conscience accrue de l’importance des archives privées.»¹⁸ Avec l’éveil des nationalités et la création des premières archives nationales en Europe dès 1790, à la notion de preuve de ce qui a été dit et fait dans le passé s’ajoute la notion de partage d’une mémoire collective, d’un passé commun. Le regard sur les archives n’est plus seulement citoyen, il est aussi culturel. Elles permettent d’écrire l’histoire nationale mais aussi l’histoire individuelle. «De manière générale, les nouveaux champs d’enquête historique ont souvent été à l’origine d’une prise de conscience de la valeur des archives.»¹⁹

En Suisse, la conscience de l’importance des archives privées remonte en tout cas au XIX^e siècle. C’est «l’âge notarial et utilitaire» selon l’historien français Pierre Nora repris par Gilbert Coutaz ²⁰ et il ne vise qu’à reproduire des titres et à faire valoir des droits. Les archives personnelles se résument à quelques actes juridiques essentiels – testament, éventuellement contrat de mariage et contrat de partage – même si la dimension familiale n’est que rarement absente de ces documents. S’y ajoutent un certain nombre d’éléments patrimoniaux: contrats d’achats, de ventes, de prêts.

«Au XX^e siècle, avec le développement de l’histoire économique, a surgi un intérêt accru pour les archives d’entreprises. Plus récemment, l’histoire des femmes, l’histoire du mouvement ouvrier, l’histoire de la vie privée, la critique génétique (création littéraire) ont attiré l’attention sur d’autres types de sources encore.»²¹ C’est le développement de collections thématiques mais aussi de collections généralistes. Il correspond à «l’âge historique et national» selon l’historien français Pierre Nora et concerne surtout les historiens pour faire l’histoire de tous.

«La prise de conscience politique de la valeur des archives privées» correspond à «l’âge mémoriel et identitaire» selon l’historien français Pierre Nora repris par Gilbert Coutaz, l’âge présent qui intéresse tout le monde et personne. En Suisse, des thèmes politiques et historiques ont pris place et font débat au sein de la sphère publique et ont contribué, en dehors des cercles des archivistes qui en étaient déjà convaincus, à l’utilité et à l’importance des archives d’entreprise. Cette question s’est cristallisée notamment avec les questions historiques sur la deuxième guerre mondiale et les fonds en déshérence venant de la population suisse dans les années 1996.²²

Les archives des banques, des compagnies d’assurance et des entreprises industrielles se sont révélées d’une importance capitale pour ces recherches. Pourtant la législation en matière d’archives d’entreprises privées demeure très lacunaire et d’inspiration libérale. Les décisions de créer un service d’archives sont encore souvent fondées sur une perspective patrimoniale, bien que les avancées du Records management accentuent la prise de conscience de la bonne gestion d’une firme en gérant archives courantes et intermédiaires.