Kitabı oku: «Informationswissenschaft: Theorie, Methode und Praxis / Sciences de l'information: théorie, méthode et pratique», sayfa 3
Image socioprofessionnelle et rôle des Archives de l’Etat
L’entrée en vigueur de la loi sur l’information étant très récente, seul l’avenir dira si elle aura pu jouer un rôle de tremplin, comme tel fut le cas au Québec, où la sortie du tandem législatif de la loi sur l’accès et de la loi sur les archives (1982–1983) a été décisive pour l’amélioration de l’image de la profession. Selon Carol Couture, leur introduction a transformé «profondément les us et coutumes solidement ancrés dans les administrations», car il s’est agi de garantir de nouveaux droits (tant d’accès que de protection des données), mais cela a aussi contribué à mettre en contact les archivistes (et records managers), dont la reconnaissance professionnelle était faible, avec la haute administration, qui fut enfin sensibilisée à leurs compétences et comprit que pour répondre à cette nouvelle mission, il fallait doter ces services des moyens indispensables pour répondre à la volonté du législateur.32 Les archivistes suisses, et en l’occurrence fribourgeois, sauront-ils devenir l’équivalent de leurs confrères québécois?
Sous nos latitudes, la responsabilité du manque de reconnaissance socioprofessionnelle n’est pas seulement individuelle, mais aussi institutionnelle. Actuellement, les AEF dépendent du Service de la culture, qui dépend lui-même de la Direction de l’instruction publique, de la culture et du sport: elles ne sont donc pas un service à part entière, alors qu’on s’attendrait à ce qu’elles reposent sur le plus haut niveau de décision.33 On imagine les problèmes d’une telle hiérarchie, notamment lorsqu’il s’agit de faire montre d’autorité. On est loin du voisin vaudois, qui a su faire sa place et où les Archives cantonales dépendent (situation en vigueur depuis le 1er janvier 2014) de la Chancellerie d’Etat. Dans ce canton, une démarche systématique pour introduire un calendrier de conservation des archives d’opération a été réalisée et imposée à l’ensemble des départements et services. En outre, côté fribourgeois, les AEF traînent derrière elles une longue tradition qui consistait, pour leurs directeurs successifs, à ne s’intéresser qu’à la recherche historique ou à la généalogie, au détriment de l’administration. Les différents services ont donc appris à s’en passer, la tendance étant de s’orienter (aujourd’hui encore) vers le Service du Personnel et d’Organisation (SPO), voire le SITEL. Le retard pris est-il à ce point catastrophique que la vapeur ne pourrait s’inverser? La direction actuelle des AEF appartient à une nouvelle génération d’archivistes, bien décidée à reprendre en main la mission aujourd’hui attendue des Archives d’Etat. Deux points demeurent néanmoins essentiels si l’on entend améliorer la situation.
Premièrement, la motivation des intervenants (archivistes, records managers, directeurs d’Archives, etc.) et leur formation doivent être sans faille. A ce niveau, la VSA-AAS joue un rôle certain, de même que les associations d’archivistes cantonaux. Il y a en effet un clivage important entre les différentes générations d’archivistes (qui ne concerne pas leur âge mais leur dernière mise à niveau) chez qui le Records Management demeure incompris. Il convient donc d’avoir une attitude professionnelle responsable, en se tenant informé et en participant à l’évolution de la discipline, la vie en autarcie des archivistes et records managers étant une période révolue.
Deuxièmement, l’adoption d’une loi sur les archives34 (incluant la gestion des documents et records de l’administration) devrait (doit!) permettre d’obtenir de nouveaux budgets pour engager du personnel qualifié et assurer ainsi un soutien professionnel à l’administration. Le récent exemple des Archives de l’Etat de Neuchâtel l’illustre bien, dans la mesure où l’adoption de la nouvelle loi sur l’archivage, entrée en vigueur le 1er janvier 2012, a été suivie de l’engagement d’un spécialiste en Records Management. A Genève, il existe un réseau de «préposés aux archives» de l’Administration municipale, qui sont des collaborateurs ayant, en sus de leurs tâches mentionnées dans leur cahier des charges, la responsabilité de la gestion des documents de leur service.35 Certes, Genève connaît une longue tradition réglementaire archivistique, la loi sur les archives publiques datant de 1925, mais il s’agit d’un modèle intéressant qui pourrait servir d’exemple ou de point de départ. Dans tous les cas, il semble déterminant que l’Etat inscrive à son agenda la mise sur pied d’une véritable politique publique de transparence de ses activités, qui dépasse la formulation d’une simple loi, dont il est illusoire de penser qu’une application correcte puisse s’effectuer sans un support financier adéquat.
Après l’adoption d’une loi spécifique aux archives, l’étape suivante serait, comme le préconise la norme ISO 15489,36 de réfléchir à des solutions concrètes pour y répondre. A ce niveau, le rôle des AEF devrait être celui de soutenir et d’encadrer les chefs de service, en les invitant à se doter d’une politique de Records Management et d’archivage, comme cadre de référence utilisé par les membres de leur personnel, et énonçant clairement les intentions et les principes approuvés par la direction, sous forme d’une policy explicite,37 où il s’agirait d’écrire ce que l’on fait, de faire ce que l’on a écrit, et de vérifier ce que l’on a fait. Là encore, l’idée de continuum à l’évaluation prend tout son sens.
Conclusion
Au SEn, il est vite apparu que si une certaine structure existait, celle-ci avait vite fini par être dépassée. La priorité a donc été de rééquilibrer les choses, en réalisant un plan de classement fondé sur les fonctions du service et ses activités, sur la constitution de dossiers complets (dossiers maîtres), sur une terminologie maîtrisée et standardisée, et sur une structure fixe du plan de classement. La traçabilité est essentielle pour conduire les affaires de façon optimale et pour des questions de preuve, mais aussi pour retrouver la mémoire de l’institution. Et qui dit mémoire, dit valorisation des savoirs et des savoir-faire des employés et reconnaissance des compétences aux yeux des dirigeants, des politiques et de la population. Ainsi, même dans une administration, les retombées positives sont plus importantes qu’on ne pourrait le penser.
Le Records Management ne résoudra certes pas tous les problèmes, mais il permettra aux organismes de «vivre»; sans lui, ces mêmes organismes seront toujours en phase de «survie», luttant incessamment pour ne pas être submergés par une pléthore de documents mal gérés et par une surinformation devenue inexploitable. Dans le cadre d’organismes étatiques, cela est d’autant plus inacceptable en vertu de l’obligation de transparence des activités de l’Etat vis-à-vis du citoyen. Afin de garantir le processus démocratique, le concept de «good governance» doit primer.38 Christoph Graf l’a bien expliqué en étudiant le rôle des archives pour le maintien de la démocratie à l’ère de l’information et le devoir de l’Etat de s’y soumettre.39
Les deux rôles des Archives d’Etat, patrimonial et de soutien à l’administration, ont tout intérêt à se combiner et à former un tandem symbiotique: un «records management-archives continuum».40 Les Archives doivent se faire interdisciplinaires et multicompétentes, pourquoi pas sur le modèle canadien, où «d’une archivistique de survie, elle est devenue une archivistique d’intervention, structurée et articulée».41
Enfin, les Archives ne devraient-elles pas directement dépendre des plus hautes instances du pouvoir, que ce soit à l’Etat ou au sein d’une entreprise privée? A Fribourg, il est actuellement question que les AEF quittent la Direction de la culture pour rejoindre la Chancellerie. On pourrait y voir le signe encourageant d’une prise de conscience et d’un souci d’adaptation à cette évolution et de renversement des perspectives. Reste à savoir si les AEF parviendront à jouer sur les deux tableaux; c’est ce qu’on souhaite le plus ardemment, non seulement aux archivistes (et records managers) des AEF, mais aussi à leur «clientèle», qu’il s’agisse des différents services de l’Etat ou des particuliers, qu’ils soient férus d’histoire ou de généalogie, afin que tous en ressortent gagnants, la culture comme la garantie de transparence des activités de l’Etat, et donc la démocratie.
Les métadonnées dans les paquets d’information SIP et AIP. De leur création à leur gestion1
Brigitte Kalbermatten
Introduction
Avec l’avènement de la société numérique, une nouvelle forme d’information doit être pérennisée par les archivistes, bibliothécaires et autres professionnels de la conservation du patrimoine culturel. Il s’agit des données électroniques (des documents Word ou Excel, des sites internet, des films, des bases de données, etc.) qui se caractérisent par leur fragilité et leur durée de vue éphémère.2 L’archivage numérique se veut un moyen de conservation et de préservation à long terme de ces données dématérialisées. Il visera donc à garantir leur longévité, leur intégrité, leur authenticité et leur accessibilité. Néanmoins, ce secteur d’activité reste jeune, avec relativement peu de retour d’expériences.
Depuis presque une décennie, l’archivage numérique se base sur le modèle de référence pour un Système ouvert d’archivage d’information (ci-après OAIS), 3 qui a été publié en 2002 par le Comité Consultatif pour les Systèmes de Données Spatiales. Cette norme internationale propose une approche globale et conceptuelle de la problématique posée par l’archivage numérique. Parmi les concepts qu’elle définit, le paquet d’information nous intéresse tout particulièrement. Il s’agit de regrouper les données à pérenniser avec les métadonnées les documentant. C’est ce second élément qui va nous intéresser dans cette contribution.
Au fait, à quoi faisons-nous référence quand nous parlons de métadonnées? OAIS la définit comme étant une «data about other data».4 Pour une meilleure compréhension, il faut la compléter avec l’explication donnée par la National Science Foundation: «Metadata summarize data content, context, structure, interrelationships, and provenance (information on history and origins). They add relevance and purpose to data, and enable the identification of similar data in different data collections.»5
Problématique et méthode
Toute institution d’archives qui projette un système d’archivage numérique s’interroge sur la question des métadonnées. Avec le modèle de référence OAIS, elle dispose d’informations générales et conceptuelles sur le sujet, mais pas de solutions toutes faites. Dès lors, une part de leur travail de réflexion consiste à déterminer ce qu’elle souhaite avoir comme métadonnées alors que l’autre part se focalise sur l’étude de profils de métadonnées6 déjà existants.
En Suisse, nous pouvons dénombrer actuellement deux profils de métadonnées qui ont fait, par ailleurs, l’objet d’une standardisation: l’un est proposé par les Archives fédérales suisses et le Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO), et l’autre par les Archives de l’Etat du Valais et Docuteam GmbH.
Cette contribution se propose de présenter et comparer ces deux profils pour déterminer leur interprétation du modèle de référence OAIS ainsi que leur principal avantage et leurs désavantages. Pour le Matterhorn METS Profile, ces désavantages tendent plutôt à être de nouveaux défis ou activités que les archivistes responsables de l’archivage numérique se doivent de prendre en compte et gérer sur le long terme pour remplir leur mission de pérennisation des données électroniques. Autrement dit, ils influent directement sur le métier de l’archiviste et sur la conception du cycle de vie des documents. Le champ d’étude couvre les métadonnées contenues dans les paquets d’informations à verser (abrégé en SIP) et ceux à archiver (désormais AIP), 7 qui sont quasiment identiques dans les deux cas.
Les métadonnées selon OAIS
Etant un modèle conceptuel, OAIS identifie un certain nombre de catégories de métadonnées, mais sans indiquer leur contenu exact, qui aurait pu être sous la forme d’un dictionnaire de données.
Figure 1: Catégories de métadonnées d’après OAIS
L’information de pérennisation (Preservation Description Information) constitue l’élément principal qui permet à une institution d’archives d’assurer sa mission de conservation à long terme des données électroniques. Elle se compose de cinq souscatégories: l’information de contexte qui permet à un document numérique d’être rattaché à un dossier, 8 l’information de provenance qui retrace les événements l’affectant, l’information d’identification qui permet de l’identifier de manière unique et pérenne, l’information d’intégrité qui fournit des outils de validation ou de vérification afin de lui éviter toute altération accidentelle, et l’information sur les droits d’accès qui peuvent limiter sa consultation pour des raisons légales.
L’information d’empaquetage (Packaging Information) met en relation les composants du paquet, autant les données électroniques entre elles que les métadonnées associées à chacune.
L’information de description (Descriptive Information) est constituée des catégories précédentes. Elle permet de rechercher, de trouver et d’analyser les données électroniques pérennisées.
L’information de représentation (Representation Information) doit permettre de transformer la succession de bits (0 et 1), qui forme tout document numérique, en un contenu intelligible pour l’homme. Elle se compose de l’information de structure (description du format) et de celle sémantique (par exemple, l’indication de la langue d’un texte). Sa conservation est rendue obligatoire par le fait que sa durée de vie est relativement courte.9
Standard eCH-0160: Interface de versements d’archives (SIP)10
A l’origine de ce standard se trouve le profil de métadonnées des Archives fédérales suisses qui a été retravaillé en collaboration avec le Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques dans le but de permettre son utilisation hors de l’administration fédérale. L’association eCH l’a accepté comme standard national en novembre 2012. Cet organisme de standardisation adopte des normes pour la cyberadministration en Suisse.
Ce profil a été conçu pour des versements de documents issus de logiciels dédiés à la gestion électronique des documents (paquet d’informations de type GEVER11) ou de systèmes de fichiers et de bases de données relationnelles (type FILES).
Description du profil de métadonnées
La documentation se compose d’une spécification (qui définit comment un versement numérique peut et doit se faire), d’un dictionnaire de données et d’un schéma XSD.12 Comme la lecture de fichiers encodés en XML n’est pas aisée, nous ne rentrerons pas dans les détails de ce dernier document qui constitue, en fait, une vue réelle de la structure d’un paquet d’informations.
La spécification propose un modèle conceptuel de données qui se compose de treize classes UML13 non détaillées et de leurs relations. Dix de ces treize classes constituent des entités explicitement présentes dans le SIP et décrites dans le dictionnaire de données. D’après OAIS, toutes peuvent être considérées comme des informations de description.
La classe intitulée «Paquet» contient des informations d’empaquetage qui permettent de comprendre la structure du paquet, de l’identifier et de documenter très sommairement les événements l’ayant affecté.14
L’entité «Versement» informe sur le contexte, en particulier sur la provenance, et sur les droits d’accès défini d’un commun accord entre le service versant et les archives pour le SIP entier.
Les informations contenues dans «Provenance» documentent le contexte et la provenance en proposant des champs de métadonnées sur le producteur des documents (nom, période d’existence et histoire).
Les informations de contexte sont encore complétées par l’entité «Système de classement» qui se concentre sur le logiciel de gestion des documents (si existant), une base de données ou toute autre source d’informations à pérenniser.
Figure 2: Modèle conceptuel des données (Groupe spécialisé Archivage numérique: Interface de versements d’archives [SIP], Zurich 2012, 18)
Les trois classes suivantes, «Position du système de classement», 15 «Dossier» et «Document», forment la structure du plan de classement du fonds d’archives, ou tout du moins la partie concernée par le versement. Elles renseignent sur l’identification, le contexte et les droits d’accès, mais à leur niveau respectif. Aucun renseignement relatif aux caractéristiques techniques des fichiers n’est indiqué ici. Ce genre d’informations se trouve dans l’entité «Fichier».
En listant tous les fichiers et les dossiers constituant le SIP ou l’AIP, la «Table des matières» appartient à la catégorie définie par OAIS pour les informations d’empaquetage.
L’entité «Répertoire», qui ne doit pas être confondue avec celle du «Dossier», concerne essentiellement l’identification du contenant physique du fichier versé.
Quant à la classe «Fichier», elle reprend les mêmes informations que la précédente, mais en les complétant avec des métadonnées relatives aux sommes de contrôle. Ces dernières représentent un mécanisme de vérification de l’intégrité des données conservées.
«Processus archivistique» documente les événements qui touchent principalement la vie du paquet, de sa réception aux archives (contrôles de qualité du versement: formats, présence ou non de virus, etc.) aux mesures de préservation (par exemple, la migration).
La classe «Annexe non structurée» décrit des fichiers ajoutés au paquet d’informations en tant que renseignements supplémentaires. Selon la spécification, elle ne devrait plus être employée et sera peut-être même supprimée dans une prochaine version du standard.16
Enfin, la «Note archivistique» permet aux archivistes d’annoter un ou plusieurs objets lors des contrôles manuels du versement et du processus d’archivage dans le magasin numérique.
En observant le dictionnaire de données, nous constatons que les métadonnées du SIP sont quasiment identiques à celles de l’AIP. En effet, le document contient déjà des champs de métadonnées relatifs à la gestion des AIPs, à savoir leurs différentes identifications dans l’entité «Paquet» et la consignation des événements dans «Processus archivistique».
Adéquation avec OAIS
Le modèle de référence OAIS définit des catégories d’information qui concernent directement ou indirectement un ou plusieurs objets d’information à pérenniser et le paquet d’informations lui-même. Le niveau de détail est laissé au choix des institutions responsables de l’archivage numérique, car les concepteurs d’OAIS le considèrent déjà probablement comme une étape de la mise en application d’un tel système.
Pour le standard eCH-0160, la granularité reste à un niveau élevé, en particulier pour les informations d’intégrité et de droits d’accès. Certes, les sommes de contrôle sont calculées et vérifiables pour les fichiers, mais la traçabilité des événements et les délais de protection sont indiquées respectivement au niveau du paquet et dans les entités «Position du système de classement», «Dossier» et «Document».
En outre, aucune information de représentation n’est disponible dans ce profil de métadonnées. Aucun champ de métadonnées n’a été prévu pour indiquer le format. Un moyen d’introduire ce renseignement serait d’utiliser le champ de métadonnées «Propriétés» en définissant la paire d’attributs comme suit: propriété = format et valeur = nom du format.
A long terme, il pourrait être pertinent de définir un champ expressément dédié aux informations de représentation. Dans l’idéal, le nom du format et un lien (non dynamique, sous la forme d’un identifiant) vers un référentiel regroupant les informations techniques sur les formats adaptés à l’archivage numérique devraient être introduits dans ce profil de métadonnées.
