Kitabı oku: «Manual de Office 2010», sayfa 5
RECUERDE
Aunque la versión 2010 de la suite de Microsoft permite almacenar los archivos en múltiples formatos, incluidos los correspondientes a las versiones anteriores de la suite, Office 2010 no permite guardar documentos en el formato de Microsoft Office 1995. La razón es muy sencilla: las diferencias en cuanto a funciones y características entre las versiones 95 y 2010 son tantas que no sería posible compatibilizar ambos formatos.
1 En este sencillo ejercicio, aprenderá a guardar un archivo creado sobre Office 2010 en una versión anterior a Office 2007. De hecho, cabe señalar que esta característica de almacenamiento en versiones anteriores de la suite fue presentada como novedad en la versión 2007. Antes de empezar debemos advertirle que, aunque se ha incluido esta función en el apartado de características comunes de la suite, los pasos presentados pueden variar ligeramente según la aplicación utilizada. Así, nuestra práctica será válida únicamente para las siguientes aplicaciones: Excel, PowerPoint, Publisher, Visio y Word. Más adelante mencionaremos el proceso a seguir para el resto de los programas de la suite. Empezaremos pues accediendo a Excel para abrir en él un documento creado sobre la versión 2010 del programa. El libro que utilizaremos se denomina Discoteca.xlsx y puede descargarlo antes de continuar desde nuestra página web. Aun así, ya sabe que si dispone de cualquier otro archivo con esta extensión también puede utilizarlo sin problemas. Abra Excel desde el menú de inicio de Windows, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Abrir. (1)
2 Accedemos así, como recordará, al cuadro de diálogo Abrir, en el cual debemos localizar y seleccionar el archivo que deseamos obtener. En este caso, localice y seleccione el libro Discoteca. xlsx o, en su defecto, cualquier otro de que disponga en este formato, y pulse sobre el botón Abrir. (2)
La combinación de teclas que permite acceder al cuadro de diálogo Abrir en Office 2010 es Ctrl + O.
3 Ya disponemos del documento abierto en el área de trabajo de Excel. Para iniciar el proceso de almacenamiento en una versión anterior a la actual debemos dirigirnos a la nueva vista Backstage de la suite. Así es que pulse sobre la pestaña Archivo y, en esta ocasión, haga clic sobre el comando Compartir. (Si está trabajando con Access, la opción que debe utilizar en este mismo comando Compartir es Guardar base de datos como. Por otro lado, si el programa que utiliza es Project, la opción adecuada será Guardar proyecto como archivo.)
4 En el panel central de este comando, haga clic sobre la opción Cambiar el tipo de archivo.
5 Efectivamente, la segunda opción del panel Cambiar el tipo de archivo es la que nos interesa en este caso. Es evidente que en cada una de las aplicaciones mencionadas el nombre de la opción se adaptará al tipo de documento que se genere. Así, en este caso, la opción se denomina Libro de Excel 97-2003, mientras que en Word la opción será Documento de Word 97-2003 (3) y en PowerPoint será Presentación de PowerPoint 97-2003, (4) etc. Pulse en este caso sobre la correspondiente opción en Excel. (5)
Los formatos de archivo que aparecen a la derecha de la vista Backstage al seleccionar la opción Cambiar el tipo de archivo son los mismos que se reflejan en el cuadro Guardar como.
6 Inmediatamente, se abre el cuadro de diálogo Guardar como, en el cual podemos elegir una ubicación y asignar un nuevo nombre al documento. Compruebe como en el campo Tipo se refleja el formato de archivo seleccionado en el paso anterior. Mantendremos en este caso todas las opciones tal y como están, por lo que pulse sobre el botón Guardar. (6)
Al guardar un archivo en una versión anterior dispondrá de dos documentos idénticos con formatos distintos.
7 El programa lanza el cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad, función que fue presentada como novedad también en la versión 2007 de la suite Office. (7) Gracias a esta función es posible saber de antemano qué características no se admiten en versiones anteriores de la aplicación. Como nos ocuparemos de esta función más adelante en este manual, haga clic sobre el botón Continuar para convertir definitivamente el archivo.
8 Compruebe que, en la Barra de título del programa, se muestra ya el nombre del archivo convertido con la nueva extensión (.xls). Tenga en cuenta que el documento en la versión original no ha desaparecido, sino que continúa guardado en su ubicación de origen. Termine este ejercicio cerrando la hoja de cálculo actual.
RECUERDE
Tanto InfoPath Designer como OneNote omiten el uso del comando Compartir y utilizan el comando Guardar como. En el panel Seleccionar formato, deberá elegir el formato de archivo anterior en el que desee almacenar el archivo.
Lección 11. Consultar las propiedades de un documento
Como ya habrá tenido la oportunidad de comprobar a lo largo de las prácticas realizadas hasta el momento, la vista Backstage es mucho más que un simple panel de comandos. Una de las características que proporciona el uso de este nuevo elemento en Office es la posibilidad de consultar directamente las propiedades de un documento abierto en el área de trabajo, incluida una pequeña vista previa del mismo. Las propiedades que se reflejan en la vista Backstage son aquellas que en versiones anteriores de la suite se presentaban sólo en el cuadro de diálogo Propiedades.
RECUERDE
Cabe señalar la diferencia que existe entre la vista previa de la sección de propiedades del comando Información y la que se presenta al pulsar sobre el comando Imprimir de la vista Backstage. La vista previa de impresión implica sólo el contenido del documento abierto, mientras que la miniatura incluida en las propiedades incluye la interfaz del programa.
1 En esta lección le mostraremos a modo de consulta dónde puede encontrar las propiedades de un documento abierto y cómo puede acceder al cuadro de diálogo de propiedades del mismo. Vamos a trabajar en este caso sobre un documento de texto, creado con Word 2010, aunque sepa que puede llevar a cabo la práctica en cualquier otro programa, puesto que la característica relativa a la información de los archivos está presente en todas las aplicaciones de la suite. Para empezar, abra Word desde el menú de inicio de Windows.
2 El documento que utilizaremos se encuentra disponible en nuestra página web con el nombre Lectura obligatoria.docx. Si lo desea, puede descargarlo y guardarlo en su equipo o bien utilizar cualquier otro archivo de que disponga con este mismo formato. Haga clic sobre la pestaña Archivo y, en la vista Backstage, pulse sobre el comando Abrir.
3 En el cuadro de diálogo Abrir, localice y seleccione el documento que desee utilizar y pulse el botón Abrir.
4 El documento se abre en el área de trabajo de Word 2010. (1) A continuación vuelva a mostrar la vista Backstage pulsando sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Información. (2) (Puede ser que la vista Backstage se despliegue mostrando ya el contenido de este comando.)
5 El panel de la derecha de la vista Backstage es el que nos interesa. Como puede comprobar, en la parte superior se muestra una miniatura o vista previa de la interfaz del programa con el documento abierto en primer plano en estos momentos. A continuación, se listan las propiedades del documento, organizadas en cuatro apartados: Propiedades, Fechas relacionadas, Personas relacionadas y Documentos relacionados. Todos estos apartados son comunes en todas las aplicaciones de la suite Office y todos cuentan con las mismas opciones. Sin embargo, cabe señalar que las características incluidas en el apartado Propiedades varían en función del tipo de documento abierto. Este apartado muestra las propiedades relacionadas directamente con el contenido del archivo y algunas de ellas se pueden editar desde este mismo panel, como es el caso del título, las etiquetas o los comentarios. Para ello, haga clic a modo de ejemplo sobre el vínculo Agregar etiqueta. (3)
6 El campo seleccionado se pone en modo de edición, lo que indica que puede escribir directamente el texto que desee. En este caso, escriba la palabra material y pulse la tecla Retorno. (4)
7 El apartado Fechas relacionadas está formado por tres opciones: la fecha de la última modificación del archivo, la de creación y la de la última impresión. (5) En cuanto al apartado Personas relacionadas, el panel muestra el nombre del autor del documento y, en el caso de existir, el nombre de la persona que ha realizado la última modificación del mismo. (6) El último de los apartados, Documentos relacionados, incluye un vínculo que abre la ubicación en la que se encuentra el archivo abierto. Haga clic sobre el vínculo Abrir ubicación de archivos para comprobarlo. (7)
Las etiquetas son palabras clave que utiliza el sistema para localizar documentos mediante la función de búsqueda.
Si sitúa el puntero del ratón sobre el vínculo Abrir ubicación de archivos, en el apartado Documentos relacionados del panel de propiedades, aparece una etiqueta emergente que muestra la ruta de archivo correspondiente, es decir, la ubicación en la que se encuentra almacenado.
8 Se abre de esta forma la ventana de la carpeta que contiene el documento en cuestión. Una vez realizada la comprobación, pulse sobre el botón de aspa de dicha ventana para cerrarla.
9 Seguramente habrá observado que el nombre del apartado Propiedades muestra una punta de flecha. Esto indica que en él se esconde algún tipo de menú de opciones. Pulse sobre la mencionada punta de flecha para comprobarlo. (8)
10 Efectivamente, este apartado cuenta con tres opciones: la primera permite mostrar el denominado Panel de documento para poder editar las propiedades principales del documento. Este panel se sitúa horizontalmente en la parte superior del documento abierto. La segunda opción abre el cuadro de propiedades avanzadas, en el cual se incluyen todas y cada una de las propiedades mostradas en este panel además de otras que por espacio no aparecen aquí. Por último, la opción Mostrar todas las propiedades amplía la información del panel con aquellas propiedades del documento consideradas como no relevantes. Pulse sobre esta tercera opción y compruebe el cambio sobre el panel de propiedades. (9)
11 Efectivamente, la lista de propiedades en los tres primeros apartados se amplía con nuevos datos, como la plantilla en la que se basa el documento o el nombre del administrador del equipo. Vuelva a desplegar el menú de opciones del apartado Propiedades y pulse esta vez sobre la opción Mostrar el panel de documentos. (10)
Desde el Panel de documentos puede completar o modificar todas las características del documento. Los cambios se reflejarán después en la vista Backstage.
12 El Panel de documentos, elemento de la interfaz común en todas las aplicaciones de Office 2010, se sitúa en la parte superior del documento. (11) En él puede completar todas aquellas propiedades que en el panel de propiedades de la vista Backstage no es posible editar. Complete o modifique si lo desea los campos de este panel y ciérrelo pulsando sobre el botón de aspa del extremo derecho de su cabecera.
La etiqueta Propiedades del documento que encabeza el Panel de documentos abre también el cuadro de diálogo Propiedades avanzadas.
13 No queremos terminar sin acceder al cuadro de diálogo de propiedades del documento. Cabe recordar que este cuadro era la única forma de que disponía el usuario de versiones anteriores de la suite Office para consultar las propiedades de sus documentos. Despliegue la vista Backstage pulsando sobre la pestaña Archivo, muestre si no está activo, el contenido del comando Información y, tras desplegar el menú del apartado Propiedades del panel de la derecha, haga clic sobre la opción Propiedades avanzadas. (12)
14 Se abre el cuadro Propiedades de…, que cuenta con cinco pestañas: General, Resumen, Estadísticas, Contenido y Personalizar. (13) En la primera de ellas se muestran propiedades no editables ni modificables, como la ubicación, el tamaño y las fechas de creación, modificación y acceso. En la pestaña Resumen se repiten las propiedades que se incluyen en el apartado Propiedades de la vista Backstage; en este caso, dichas propiedades sí se pueden completar o modificar. (14) La ficha Estadísticas contiene muchos datos relativos a la forma y a la edición del documento. Además de las fechas de creación, modificación, último acceso e impresión, datos que se reflejan en el apartado Fechas relacionadas de la vista Backstage, se muestra también en el apartado Estadísticas información más concreta o precisa del contenido del documento; en el caso de Word, se presenta una lista con el número de páginas, de párrafos, de líneas o de palabras del archivo. (15) La penúltima ficha, Contenido, muestra el tipo de contenido del documento, si cuenta con un título entre otros datos y, por último, la ficha Personalizar permite asignar ciertos datos concretos al documento, como un nombre, un tipo o un valor. Salga de este cuadro pulsando el botón Aceptar.
15 Por último, pulse sobre la pestaña Inicio de la Cinta de opciones para dar así por terminado este ejercicio.
Lección 12. Imprimir documentos
La impresión de documentos se lleva a cabo en Office 2010 desde la nueva vista Backstage. La principal ventaja que presenta trabajar con esta nueva vista en el proceso de impresión es la posibilidad el resultado final al instante, sobre la completa vista previa del documento en cuestión. Los aspectos relacionados con la configuración de la página que antes se llevaban a cabo precisamente desde el cuadro de diálogo Configuración de página, en la última versión de Office se reúnen en el comando Imprimir de la mencionada vista, aunque cabe señalar que desde esta ubicación también es posible abrir el cuadro de configuración de página para modificar aspectos más concretos de la preparación antes de la impresión.
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En el comando Imprimir de la vista Backstage, dentro del apartado Impresora, aparece el vínculo Propiedades de impresora. Este vínculo abre el cuadro de diálogo del mismo nombre, desde el cual puede consultar y cambiar, si es necesario, las características del dispositivo de impresión instalado en su equipo.
1 En esta lección conocerá las grandes ventajas de la vista Backstage en cuanto a la preparación de un documento para su impresión. Continuamos trabajando en Word, con el documento Lectura obligatoria.docx, que, como recordará, puede descargar desde nuestra página web si todavía no dispone de él. Este documento consta de un título, un texto y un gráfico o diagrama. Empecemos. Pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Imprimir. (1)
Cabe señalar que las opciones incluidas en el primer comando de la configuración son distintas en cada programa, según el tipo de documento generado.
2 Este comando está formado por dos paneles: el de preparación e impresión y el de vista previa. La vista previa muestra por defecto una sola página a un nivel de zoom determinado. Este nivel de zoom se adapta al contenido de la página de manera que se pueda visualizar todo el contenido. Puede cambiar, si lo desea, este nivel de zoom mediante los botones – y + situados en ambos extremos de la barra deslizante, en la parte inferior de la vista previa, o bien utilizando directamente dicho control deslizante. Además, dispone de otra forma de cambiar la visualización del documento en este panel: se trata de utilizar el comando Toda a la página, situado a la derecha de la barra deslizante del zoom. Este comando lo que hace es devolver la vista completa predeterminada a la página en el caso en que sobre ésta se haya modificado el zoom. En la parte inferior izquierda de la vista previa se encuentran los controles que permiten saltar de una página a otra, en el caso de Word y Excel, o de una diapositiva a otra, en el caso de PowerPoint, o de un registro a otro en el caso de Access. El tipo de documento generado por cada programa implica diferencias básicas en cuanto a las opciones de configuración del comando Imprimir. En cualquier caso, la primera opción del apartado Configuración siempre es la que permite indicar el número de páginas que se desea imprimir. Despliegue este campo, que por defecto muestra la opción Imprimir todas las páginas. (2)
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El campo Página permite introducir de forma combinada intervalos de páginas consecutivas y no consecutivas. Así, por ejemplo, si necesitar imprimir de la página 1 a la 16 y, después, las páginas concretas 18, 20, 22 y 26, debería indicarlo de la siguiente forma: 1-16,18,20,22,26.
3 Compruebe que, además de indicar las páginas que se desea imprimir, también es posible especificar que se impriman ciertos elementos incluidos en el documento, como las propiedades o las revisiones. En este caso, mantenga seleccionada la primera opción pulsando de nuevo sobre la punta de flecha del comando.
4 Si necesita imprimir sólo un intervalo de páginas determinado, tanto de páginas consecutivas como aleatorias, puede indicarlo directamente en el campo Páginas. Si las páginas son consecutivas, deberá escribir el número de la primera página y de la última del intervalo separados por un guión. (3) Ahora bien, si son páginas salteadas, deberá separar el número de dichas páginas mediante comas. La impresión a una cara o a doble cara se puede especificar en el siguiente campo. (4) Cuando el documento cuenta con más de una página y usted solicita más de una copia, tiene la opción de configurar el intercalado de las mismas. (5) Por defecto, la impresión se lleva a cabo intercalada, lo que significa que el programa realiza las copias de todo el documento; por el contrario si decide no intercalar las páginas, el programa realizará las copias por páginas. En cuanto a la orientación del documento, ésta por defecto se establece siempre vertical. Haga clic sobre la punta de flecha del campo Orientación vertical y haga clic sobre la opción Orientación horizontal.
Si decide imprimir sus documentos a doble cara, sepa que puede decidir a partir de qué lado, más largo o más corto, se voltearán las páginas, así como si prefiere situar manualmente el papel en la impresora cuando el programa solicite la impresión de la segunda cara.
5 En este caso puede comprobar la gran ayuda a nivel de control del documento en el momento del cambio de orientación. (6) Si está trabajando sobre el documento Lectura obligatoria. docx puede ver como el gráfico situado en la parte inferior de la página ha desaparecido por motivos de espacio, lo que significa que el programa ha añadido una nueva página (compruébelo en los controles que permiten el salto entre páginas, que ahora muestra 2 páginas). Haga clic sobre la punta de flecha situada a la derecha del campo 1 de 2 para visualizar la segunda página del documento (7) y regrese del mismo modo a la primera. (8)
Tenga en cuenta que si modifica el tamaño del papel en el campo que muestra la opción A4 debe asegurarse de que su impresora admite el tipo de papel especificado.
6 El siguiente campo se utiliza para cambiar el tamaño del papel en el que se pretende imprimir el documento. (9) Este tamaño es por defecto A4. A continuación, puede personalizar los márgenes del documento desde el campo Márgenes personalizados. (10) Despliéguelo para comprobar las opciones que contiene.
7 El programa propone una serie de márgenes predeterminados que puede elegir si lo desea con un clic en este menú. Cada una de estas combinaciones de márgenes muestra los valores de los cuatro márgenes del documento: superior, inferior, izquierdo y derecho. En el caso en que ninguna de estas combinaciones le satisfaga para su documento, puede acceder al cuadro de configuración de la página e indicar manualmente los valores que necesita. A modo de ejemplo, haga clic sobre la opción Márgenes personalizados.
8 Se abre de esta forma el cuadro de diálogo Configurar página, mostrando el contenido de la ficha Márgenes. (11) En la primera sección de esta ficha puede introducir manualmente los valores para los cuatro márgenes, así como indicar la posición a tener en cuenta para una posible encuadernación del documento y la posición del margen interno en el caso de trabajar con páginas enfrentadas. En la sección Vista previa de esta misma ficha puede ir controlando los cambios realizados. Realice si lo necesita estos cambios y, cuando termine, pulse el botón Aceptar del cuadro de configuración.
9 La última opción de configuración es la que permite establecer el número de páginas que desea imprimir por hoja. Tenga en cuenta que, según el contenido, el resultado puede no ser el esperado en el caso de indicar un número demasiado elevado de páginas en una misma hoja. Esto es debido a que el programa reduce lógicamente el tamaño del contenido de las páginas para conseguir que se muestren según la opción seleccionada. Pulse sobre la punta de flecha del último comando para comprobar las opciones disponibles (12) y, una vez realizada la comprobación, ocúltelas pulsando sobre el mismo botón.
En el campo Copias situado a la derecha del botón Imprimir puede indicar el número de copias del documento que desea imprimir.
10 El vínculo Configurar página, situado en la parte inferior de las opciones de configuración, permite abrir en cualquier momento el cuadro de diálogo del mismo nombre y realizar en él todos los cambios que considere oportunos. Una vez preparado el documento para su impresión, ya puede ejecutar el proceso. Para ello, sencillamente pulse sobre el botón Imprimir, situado en la sección Imprimir. (13)
11 Tenga en cuenta que, al realizar la impresión desde la vista Backstage, ésta se lleva a cabo directamente, sin pasar por ningún cuadro de diálogo. Esto se debe a que el programa considera que y ha configurado el documento en todos los aspectos desde este panel. La impresión se efectúa sin problemas, según el dispositivo instalado y configurado en su equipo, y cuando finaliza el documento se muestra, con los cambios de configuración realizados en el área de trabajo del programa. Terminaremos este ejercicio cerrando Word almacenando los cambios realizados en el documento. Pulse sobre el botón de aspa de la Barra de título del programa y, en el cuadro de diálogo en el que se solicita confirmación para el almacenamiento, pulse sobre el botón Guardar. (13)
